Los cinco mejores consejos para reuniones de negocios
¿Cómo realizar una reunión de negocios? Esto preocupa a muchos administradores y directores de proyectos y empresas. ¿Por qué se presta tanta atención a este tema? Porque en el centro de cualquier negocio siempre hay acuerdos que siempre son grandes y es necesario gastar mucho dinero y recursos en ellos.
Si necesitas realizar una reunión de negocios, debes recordar que el éxito de tu evento depende directamente de su preparación. No debe perder de vista ningún detalle importante y solo así su reunión de negocios se llevará a cabo al más alto nivel. Para ello, necesitas saber cómo organizar una reunión de negocios y familiarizarte con estos 5 útiles consejos para reuniones de negocios.
1. Decide la fecha y hora de tu reunión
En primer lugar, debe establecer una fecha exacta para una reunión de negocios. Para ello, es necesario informar al respecto con antelación a todos los participantes de la reunión. Dependiendo del formato de este evento y con quién lo celebres, puede ser una invitación telefónica, oral o escrita, que se puede enviar por correo electrónico. Es necesario enviar a todos los participantes la agenda con preguntas para mayor discusión, reglamentos, oradores principales y materiales de referencia, si es necesario.
Es importante no llegar tarde a su reunión de negocios, por lo que debe llegar con anticipación. En el caso de una reunión en línea, también debe prepararse y comenzar una reunión a tiempo.
2. Elige un lugar donde realizar una reunión de negocios
Es necesario pensar qué lugar es el más adecuado para una reunión de negocios. Un lugar adecuado puede ser su sala de conferencias personal en la empresa o una sala de reuniones especial. Asegúrese de que sus colegas no celebren sus reuniones de negocios ese día. Una opción no menos conveniente para una reunión es la sala de reuniones que alquiló. Este tipo de servicios es ofrecido por muchos hoteles, instituciones educativas y centros de negocios.
A veces se organizan reuniones de negocios en restaurantes y cafeterías. Esta opción puede ser apropiada cuando un pequeño número de participantes está presente en la reunión. Si decide combinar las negociaciones comerciales con el desayuno o el almuerzo o hacerlo para la cena, entonces debe reservar una mesa en un café o restaurante con anticipación.
El lugar donde desea realizar una reunión de negocios no debe ser demasiado ruidoso, ya que será difícil negociar asuntos comerciales. Es deseable rechazar la elección de lugares exóticos y extravagantes. Por lo tanto, debe elegir un lugar en un entorno clásico; también puede realizar una reunión de negocios en línea directamente en su oficina.
3. Revisa tu equipo
Prepare el equipo necesario y revíselo antes de la reunión. Preajustar y configurar cuidadosamente el equipo de micrófono, video y teléfono para que durante la reunión no haya fallas en su funcionamiento.
En el caso de una reunión en línea, debe verificar las comunicaciones y su software para una reunión de negocios. Será muy insultante si tu reunión se interrumpe por problemas técnicos, por lo que es mucho mejor solucionarlos con anticipación. Le recomendamos que utilice solo software probado y moderno para reuniones y conferencias de negocios en línea como ezTalks Cloud Meeting.
4. Completar los preparativos para una reunión
Revise todos los asientos, coloque el material impreso sobre la mesa, no se olvide de los materiales de escritura. Disponga tabletas con los nombres de todos los participantes en las mesas. Además, debe preparar cualquier otro material que pueda ser útil durante una reunión de negocios. Si una reunión está programada en su oficina, salude y lleve a sus invitados a la sala de conferencias.
Usted y sus socios deben estar preparados y completamente listos para cualquier opción de negociación. A veces en las negociaciones se requiere la participación de un experto especializado. Entonces, es necesario acordar todas las condiciones con él antes de la reunión.
5. Benefíciese de una reunión de negocios
Incluso en la etapa de preparación para una reunión en línea, vale la pena pensar en posibles opciones para el desarrollo de eventos y establecer una meta mínima y una meta máxima. Con este planteamiento, el encuentro de negocios se realizará sin sorpresas y seguramente traerá los beneficios previstos.
Para realizar reuniones de negocios en línea, necesita un software moderno, como ezTalks Cloud Meeting. Este es un programa moderno y, con su ayuda, puede llevar a cabo su reunión en línea a un alto nivel. ezTalks Cloud Meeting ofrece videoconferencias HD ilimitadas de hasta 100 personas por reunión y muchas otras características interesantes.
Conclusión
Después de una reunión de negocios, es importante registrar y enviar los resultados clave de la reunión, incluidas las decisiones, acciones y preguntas abiertas. Tan pronto como termine la reunión de negocios, es necesario distribuir estos resultados entre los participantes, por ejemplo, puede enviar un correo de seguimiento a cada uno de ellos. Después de leer estos consejos para reuniones de negocios discutidos anteriormente, puede tener una reunión de negocios efectiva y productiva.