4 problemas comunes en reuniones virtuales y soluciones correspondientes

Una reunión virtual se refiere a una discusión comercial realizada a través de transmisión por Internet, videoconferencia, correo electrónico y otros modos similares. Como puede imaginar, le permite continuar con la discusión comercial en cualquier momento y lugar, como en una reunión cara a cara tradicional. Sin embargo, la reunión virtual también tiene sus propios problemas. Aquí me gustaría enumerar los 4 más comunes junto con las correcciones a continuación.

Problema 1: repetirse una y otra vez

Esto sucede principalmente cuando el asistente no presta atención a lo que dice el presentador. En ese caso, si les haces una pregunta, siempre responderán con "¿Puedes repetir eso, por favor?"

Solución: asegúrese de saber el nombre de todos si se trata de una reunión que involucra a muchos asistentes. Esto es extremadamente útil para llamar la atención porque las personas tienden a concentrarse más si se menciona su nombre en una reunión. Por lo tanto, para perfeccionar cada reunión virtual, recuerde comenzar cada oración con el nombre de alguien.

Problema 2: no tienes idea de quién te está hablando

Sucede cuando el presentador te pide tu opinión pero no tienes idea de quién es esa persona. En general, tal situación puede llevar a que sea difícil responder, ya que dirigirse a alguien con quien no está familiarizado es bastante complicado.

Solución: Liderar el esfuerzo. Utilice todos los medios para asegurarse de que todo el mundo le conozca tan pronto como empiece a hablar. Esto facilitaría que las personas lo llamen por su nombre cuando quieran hacerle una pregunta o necesiten su opinión. Esto puede ser posible si se presenta varias veces al comenzar a hablar para que los demás miembros se acostumbren a su nombre y voz.

Problema 3: Ruidos externos y perturbaciones del fondo

Esto sucede todo el tiempo. Los llantos de los bebés, los ladridos de los perros, los sonidos de los automóviles y los martillazos de la construcción pueden convertir una reunión en un asunto muy tortuoso. Esto podría hacer que los miembros se irriten y fácilmente pierdan la concentración en el asunto en cuestión. La mayoría de las reuniones exitosas generalmente se llevan a cabo en un ambiente tranquilo para garantizar una concentración total.

Solución: asegúrese de que se formulen y establezcan pautas de etiqueta de alto nivel para permitir el buen desarrollo de la reunión.

Problema 4: la tecnología podría fallar

PowerPoint podría decidir fallar o uno de los micrófonos del miembro podría no captar su voz y sacarlo de la reunión. La transmisión de video también podría ser tan pobre que todos los miembros se verían iguales e irreconocibles. Obviamente, esto interferiría con el buen funcionamiento de la reunión virtual.

Solución: Tenga preparado un plan de respaldo en caso de que ocurra algún problema técnico. Aunque todavía hay problemas tecnológicos que no se pueden prevenir por completo, como una mala conexión Wi-Fi, corte de llamadas y fallas en el dispositivo, aún se recomienda que pruebe ezTalks para organizar reuniones virtuales, ya que ezTalks garantiza que la reunión continúe y todos los participantes la reunión están en la misma página.

Con los problemas comunes anteriores en mente, ¡definitivamente los evitará la próxima vez y hará que la reunión virtual sea perfecta y exitosa!