Ventajas y desventajas de la teleconferencia
Hay muchos logros que se han logrado en la industria de las telecomunicaciones durante el último siglo. Entre las maravillas modernas de la tecnología se encuentran las teleconferencias. Esta tecnología es muy utilizada en muchas empresas para facilitar las reuniones organizativas en el ámbito digital.
En los últimos años, la tecnología de teleconferencia ha logrado algunos hitos inmensos. Hoy en día, es posible realizar una videoconferencia entre plataformas y dispositivos sin ninguna limitación. Todo esto ha significado ganancias masivas para la comunicación empresarial. Incluso con todas las ganancias, todavía hay muchos desafíos y desventajas asociadas con esta tecnología. Aquí hay un vistazo rápido a las diversas ventajas y desventajas de las teleconferencias.
Ventajas de la teleconferencia
1. Ahorra tiempo: la ventaja más importante de las teleconferencias es el ahorro de tiempo. Con las teleconferencias, es posible celebrar reuniones con muy poca antelación. Además, no se pierde tiempo en viajar al lugar de celebración de una reunión, ya que todas las reuniones se llevan a cabo a través de máquinas o Internet. El kilometraje reducido se traduce en miles de horas de viaje ahorradas cada año. Las teleconferencias también fomentan la puntualidad, ya que las reuniones se programan y se realizan en marcos de tiempo fijos.2. Ahorre en gastos de viaje: además del tiempo, los costos de viaje pueden ser bastante significativos cuando se suman durante un período prolongado. La mayoría de las empresas que tienen un alcance global incurren en costos masivos asociados con los viajes cada año. Sin embargo, las teleconferencias eliminan la necesidad de viajar con frecuencia y, por lo tanto, ahorran enormes recursos a la empresa. Asistir a reuniones a miles de kilómetros de distancia ahora es más rápido y menos engorroso.3. Mantenimiento eficiente de registros: una de las principales ventajas de las teleconferencias es el mantenimiento eficiente de registros de reuniones. Los dispositivos informáticos pueden grabar, mantener registros y rastrear cada detalle de una reunión en línea en particular sin necesidad de mucha supervisión. Esto hace que las instalaciones de teleconferencia se encuentren entre las mejores herramientas para capturar y almacenar datos importantes de reuniones. La teleconferencia también hace que sea muy fácil recuperar estos datos en el futuro y hacer referencias cuando sea necesario.4. Reduzca los costos de la conferencia: de hecho, hay muchos costos logísticos asociados con la celebración de una conferencia. La contratación de equipos, la adquisición de un lugar, la compra de alimentos y refrigerios son solo algunos de los costos normales asociados con cualquier reunión. Las teleconferencias eliminan todos estos costos ya que no es necesario hacer tales arreglos. La flexibilidad de las teleconferencias también garantiza que las reuniones se celebren con la mayor frecuencia posible sin incurrir en costos adicionales.5. Fomentar la productividad: la quinta ventaja de las teleconferencias es que las teleconferencias garantizan que los trabajadores de varias jerarquías en la estructura de la empresa estén en comunicación constante. Esto se traduce en un intercambio efectivo de información y acciones rápidas. Este compromiso recurrente es un factor de motivación que se traduce en una mayor productividad. Las teleconferencias también facilitan la gestión de varias sucursales, ya que se optimiza la proximidad de todos los departamentos de una empresa.6. Fiabilidad: las teleconferencias son una de las formas más fiables de celebrar reuniones. Esta confiabilidad ha aumentado exponencialmente a lo largo de los años debido al avance de la tecnología. Los canales de teleconferencia son hoy mucho más estables y los desafíos de comunicación son casi inexistentes. También es un modo de comunicación muy seguro donde se garantiza la seguridad de los datos y la privacidad.
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Desventajas de la teleconferencia
1. Propenso a los desafíos técnicos: la principal diferencia entre las máquinas y los humanos es que las máquinas son propensas al desgaste. Por lo tanto, los desafíos técnicos pueden afectar a los sistemas de teleconferencia en cualquier momento. Esto puede conducir a pérdidas de tiempo y otros inconvenientes. La mayoría de los sistemas tecnológicos también vienen con una curva de aprendizaje. La falta de conocimientos puede impedir que una persona utilice eficazmente las instalaciones de teleconferencia.
2. Comunicación no verbal menos efectiva: en comparación con una reunión real, la teleconferencia es un modo menos efectivo de comunicación comercial. Esto se debe a que se ignoran importantes aspectos no verbales de la comunicación empresarial, como el lenguaje corporal y el contacto humano. Las señales no verbales son cruciales para la comunicación holística. La falta de tales señales hace que sea imposible elegir señales importantes que podrían conducir a una interacción más productiva.
3. Limitaciones de espacio: el hecho de que las teleconferencias se realicen en una pantalla significa que se ignora mucha información debido al espacio limitado. Es, por ejemplo, casi imposible entregar todos los datos gráficos de manera efectiva incluso cuando se realiza una reunión en línea en vivo. Incluso con una pantalla grande, las acciones simultáneas no son posibles de la misma manera que en una reunión real. En consecuencia, parte de la información se pierde o no se cubre de manera efectiva.
4. Desalienta la dinámica de equipo: otra desventaja de las teleconferencias es que carecen del dinamismo de una conferencia real donde los participantes pueden tener un compromiso compartido y plantear o responder a los problemas de manera instantánea. Esto significa que a menudo es difícil interponer o compartir ideas de manera efectiva a medida que surgen. La falta de dinamismo finalmente conduce a que pocas personas tomen el control de las reuniones a expensas de otras personas.
5. Elimine las interacciones informales: las conversaciones previas y posteriores a la reunión suelen ser muy importantes para preparar el escenario para la agenda del día e incluso para las agendas de reuniones futuras. Estos compromisos informales también son donde surgen algunas ideas clave sobre asuntos importantes como la política y la planificación. Con la falta de tales charlas triviales, las teleconferencias pueden verse como un modo de conferencia rígido y no progresivo.
6. Afecta a la profesionalidad – El hecho de que las máquinas sean el principal intermediario entre las diferentes partes involucradas en la reunión, lo que puede afectar la profesionalidad. Esto se debe a que los participantes a menudo se ven obligados a realizar múltiples tareas. Esta multitarea puede cambiar el enfoque de los participantes hacia otros temas que no están relacionados y no son beneficiosos para la reunión.
Conclusión
Las anteriores son ventajas y desventajas de la teleconferencia. Como sabemos, las teleconferencias son sin duda una de las formas más comunes de realizar reuniones en el mundo moderno. Este medio de comunicación es el preferido por las empresas por diferentes motivos. La mayoría de las ventajas de las teleconferencias son muy fáciles de ver, especialmente cuando se ponen en contexto otras opciones para realizar reuniones, mientras que las limitaciones a veces no son tan fáciles de ver.
En general, son muchas las ventajas y desventajas de las teleconferencias que pueden surgir, dependiendo del contexto específico de los involucrados y no es posible destacarlas todas. En su mayor parte, los puntos tratados aquí se aplican a la mayoría de las situaciones de teleconferencia.