Las 10 razones principales por las que el gobierno debería adoptar la videoconferencia
La comunicación es una necesidad fundamental de todos los órganos de gobierno. Ya se trate de propaganda electoral o incluso de intercambios de ideas entre departamentos; todos los movimientos están guiados por una comunicación efectiva y reflexiva. Los modos tradicionales solían estrangular la comunicación fluida bajo montones de papeles y archivos antiguos. Afortunadamente, algunas de las mejores herramientas de videoconferencia se han introducido lentamente para cambiar la situación de las agencias gubernamentales.
Todas las personas, desde individuos hasta empresas, se benefician significativamente de la explosión de opciones de software y hardware de videoconferencia asequibles y de alta calidad. Las agencias gubernamentales no son diferentes. Al adoptar la videoconferencia como uno de los principales canales de comunicación, el gobierno sin duda se beneficiará mucho. Si bien la reducción de los costos de viaje ha sido una de las razones principales de las videoconferencias gubernamentales, esta tecnología ofrece aún más beneficios además de la reducción de costos. Estas son las formas en que el gobierno puede beneficiarse de las videoconferencias:
Las 10 razones principales por las que el gobierno debería adoptar la videoconferencia
1. Equilibrio trabajo-vida
Quizás uno de los principales beneficios importantes que las videoconferencias ofrecen al gobierno es la capacidad de mejorar el equilibrio entre la vida laboral y personal. Las videoconferencias para el gobierno permiten a las personas trabajar desde casa y aun así lograr conectarse con sus equipos y compañeros de trabajo. Este tipo de entorno de trabajo remoto generalmente eleva la calidad de vida. ¿Cómo? El entorno de trabajo remoto reduce el estrés inducido por el trabajo, permite a los miembros del personal una mayor flexibilidad para lidiar con problemas personales o familiares (sin dejar de estar conectados), y también ahorra dinero valioso (y tiempo) gastado en desplazamientos. Un equilibrio saludable entre la vida laboral y personal mejora la moral, la lealtad laboral y el rendimiento, lo que lo convierte en una buena inversión tanto desde la perspectiva de los empleados como de la organización.
ezTalks Meetings es una de las mejores soluciones de videoconferencia del mercado que mejora el equilibrio entre el trabajo y la vida personal. Las características profesionales lo hacen destacar de las otras soluciones de videoconferencia. Basado en su calidad de audio nítida y video de ultra alta definición, ezTalks Meetings brinda a los gobiernos una experiencia de videoconferencia real. Esto facilita la celebración de reuniones virtuales con socios y colegas de todo el mundo.
2. Mejor colaboración
Las videoconferencias del gobierno permiten a los trabajadores colaborar entre sí de manera transparente y segura. Un número cada vez mayor de empleados gubernamentales están en el campo, sirviendo directamente a los ciudadanos, combatiendo situaciones de crisis, siguiendo el progreso de sus regiones o asistiendo a reuniones importantes. Esta naturaleza fuera de la oficina de su trabajo requiere que tengan un sistema efectivo que puedan usar para colaborar con otros equipos sobre la marcha.
Dado que la telepresencia y la videoconferencia HD pueden replicar las reuniones cara a cara de manera efectiva, las agencias gubernamentales ubicadas en todo el país e incluso en el extranjero pueden colaborar fácilmente en tiempo real, desde cualquier lugar donde exista una conexión a Internet.
3. Uso Eficiente de Horas Hombre
Los viajes, los desplazamientos y las dificultades de horarios suelen costar más que el capital directo. Además, también crean costos adicionales de otras maneras, especialmente en términos de horas de trabajo; uno de los recursos más importantes para el gobierno. Un alguacil que transfiera a un preso a una reunión determinada o incluso un abogado que cobra por su tiempo de viaje ciertamente tiene derecho a una cierta cantidad de compensación. Sin embargo, ¿qué pasaría si no hubiera necesidad de perder tiempo viajando y simplemente fichar cuando comienza una reunión? Esta reducción en los costos de viaje ahorra dinero, lo que la convierte en uno de los beneficios más importantes de las videoconferencias para el gobierno.
