Consejos para conferencias web exitosas

Las conferencias web son un método efectivo, rentable y conveniente para comunicarse y colaborar con sus empleados y clientes dispersos geográficamente. Hoy en día, las conferencias web están disponibles en casi cualquier dispositivo y se usan para muchos propósitos, incluidas sesiones de capacitación del personal, reuniones de accionistas, lanzamientos de productos, servicios de marketing e incluso entrevistas a empleados potenciales.

Sin embargo, aunque la conferencia web elimina las molestias y los costos asociados con los viajes de negocios, su conferencia aún requerirá la misma cantidad de previsión y esfuerzo que una reunión en persona para que sea valiosa y un uso constructivo del tiempo tanto para usted como para su Participantes. Afortunadamente, hay algunas cosas que puede hacer para ayudar a entregar material atractivo que mantendrá a los asistentes enfocados y participando activamente en su reunión. Aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a realizar reuniones en línea de la manera en que debe hacerlo.

Asegúrese de que el entorno virtual sea el adecuado para la reunión

Hay diferentes tipos de reuniones, como reuniones de gestión, reuniones de planificación de proyectos, sesiones de lluvia de ideas creativas, llamadas de ventas, reuniones de prospección de clientes y sesiones de edición de video en tiempo real. Sin embargo, en algunos tipos de reuniones, es necesario conocer a las personas cara a cara, como reuniones importantes con clientes potenciales o discusiones de desarrollo de empleo personal. Si cree que el contenido de la reunión es adecuado para una reunión virtual, hágalo. Si sientes lo contrario, ve a conocer a tu cliente en una reunión cara a cara.

Conoce a tu audiencia

Antes de prepararse para una reunión web en línea, trate de conocer a su audiencia. Es necesario conocer a tu audiencia antes de una reunión, ya que te ayudará a preparar el contenido adecuado para la reunión virtual que se puede compartir con todos los participantes. El tipo de aplicación utilizada para las reuniones virtuales debe ser fácil de usar, como una llamada telefónica o el clic de un botón. Debe asegurarse de que los participantes estén familiarizados con la tecnología de conferencias web.

Desarrolle un plan y un cronograma para la reunión con anticipación.

Antes de iniciar la reunión virtual, es necesario establecer reglas para pasar el control y hablar. Puede usar tecnología que permite a los participantes hacer clic en una bandera para tocar o levantar la mano en el modo de presentación virtual . También establezca reglas básicas para chats personales, chats de conversación paralela y moda de transmisión.

Seleccione el moderador adecuado

Un moderador juega un papel importante en la definición del tono y ayuda a mantener el orden del día de la reunión. El papel del moderador es ver que cada participante tenga la oportunidad de hacer preguntas y comentar sobre el tema. También es responsabilidad del moderador verificar si cualquier participante que desee dar un comentario o hablar puede contribuir. Asegúrese de que el moderador que elija conozca las características de los sistemas de conferencias web.

Guardar el contenido de las reuniones virtuales

Seleccione un software de reunión virtual con funciones para guardar diferentes contenidos generados durante las reuniones virtuales, como notas de pizarra, documentos, notas, debates, chats y otros contenidos importantes. Debe asegurarse de que tanto la sesión como los archivos de audio se guarden, ya que pueden ser utilizados por colegas que no pudieron participar en la reunión virtual por algún motivo.

Ensaya tu presentación

Manténgase alejado de leer directamente de una hoja de papel. Incluso si sus participantes no pueden verlo durante la presentación, podrán notar que su presentación no es natural. Si tiene mucho material que cubrir y le preocupa perderse algo, un esquema es una excelente manera de mantenerse en el tema. Bonificación: también puede asignar cantidades específicas de tiempo a cada tema en su esquema para mantener su conferencia en marcha.

Evite duplicar su discurso y visuales

Así como debe evitar leer directamente de una hoja de papel, asegúrese de no leer directamente de sus diapositivas de PowerPoint. En su lugar, limite el texto de sus diapositivas a unos pocos puntos clave, que puede ampliar durante la presentación.

Proporcione imágenes

Para obtener el mejor rendimiento de su inversión en conferencias web, asegúrese de utilizar todas las herramientas y funciones que ofrece su servicio. Y recuerde que los gráficos, tablas y otros elementos visuales son una excelente manera de hacer que la información compleja sea más fácil de procesar.

Reserve tiempo para sesiones de preguntas y respuestas

Estos se llevan a cabo al final de una conferencia siempre que sea de 30 minutos o menos. Si supera la marca de 30 minutos, debe permitir sesiones de preguntas y respuestas más pequeñas en los puntos críticos de la reunión, por ejemplo, después de cada orador o tema. Permitirá a sus participantes abordar las preguntas pertinentes antes de pasar a un material más complejo, en lugar de guardar todas sus preguntas hasta el final de su conferencia cuando haya pasado a material no relacionado.

Conclusión

Los anteriores son consejos y pautas para el uso de conferencias web. Los servicios de colaboración web, como las conferencias de escritorio, pueden desempeñar un papel importante en el éxito de su empresa. Sin embargo, es necesario utilizar las herramientas de conferencia web adecuadas que permitan a sus socios, clientes y empleados colaborar e interactuar sin esfuerzo.

La aplicación de conferencias web ezTalks es una herramienta ideal para reuniones virtuales que ofrece una gran cantidad de beneficios sobre las soluciones en la nube. Algunos de los notables incluyen integración, marca y seguridad local. La aplicación de conferencia web está equipada con varias funciones esenciales, como videoconferencia, audioconferencia, conferencia web y mucho más.