Cómo configurar una sala de conferencias ejecutiva
Las empresas utilizan una sala de conferencias ejecutiva para celebrar reuniones ejecutivas, organizar eventos de oficina para compañeros de trabajo y recibir visitas de otros empresarios. La forma en que una empresa configura su sala de conferencias puede afectar en gran medida la forma en que sus participantes experimentan una reunión, ya que es posible que los que están sentados detrás no puedan escuchar o ver nada de lo que sucede en el frente. A continuación, veremos cómo se puede configurar y decorar una sala de conferencias ejecutiva.
Hardware ezTalks
Componentes necesarios para la configuración de una sala de conferencias ejecutiva
Tecnología
Dado que la digitalización ha arrasado en el siglo XXI, los equipos audiovisuales ahora son una mejora para la experiencia de las reuniones. Algunas selecciones destacadas para incluir en sus requisitos tecnológicos son pantallas, pantallas y un equipo de videoconferencia remota bidireccional. Una vez más, considere cómo se utilizará la tecnología en la sala. Algunas salas de conferencias solo necesitarán una pizarra y un marcador, mientras que las salas de conferencias ejecutivas requerirán herramientas de teleconferencia sofisticadas, como cámaras de alta calidad con micrófonos y un software como la solución de software ezTalks Rooms.
Tener este software en su sala de conferencias ejecutiva o en su oficina doméstica ejecutiva puede garantizarle una experiencia de conferencia sofisticada. Tiene la capacidad de permitirle programar reuniones con integración de calendario, realizar comunicaciones de video en múltiples pantallas y manejar fácilmente llamadas de conferencia y mostrar secciones.
Muebles
Al amueblar la sala de conferencias ejecutiva, es importante comprender cómo se utilizará la sala e identificar los requisitos más importantes. Seguramente para el diseño de una oficina ejecutiva, tiene que haber sillas y mesas involucradas, pero para una sala de conferencias, es más que eso. Por ejemplo, ¿los participantes necesitarán mover sus mesas o sillas o girar 360 grados para mirar la pantalla? Si es así, un requisito podría ser obtener sillas con ruedas que puedan girar libremente. Sin embargo, si la habitación solo está destinada a la creatividad, es posible que desee prever una disposición alternativa de los asientos que podría fomentar una mayor libertad.
En cuanto a las tablas, debe considerar no solo los tamaños sino también el uso. ¿La gente en su mayoría estaría de pie o sentada en sus reuniones? Si usan la sala de conferencias ejecutiva para reuniones de pie, podría considerar obtener una mesa de pie o, mejor aún, una mesa de altura ajustable. Además, ¿habría que mover las mesas?
Focos
Esta parte de la decoración es muy importante para configurar la experiencia de la habitación ejecutiva. Demasiados rayos suaves pueden hacer que la audiencia se desconecte y, por otro lado, los rayos fuertes pueden afectar los ojos al leer o ver pantallas. Comprender el propósito de su sala de conferencias ejecutiva es necesario para los requisitos de iluminación. Para salas de conferencias o incluso una oficina doméstica ejecutiva que está diseñada para ser cómoda o acogedora, se requiere una iluminación más suave. Las salas de conferencias más grandes pueden requerir un brillo adicional y las salas con proyectores o pantallas requieren luces que se puedan atenuar a voluntad.
La iluminación es una parte muy esencial y también depende de la ubicación de su sala de juntas. Si planea tener una sala de conferencias ejecutiva donde haya demasiada iluminación natural, puede considerar la posibilidad de instalar persianas para reducir el exceso de iluminación. Si su sala de conferencias ejecutiva no tiene ventanas, la iluminación debe ser una consideración primordial al diseñarla.
Pasos necesarios para configurar una sala de conferencias ejecutiva
Tecnología
• Determinar si existe la necesidad de digitalizarse.
• Compre equipos para videoconferencias como cámaras de video, micrófonos, etc.
• Configure su software ezTalks Rooms para que las videoconferencias sean lo más fluidas posible.
Al configurar videoconferencias remotas, el software ezTalks Room es una excelente solución para garantizar que obtenga lo mejor de las videollamadas. Puede configurar su llamada de videoconferencia siguiendo estos pasos:
•Descargue e instale el software de la sala ezTalks en una computadora con Windows y luego abra el software de las salas. En la página de las habitaciones, obtendrá una identificación y un código de verificación que se usará en la aplicación.
• Instale la aplicación ezTalks en otros dispositivos (Windows/Mac/iOS/Android) yendo a www.eztalks.com/download.
• Agregue las salas de ezTalks en la aplicación ezTalks. Para computadoras de escritorio, vaya al ícono de salas en la parte superior de la esquina derecha y haga clic en el botón + para agregar la ID de la sala. Para la aplicación móvil, vaya a más, luego a habitaciones para agregar una habitación.
• Puede iniciar la reunión con la sala ezTalks.
• Otros usuarios pueden unirse a una reunión con ezTalks Room. Una vez que comience a organizar, otros usuarios pueden unirse a la reunión con sus teléfonos móviles o computadoras de escritorio a través de las aplicaciones móviles o la sección de la sala ezTalks.
Muebles
• Averigüe el tipo de sala de conferencias que desea
• Seleccione una amplia gama de mesas y sillas disponibles
• Consiga un diseñador de oficina si no puede manejarlo solo y dígale sus especificaciones.
Focos
• Tenga en cuenta la posición de su habitación ejecutiva.
• Use luz tenue donde haya exceso de luz natural o luz brillante si no hay ventanas.
• Consulte a un experto para obtener las mejores ideas para su sala de conferencias ejecutiva.
Conclusión
La planificación eficaz y estratégica puede mejorar el contenido de la reunión, pero es extremadamente importante que considere el entorno y los procesos de la reunión en cuanto a cómo decorar una oficina ejecutiva. Tener una oficina ejecutiva con un hermoso diseño o una sala de conferencias ejecutiva ayudará a impulsar y estimular el espíritu de equipo. Además, la sala de conferencias es uno de los lugares más visitados por los empresarios invitados en su empresa, además de su oficina personal. Una oficina bien diseñada con un sofisticado sistema de comunicación bidireccional les dirá que usted realmente habla en serio.