¿Cómo planificar un seminario web?

¿Alguna vez ha asistido a un seminario web en el que tiene la oportunidad de dirigirse a la audiencia y los auriculares de audio o incluso el software comienzan a funcionar? ¿O simplemente termina la presentación y luego se da cuenta de que ha omitido un tema crucial? Bueno, sucede y no es una de las buenas experiencias. Sin una planificación adecuada, puede generar confusión fácilmente y su audiencia no se sentirá cómoda compartiendo con usted. Con las herramientas de conferencia adecuadas, el software actualizado y una lista ordenada de prioridades, realizar un seminario web es más una excursión a su parque favorito.

Importancia de planificar un seminario web

Los seminarios web son las modernas aulas en línea donde las personas tienen la oportunidad de involucrar sus mentes, compartir ideas y aclarar cualquier duda sobre un tema determinado. Es una forma efectiva de transmitir información a una audiencia geográficamente dispersa sin incurrir en costos de viaje, tiempo y otros inconvenientes.

La planificación adecuada del seminario web garantiza la confianza de que lo llevará a cabo con éxito. Dominar la plantilla de planificación de seminarios web le permitirá comunicarse sin depender únicamente de las notas o incluso de las diapositivas. Esto te ayuda a lucir confiado, inteligente y bien preparado ante la audiencia.

Prepararse para un seminario web es un paso clave para tener una sesión de seminario web ordenada y productiva. Es un aspecto crítico que todas las empresas, empresas de marketing u organizaciones comerciales no dan por sentado. Tiene las cartas en la medida en que la comunicación adecuada entre clientes, titulares de acecho, empleados o funcionarios corporativos es una preocupación. Es a través de la planificación adecuada de seminarios web que una empresa puede generar clientes potenciales, lanzar nuevos productos/servicios e incluso construir su autoridad de marca.

Si está esperando algunos de los consejos sobre cómo preparar un seminario web y ejecutar con éxito una conferencia en línea, a continuación encontrará una lista de verificación para la planificación del seminario web. Siga leyendo para empezar.

Consejos para planificar un seminario web

Elija el tema correcto

Debería preguntarse, ¿por qué estoy organizando un seminario web? ¿Estoy tratando de resolver un problema, o incluso comunicar un asunto de gran urgencia? En caso afirmativo, debe seleccionar el tema más adecuado en el que se basan la presentación y las ideas. El tema debe resonar con la audiencia misma, los problemas que los rodean y sus problemas, si los hay. Si no puede encontrar los problemas, puede encontrar lo que más le interesa a su audiencia. Filtre los irrelevantes y busque un tema de gran inspiración.

Programe la fecha y la hora

Uno de los mayores desafíos cuando se trata de organizar un seminario web no es la tecnología o la duda de si su audiencia asistirá a la sesión; pero es el proceso de planificación, incluida la programación y la logística. Un ejemplo de un desafío simple pero limitante es el tiempo. Podría preguntar, ¿cuál es el mejor momento para los seminarios web? Bueno, la respuesta podría ser; no hay un momento mejor o perfecto, pero puede crear ese momento perfecto a través de una comunicación y planificación adecuadas.

Puede programar un seminario web con una audiencia en el extranjero que tiene una zona horaria diferente y, debido a una negligencia, no obedece la ley del momento. En este caso, viola los plazos internacionales y luego descubrirá que su seminario web del miércoles es un seminario web del jueves para la audiencia. Para evitar este tipo de problemas semánticos y otros similares, es importante establecer prioridades en una plantilla de planificación de seminarios web bien definida.

Antes de decidirse por los parámetros de tiempo, comuníquese con su audiencia y trate de comprender su horario. Haga un muestreo para saber qué días tendrían la participación más baja y evite fijar el evento en esas fechas. Siempre que sea posible, el seminario web debe programarse los días de semana durante el horario laboral habitual. Si una parte de su audiencia se ve incomodada por las zonas horarias en conflicto, puede hacer un trueque de algunos estándares para asegurarse de que al menos la mayoría asista al seminario web.