4. Mejores interacciones públicas
Las videoconferencias del gobierno han cerrado la brecha entre los gobernantes y los gobernados. Con las videoconferencias, los representantes del sector público ahora pueden comunicarse directamente con el público, responder a sus preguntas y también explicar sus propios stands. Esto sin duda funcionará bien para resolver las quejas masivas.
5. Procesos legales rentables
La incorporación de videoconferencias en el sistema de justicia le permite al gobierno ahorrar una cantidad significativa del dinero de los contribuyentes. El uso de videoconferencias puede eliminar la necesidad de transportar a los reclusos de la prisión al juzgado durante los juicios. Además, los defensores públicos también pueden comunicarse de manera eficiente con sus clientes en asuntos como solicitudes de fianza de reclusos, audiencias y varios otros asuntos judiciales designados, sin tener que viajar necesariamente.
6. Comunicación orientada al ciudadano
Las videoconferencias gubernamentales interactivas no solo ofrecen beneficios en lo que respecta a las comunicaciones entre oficinas, o las colaboraciones móviles entre empleados gubernamentales. También es una herramienta muy importante para la participación de los ciudadanos. Las reuniones del ayuntamiento y varios otros eventos públicos generalmente sufren de baja asistencia, lo que a su vez resulta en una participación ciudadana deficiente. Las videoconferencias para el gobierno hacen posible que estos ciudadanos participen en un diálogo con sus representantes gubernamentales y, a su vez, den a conocer sus voces, en cualquier lugar y en cualquier momento.
7. Ambiente de trabajo mejorado
Dado que la mayoría de los sectores gubernamentales están aceptando la movilidad empresarial, también se están incorporando el trabajo desde el hogar y las culturas de trabajo remotas. Los trabajadores hoy en día pueden colaborar con sus compañeros de trabajo o equipos incluso desde sus casas. Este último desarrollo ha controlado el estrés laboral sin dejar de ayudarlos a tener una buena vida; transformando a los trabajadores en empleados felices.
8. Comunicaciones de primera respuesta y seguridad pública
Las comunicaciones por video suelen ayudar a mejorar los tiempos de respuesta ante emergencias. Además, permite a los equipos tomar decisiones operativas rápidas durante situaciones críticas, incluida la evaluación de necesidades críticas, comunicaciones de crisis, capacitación en preparación y respuesta, gestión de emergencias y garantizar la seguridad de los ciudadanos durante una emergencia.
9. Movilidad y Flexibilidad
La movilidad y la flexibilidad, más aún a medida que se dispone de una amplia variedad de software de videoconferencia móvil, también son una gran ventaja. Ya no es necesario retrasar una reunión como resultado de las restricciones de viaje y tiempo que se imponen a las soluciones de conferencias en persona. Ya no se puede excluir a un jugador clave de contribuir con su conocimiento debido a un horario conflictivo o distancia geográfica. El aumento de la movilidad y la flexibilidad ha hecho que las videoconferencias para el gobierno se conviertan en una necesidad.
10. Mayor colaboración interdepartamental
Los departamentos del sector privado suelen tener funciones distintas que podrían estar interrelacionadas, pero tienen diferentes regiones operativas. Una mayor colaboración entre los departamentos gubernamentales solo ha sido posible a través de videoconferencias. Todos y cada uno de los departamentos conocen hoy en día el progreso de los proyectos y los roles de los asociados involucrados.
Conclusión
Al igual que el sector privado, las organizaciones gubernamentales también se enfrentan a tomar mejores decisiones de gestión, más rápido y con pocos recursos. Con tendencias como BYOD y el trabajo remoto que avanzan rápidamente en los lugares de trabajo del sector público, la colaboración hoy en día debe ocurrir mucho más allá de las 4 paredes de una sala de conferencias tradicional. Las videoconferencias gubernamentales sin duda pueden encargarse de todos estos requisitos y, al mismo tiempo, reducir los costos generales de operación.