8 consejos para una participación exitosa en reuniones

Una reunión de empresa le permitirá llamar la atención de sus colegas y superiores con bastante facilidad. Cualquier cosa que traigas a una reunión puede dar a los demás una impresión optimista o incorrecta sobre ti. Es imperativo prepararse de antemano para las reuniones de negocios y también debe apegarse a algunas reglas fundamentales que lo ayudarán a robar el protagonismo durante la conferencia. Aquí hablaremos de algunos consejos esenciales para una participación eficaz en las reuniones.

1. Explica claramente el objetivo de la reunión

El primer consejo de participación en las reuniones será explicar claramente el propósito de la conferencia. Te encontrarás con varias reuniones que no tienen ningún propósito real en absoluto. Por extraño que parezca, una conferencia sin propósito podría ser el resultado de una cantidad excesiva de agenda o mucha impulsividad que lleva a un concepto elaborado apresuradamente con un objetivo mal definido. Asegúrese de comprender el propósito de la convocatoria de la conferencia y, para ello, debe preguntarse exactamente qué le gustaría informar a sus participantes con respecto a la organización de la reunión. Además, también será prudente evaluar si la forma más efectiva de lograr su objetivo será una reunión de grupo.

2. Haz contribuciones

Su participación en la reunión será incompleta en caso de que abandone la reunión sin realizar ninguna contribución. Si bien algunas conferencias son más interactivas, otras son principalmente para brindar información. En ambos casos, intente realizar cualquier consulta, hacer cualquier comentario o simplemente echar una mano. Trate de esperar la oportunidad perfecta para hacer comentarios apropiados y también tome medidas para no parecer poco sincero. En caso de que desee felicitar a alguien, sería prudente informarle a esa persona sobre qué es exactamente lo que siente positivo sobre él o ella.

3. Selecciona tu tiempo

Durante su participación en la reunión, no sea la primera persona en comentar sobre una propuesta o presentación en particular en caso de que no sea un experto o el gerente senior. En cambio, alguien más podría responder a sus consultas y podría descubrir que en realidad no entendió lo que se dijo. Esté preparado para hacer cualquier comentario cuando esté seguro de que su opinión es realmente necesaria.

4. Nunca intentes dominar

Otra pauta efectiva para participar en la reunión será no dominar la discusión, incluso si tiene algunas consultas valiosas que son esenciales para la reunión. Además, deje que los demás expresen sus propias opiniones después de expresar su punto; es posible que agreguen algunos puntos más que le gustaría agregar usted mismo, brindándole la oportunidad de sentarse y hacer contribuciones después.

5. Invita a menos participantes

Restringir el número de personas que participan en la reunión resultará en un ahorro considerable de tiempo para sus empleados. No es necesario que inviertan su tiempo en una conferencia no esencial y esto les ayudará a concentrarse en otros trabajos vitales. Además, podrá realizar reuniones más enfocadas y productivas solo con las principales partes interesadas.

6. Comienza y termina a tiempo

En caso de que tengas la obligación de organizar reuniones de forma regular y seas conocido por ser alguien que empieza y termina puntualmente, no será de extrañar que muchos de tus compañeros intenten presentarse voluntariamente a tus reuniones. Las personas lo apreciarán por sus habilidades de participación en reuniones si comprende el valor de su tiempo. Además, nunca organice una reunión que deba durar más de 60 minutos. Una hora suele ser la duración máxima de tiempo en que los trabajadores podrán concentrarse sin ninguna interrupción.

7. Mantén el control

Usted tiene la responsabilidad de mantener a todos enfocados en caso de que esté a cargo de la conferencia. Obviamente, es un papel vital para usted y podría ser un gran desafío en caso de que el tema de la reunión sea de gran importancia para usted. Las cosas pueden comenzar a desviarse y, en ese caso, debe reconocerlo y también guiarlo de regreso al punto en cuestión sin demora. Es fundamental identificar la tangente y asegurarse de tratarla después. Pueden surgir situaciones en las que algunas personas insistan en una agenda personal particular y, en ese caso, debe tratar de restringir la contribución de esa persona mientras conversa con ellos fuera de la conferencia sobre lo que se debe esperar de ellos para las reuniones.

8. Realiza un seguimiento de los dispositivos electrónicos

En la actualidad la mayoría de nosotros tenemos la costumbre de revisar nuestros teléfonos inteligentes constantemente, esto puede distraernos de los objetivos de la reunión. Depende de usted averiguar si sus participantes podrán manejar sus teléfonos móviles en el momento de la conferencia. Uno de los consejos efectivos para participar en la reunión será permitir que los participantes pongan sus teléfonos inteligentes en modo de vibración durante la reunión y solo atiendan cualquier llamada si es realmente urgente.

ezTalks Meetings es la aplicación más eficaz destinada a una conferencia de negocios en línea. Se puede usar fácilmente durante cualquier reunión física, de modo que la otra persona que se encuentra en un lugar remoto pueda participar en la conferencia fácilmente.

Conclusión

Después de seguir estos consejos de participación mencionados anteriormente para una reunión, estará en condiciones de ofrecer una guía valiosa para cada reunión en el futuro. Además, los participantes en las reuniones organizadas por usted pueden hacer uso de sus tácticas para organizar grandes conferencias por su cuenta.