La mejor etiqueta de videoconferencia que debe seguir

Las reuniones de negocios se realizan con mayor frecuencia para lograr un objetivo específico y, en el pasado, la mayoría de estas reuniones se realizaban cara a cara dentro de las instalaciones de la organización. Sin embargo, en esta era moderna, los empleados trabajan desde casa y los socios comerciales están a cientos de miles de distancia de la oficina central de la organización. Además de eso, Internet ha traído consigo la cuestión de tener un mercado global, donde vendes tus productos a clientes fuera de tu continente. Por lo tanto, el lujo de conocer personalmente a todos los stakeholders ya no es factible. De ahí la necesidad de herramientas de comunicación remota que admitan video y chat de audio.

Con la llegada de las tecnologías de comunicación remota, las reuniones virtuales se han vuelto mucho más fáciles y eficientes. Pero a pesar de su contribución única en la simplificación de las operaciones comerciales, muchas personas y organizaciones cometen errores importantes durante una videoconferencia. El resultado es tiempo perdido, información incorrecta, frustración y, por supuesto, perder la atención de su audiencia. La etiqueta de la videoconferencia establece algunas de las reglas, trucos, consejos, qué hacer y qué no hacer para una comunicación remota efectiva. En el siguiente segmento, analizamos las etiquetas vitales que todo participante de una reunión remota debe conocer.

Parte 1: Excelentes prácticas de etiqueta en videoconferencias

Prepárate para la reunión

La etiqueta de videoconferencia más importante es estar completamente preparado para la reunión. Tienes que lucir limpio y, por supuesto, bien arreglado. Asegúrese de tomar un trago de agua para aclararse la garganta. Siéntate derecho frente a la cámara y pon una sonrisa en tu rostro.

Asegúrate de que tu escritorio esté limpio

Puede parecer algo obvio, pero tener una sala de comunicación y un equipo limpios es una de las mejores prácticas para las videoconferencias. Asegúrese de que no haya nada entre usted y la cámara web que esté desorganizado o desordenado. Recuerda que si hay cosas sucias detrás de ti, la atención de tus participantes puede verse un poco alterada.

Configura tu fondo

Asegúrese de cerrar las cortinas o persianas si tiene una ventana soleada directamente en su espalda. Si algunas personas están trabajando en segundo plano, puede pasar a una habitación silenciosa sin distracciones.

Tenga las agendas de las reuniones con anticipación.

Otra práctica esencial para una videoconferencia efectiva es asistir a la reunión cuando comprenda perfectamente el tema de las discusiones. Si usted es el que organiza la reunión virtual, debe asegurarse de que todos los participantes sepan lo mismo con suficiente antelación. Es una buena práctica enviar al menos dos recordatorios: uno, un día antes y otro, una hora antes del inicio de la reunión.

Parte 2: Qué hacer y qué no hacer en las videoconferencias

Sea cortés con los demás asistentes

Inicie sesión en su computadora listo para la reunión unos minutos antes de la hora programada. Comienza presentándote antes de hablar para que todos los participantes te conozcan y puedan proceder a dirigirse a ti por tu nombre.

Mantenga los movimientos de su cuerpo lo mínimo posible.

Si usted es el tipo de persona que habla con muchos movimientos corporales, entonces es importante minimizarlos. Como todos sabemos, a la mayoría de las personas les gustan los movimientos de manos, cabeza y espasmos, pero en una videoconferencia, tales movimientos pueden distraer a la audiencia.

Haz que todo el proceso sea divertido

Ser uno mismo durante tales reuniones es importante. Siempre relájate y trata de divertirte. Involucra a tu audiencia tanto como sea posible; tal vez rompas el silencio con una broma que los haga reír y así sucesivamente. Recuerda, cuantos más chistes interpongas, más atención prestará tu audiencia y se mantendrá concentrada en lo que estás entregando.

Habla perfectamente claro

Antes de que comience la reunión virtual, es imperativo que verifique el audio y otros equipos conectados para asegurarse de que su audiencia lo escuche con claridad. Al hablar, asegúrese de que salga natural y que cada palabra se pronuncie correctamente.

no grites

Llega un momento en que tu audiencia no puede escucharte bien. En este caso, debe evitar gritar y, en su lugar, intente ajustar el nivel de sonido de su micrófono. Gritar puede hacer que sus espectadores bajen el volumen del sonido y tal vez se pierdan lo que tiene que ofrecer.

No interrumpas a otros presentadores.

Si desea agregar algo o necesita más aclaraciones del orador, siga el procedimiento correcto. Es decir, levante la mano o cualquier otra regla que haya ideado para tales interrupciones, y se le dará la oportunidad de decir lo que quería transmitir. Sin embargo, eliminar otros altavoces suena grosero y poco profesional.

No participes en otras conversaciones secundarias.

Al igual que en una reunión cara a cara, no participas en conversaciones paralelas. De manera similar, en una reunión de videoconferencia, debe abstenerse de abandonar la conversación actual para hablar con otras personas fuera de la reunión, tal vez para enviar un mensaje de texto o contestar una llamada telefónica. Tales prácticas ponen en peligro la eficacia de la comunicación virtual.

Parte 3: Consejos para videoconferencias efectivas

Hay un sinfín de consejos y trucos para videoconferencias, pero a continuación se muestran algunos de ellos:

Reúna todo el equipo necesario antes de la hora programada; por lo que tendrá tiempo suficiente para probar el sistema y quizás resolver cualquier problema antes de que comience la reunión.

Elija la plataforma adecuada y una de las mejores soluciones de videoconferencia es la aplicación ezTalks Meetings. Este es un software de videoconferencia profesional que le permite organizar reuniones en línea con otras personas en cualquier momento y desde cualquier lugar.

Si está realizando una presentación en línea, verifique previamente sus documentos y asegúrese de que estén en la forma correcta.

Muestra algo de entusiasmo. Es muy importante que todos los asistentes estén apasionados y comprometidos con la conferencia.

Dar suficiente tiempo para preguntas y respuestas. Esta es una sesión muy importante durante una videoconferencia eficaz.

Al final de la reunión, siempre despídase y asegúrese de enviar un correo electrónico de seguimiento que resuma los elementos de acción discutidos.

Conclusión

Organizar una videoconferencia a veces es una tarea abrumadora, pero siempre paga muchos dividendos si se hace bien. La única forma de hacerlo bien es practicar la etiqueta adecuada de videoconferencia, algunas de las cuales se han discutido anteriormente. En general, si se siguen las reglas, prácticas y consejos mencionados en este artículo, entonces espere que su próxima videoconferencia sea un éxito.