16 pros y contras de la etiqueta de la teleconferencia
Con la tecnología avanzada actual, todos en el mundo pueden organizar una conferencia. Con la teleconferencia, es una excelente manera de involucrar a las partes que no pueden unirse a una reunión en particular en persona.
Las reuniones de negocios serán más flexibles y productivas cuando incluya algunas herramientas avanzadas, como la aplicación ezTalk Cloud Meeting. Aquí puede encontrar algunas formas de compartir archivos o documentos y también puede grabar las teleconferencias o reuniones.
Sin embargo, existen reglas de etiqueta de teleconferencia que todos deben seguir para tener respeto mutuo y una reunión fluida con todos los participantes. Debe haber un resultado positivo de la reunión, así como una buena impresión entre las partes involucradas porque la falta de etiqueta de teleconferencia no puede ofrecer ningún resultado efectivo y deseado.
A continuación se detallan lo que se debe y lo que no se debe hacer cuando se realizan teleconferencias :
1. Llame desde un lugar silencioso.
Todos los participantes en la teleconferencia pueden escuchar cada ruido que haga. Tiene que cerrar la puerta o puede considerar colocar un cartel de "No molestar" o "En sesión de teleconferencia" en su puerta. De esta manera, ningún extraño lo molestará durante una reunión.
2. Llame a tiempo.
Tienes que ser puntual. Asegúrese de que, como participante de la reunión, llegue a tiempo. No dará una buena impresión a los demás si llega tarde y los hace esperar. Además, las personas que llamen y lleguen tarde pueden interrumpir la conversación y distraer a los demás.
3. Preséntese formalmente.
Tienes que presentarte con tu nombre completo, no solo con tu apellido o nombre. Tienes que presentarte de una manera positiva. Además, cuando te presentes tu nombre completo, los demás recordarán tu nombre, no solo con tu apellido o nombre.
4. Di tu nombre antes de hablar.
Es posible que sus compañeros participantes no reconozcan su voz o rostro, especialmente cuando es su primera vez o rara vez tiene teleconferencias y no está cerca. Por lo tanto, puede simplemente decir su nombre antes de hacer cualquier comentario o discutir cualquier cosa.
5. Observe el código de vestimenta adecuado y tenga confianza.
El hecho de que no se reúna en persona no significa que no preste atención a la ropa que usa cuando se une a una teleconferencia. Tienes que vestirte apropiadamente para tus reuniones. Si usted es el anfitrión de la teleconferencia, debe tener más cuidado al elegir su ropa. O, si solicita un trabajo, debe mantener esta etiqueta de entrevista por teleconferencia al igual que se toma un tiempo para vestirse cuando va personalmente a las entrevistas de trabajo.
6. Siéntete cómodo.
Encuentre la posición más cómoda para sentarse, ya que podría sentarse durante horas durante la teleconferencia. No cruces y descruces las piernas para que puedas concentrarte más en la discusión. Si siempre cambias de posición, podrías distraer a los demás y no ser bienvenido por los demás, especialmente cuando se trata de una videoconferencia .
7. Prepare todos los documentos necesarios de antemano.
Debe estar preparado con anticipación con todos los documentos o archivos importantes necesarios para la teleconferencia o reunión. Los materiales deben enviarse con anticipación por correo electrónico a todas las partes involucradas. Si no ha recibido ningún material al menos un día antes de la reunión, puede solicitarlo a su colega con anticipación.
8. Evite barajar papeles o hablar con otros participantes.
Recuerde que cualquier ruido que haga distraerá a los demás participantes. Tienes que tener cuidado para que los demás puedan escuchar bien la discusión. Por lo tanto, no hable también con otra persona cuando alguien más en la reunión esté hablando.
9. Evite usar su teléfono.
Si es posible, no use teléfonos celulares u otros dispositivos durante la teleconferencia. Existe una posible conexión deficiente o un resultado estático que reducirá el valor y la calidad de la teleconferencia para otras partes. Debe apagar su teléfono, ya que también puede sonar, lo que puede distraer a otros participantes.
10. Nunca ponga la llamada en espera.
Cuando una llamada se pone en espera, puede haber un sonido no deseado que perturbe la teleconferencia. Esto distraerá mucho a las otras partes en la reunión.
11. Evite comer.
Aunque puede estar dentro de su zona de confort durante la reunión, debe evitar comer durante este tiempo. Debe terminar sus refrigerios o comidas antes de unirse a la teleconferencia.
12. Presta atención y sé activo.
Hay que estar atento durante la reunión. De esta manera, podrá comprender lo que se está discutiendo. Por lo tanto, si tiene algunas preguntas, solo hará las pertinentes y no está muy lejos del tema. Además, si tienes algunas cosas en mente que puedes aportar, será bueno para el grupo.
13. Mantén tu mesa limpia.
Deje a un lado todos sus artículos personales y su mesa debe mantenerse limpia. Cuando esté en una reunión, cosas como su teléfono, billetera o comida pueden distraerlo a usted y a los demás participantes. Limpia el desorden para que también puedas crear una impresión positiva en los demás.
14. No contestes todos los correos electrónicos.
Mientras esté en una teleconferencia, solo debe responder correos electrónicos relevantes. De esta manera, serás productivo y seguirás sincronizado con otros participantes.
15. Cíñete a la agenda.
Asegúrese de que todos cumplan con la agenda de la reunión y que todos estén cubiertos. Manténgase siempre en el tema. Con esto, tendrá una reunión exitosa.
16. Sea un buen anfitrión.
Como anfitrión, debe llegar a tiempo, debe saludar a cada uno de los participantes y verificar periódicamente con todos los participantes para ver si tienen comentarios, sugerencias o preguntas. Asegúrese de que todos estén cómodos y la pasen bien durante y después de la teleconferencia.
Conclusión
Para una reunión exitosa, se debe observar la etiqueta de la llamada de teleconferencia . Por lo tanto, tenga en cuenta que debe ser educado, confiado, activo y puntual.