Videoconferencias frente a reuniones presenciales: cuál es mejor

Las reuniones son muy importantes para todos y cada uno de los negocios. Es en las reuniones donde las empresas pueden discutir cómo les está yendo a sus negocios, cuál es su estado de ventas, cuál es la respuesta de los consumidores, qué planes tienen para el futuro, etc. Por lo tanto, no se pueden evitar las reuniones periódicas, pero tampoco siempre es posible reunirse cara a cara, más aún porque las empresas se están expandiendo rápidamente y tienen empleados en todo el mundo. No siempre es posible que tales empleados se reúnan en un solo lugar para discutir cosas.

La videoconferencia se introdujo como una solución a este problema. Usando un software de videoconferencia como ezTalks Meetings, puede realizar reuniones en línea y discutir lo que quiera con los miembros de su equipo o empleados. Ahora, a algunas personas todavía les gusta el concepto de reunión cara a cara, mientras que otras consideran que las videoconferencias son más adecuadas. Pero comparando las videoconferencias con las reuniones cara a cara, que entre estas es realmente mejor, si esto es lo que ahora se pregunta, entonces los puntos discutidos a continuación pueden resultar útiles.

Videoconferencias vs reuniones cara a cara:

1. Viajar

Viajar es un punto importante a tener en cuenta al decidir qué es mejor: videoconferencias frente a reuniones cara a cara. Dado que las empresas tienen sucursales a lo largo y ancho, si uno tiene que viajar de una ciudad/país a otro para una reunión cara a cara, entonces tendrá que asumir grandes costos de viaje. No solo se debe considerar la tarifa aérea, también se deben considerar los costos de alojamiento, que pueden seguir sumando según la duración de su estadía. Además, también se pierde tiempo yendo y viniendo de un destino, y los partidarios de las videoconferencias dicen que el tiempo perdido en viajar podría invertirse en algo más productivo. Por lo tanto, en lo que respecta a los viajes, en particular las distancias largas, las videoconferencias parecen ser una mejor opción.

2. Compartir contenido

En las reuniones, los participantes generalmente revisan documentos, ven y dan presentaciones, y dan votos sobre asuntos importantes. En lo que respecta a compartir contenido, se puede hacer tanto en reuniones virtuales como presenciales con la misma facilidad. Mientras que, por supuesto, en las reuniones cara a cara las compartes manualmente, en las videoconferencias necesitas usar una herramienta como ezTalks, que te permite compartir contenido, compartir la pantalla de forma gratuita, chatear con los participantes, usar encuestas en línea para votar sobre temas importantes. y disfruta de muchas otras características.

3. La sensación

En las reuniones cara a cara, todos los participantes están en la misma sala y pueden leer el lenguaje corporal de los demás y ver las reacciones de los demás. Esto ayuda a los líderes de la reunión y a los participantes a saber si los demás presentes pueden entender lo que están tratando de decir. En las videoconferencias, sin embargo, esto no es posible, no se disfruta de las mismas reacciones, por lo que se vuelve difícil para los demás participantes o los líderes averiguar si la reunión es realmente exitosa.

4. Falta de control

Durante las reuniones cara a cara, todos están en la misma sala, se siguen algunas reglas y etiquetas, y todos no tienen más remedio que prestar atención a lo que se dice, por lo que los líderes de la reunión disfrutan de un control casi total. Sin embargo, en las videoconferencias, los líderes no pueden ejercer ese control. Mientras participan en tales reuniones a larga distancia, los participantes también pueden estar trabajando en otros documentos, enviando correos electrónicos y, por lo tanto, es posible que no estén completamente atentos, y casi no hay nada que los líderes puedan hacer para controlar lo mismo.

5. Mejor flexibilidad

Cuando los empleados o los miembros remotos del equipo están presentes en diferentes lugares y es necesario convocar una reunión rápida para discutir algunos asuntos importantes, entonces, en tales situaciones, una videoconferencia demuestra ser la mejor solución. El uso de un software como ezTalks se puede planificar, se puede informar a los asistentes y, sin importar dónde se encuentren en ese momento, pueden unirse a la reunión casi al instante y no se requiere reserva previa en tal escenario. Esto es algo que simplemente no se puede imaginar en lo que respecta a las reuniones cara a cara. Es, de hecho, un proceso muy lento. En primer lugar, los miembros deben ser notificados sobre la reunión a través de un correo electrónico. Luego, los asistentes buscarán y reservarán boletos, y solo después de que todos los miembros hayan llegado a la ubicación, puede comenzar una reunión. Así que, en cuanto a la urgencia o discusión de asuntos importantes, sin duda, las videoconferencias son una mejor alternativa.

Para concluir, será prudente decir que tanto las videoconferencias como las reuniones cara a cara son buenas a su manera. Si desea discutir asuntos con urgencia y no quiere perder tiempo y dinero en viajes, entonces la videoconferencia resultará ser mejor para usted. Si está más interesado en la sensación y quiere que los participantes estén justo frente a usted, entonces es más probable que disfrute de las reuniones cara a cara.