Elija las herramientas adecuadas

Elegir las herramientas de conferencia web adecuadas puede ser una experiencia desalentadora, especialmente en el mercado inundado. La elección del software de su seminario web debe acomodar a todos los participantes sin comprometer la calidad de la conferencia. Una de las empresas de conferencias web de renombre que ofrece el mejor software de seminarios web es ezTalks. Se enorgullece de ser un activo autosuficiente y competitivo en el mundo moderno de las conferencias.

Con ezTalks Webinar, puede organizar o unirse a un seminario web a través de un registro simple y sin complicaciones. El software puede realizar eventos virtuales en vivo con hasta 100 participantes interactivos y más de 10 000 espectadores por sesión determinada. Aquí, puede realizar un seminario web de forma interactiva con varios participantes a través de herramientas colaborativas de audio/video HD. También puede disfrutar de la comodidad de recopilar comentarios fácilmente con encuestas y sondeos rápidos.

Algunas funciones que ofrece ezTalks Webinar

. Múltiples funciones interactivas: incluyen chat de texto, pizarra colaborativa, uso compartido de pantalla gratuito, chat de audio/video HD y encuestas.

. Fácil personalización: puede personalizar la sala de espera del seminario web con una página de registro y una función de notificación por correo electrónico. También puede cambiar el nombre de su seminario web si es necesario.

. Es compatible con la grabación y reproducción de seminarios web en vivo y permite compartir el contenido mediante enlaces a otras plataformas de redes sociales para mejorar el impacto de su seminario web.

Programe una sesión de práctica

Unos días antes de organizar el seminario web, asegúrese de programar una sesión de práctica de 20 a 30 minutos. Esta técnica de preparación temprana lo mantendrá encaminado antes del día lleno de acontecimientos. Durante dichas sesiones, tendrá una introducción adecuada a las herramientas del seminario web y sus características. También tendrá la oportunidad de revisar su agenda, temas e incluso las imágenes.

Promocione su seminario web

Una vez que haya establecido las fechas para el seminario web, es importante contar con algunas estrategias de marketing para publicitar la ocasión. Algunos de los buenos lugares para promocionar el evento incluyen las plataformas de redes sociales como Twitter, YouTube, Facebook, su sitio web e incluso a través de correos electrónicos. Puede crear una página de destino donde las partes interesadas se registren para el seminario web. Una forma de lograr que más personas se registren es realizar un concurso o premiar a los primeros miembros e incluir algunos obsequios por el mismo.

Elija el formato correcto

El flujo de ideas en cada seminario web debe ser claro y no ambiguo. Hay varios formatos en los que el seminario web puede asumir para esa comunicación e interacción bien coordinadas. No desea que el seminario web se vea como una congregación de luto o, peor aún, como un mercado donde todos anhelan atención. A continuación se presentan algunos formatos comunes de seminarios web.

. Un solo orador: esto hará que un presentador demuestre algo e incluso responda preguntas de la audiencia. Se puede hacer en turnos donde a cada orador se le asigna un lapso de tiempo determinado. Un formato de estilo de entrevista: aquí el entrevistador hace un conjunto de preguntas predeterminadas y el entrevistado las responde en consecuencia.

. Un panel de discusión moderado: varias personas manejan un tema con un moderador a cargo. Este formato puede combinarse bien con un formato interactivo en el que todos contribuyen al tema, pero a través de ejercicios dirigidos por un instructor.

Conclusión

Los seminarios web se están apoderando rápidamente de las conferencias tradicionales y las reuniones inconvenientes. Es con la planificación adecuada y la compostura que se pueden explotar las ventajas de los seminarios web. Teniendo en cuenta todos estos factores, no queda mucho por hacer además de seguir adelante y ejecutar la cosa.