Qué buscar en un sistema de software de capacitación para empleados

Si usted es un profesional de recursos humanos a cargo del seguimiento de la capacitación de los empleados , sabe lo difícil que puede ser administrar los asuntos de los empleados con Excel: simplemente no está diseñado para manejar todas las diferentes aplicaciones que se necesitan para hacer un buen trabajo. Sin embargo, puede obtener software de gestión de capacitación de empleados diseñado específicamente para el tipo de tareas que debe realizar.

Todos los empleados deben recibir capacitación de vez en cuando, ¡incluso aquellos que han estado en una empresa durante años! Puede ser necesaria la recertificación, y siempre hay cambios en el procedimiento que deben aprenderse de la manera correcta. Administrar y hacer un seguimiento de la capacitación de los empleados puede ser extremadamente difícil de hacer correctamente sin tener un sistema de software personalizado para ayudar.

Estas son algunas de las características clave para un buen sistema de software de seguimiento de capacitación de empleados.

-- Un buen sistema de software de capacitación en línea será integral y autónomo. Todos los que necesiten acceder a cualquier aplicación deberían poder hacerlo en un sistema sin tener los dolores de cabeza y la confusión de tener ciertas aplicaciones en diferentes lugares.

-- El sistema debe ser capaz de manejar las necesidades de los empleados y capacitadores, y todo el camino hasta la gerencia de nivel superior. Las funciones de acceso limitado y los diferentes portales garantizan que todos puedan ver y hacer lo que necesiten sin sacrificar la privacidad o la seguridad.

-- Debe ser fácil de usar. Siempre hay diferentes niveles de experiencia informática dentro de cualquier negocio, y algunos son más rápidos de entender que otros. Dado que una empresa solo quiere usar un sistema autónomo, el programa debe presentar una interfaz simple e intuitiva con la que cualquiera pueda familiarizarse en poco tiempo.

-- El software debe ser lo suficientemente flexible para permitir su uso incluso en organizaciones con varias divisiones. No todas las partes de una gran empresa requerirán la misma capacitación, por supuesto, y la capacitación para diferentes divisiones debe poder configurarse para que pueda administrarse por separado pero en el mismo sistema.

-- En cuanto a la carne del software, debe permitir a los capacitadores y supervisores realizar un seguimiento del tipo de capacitación que se necesita para qué empleados y cuándo. Debe alertar a los empleados cuando se programan cursos de capacitación. Proporcione un servicio de correo electrónico para un seguimiento e informes más precisos. Y crea listas como los historiales de formación de las personas, y los diferentes niveles de acceso que les permiten.

-- Los empleados deben poder solicitar sesiones de capacitación rápidamente, realizar un seguimiento de sus cuentas de capacitación, realizar exámenes en línea si se les ofrece, y realizar cualquier otra solicitud que necesiten para asegurarse de que están esperando actualizados y listos para realizar su deberes.

-- Ningún profesional de recursos humanos que se precie quiere ver a los empleados caer en el olvido cuando se trata de obtener la capacitación que necesitan. Los empleados capacitados son buenos empleados que no solo serán más productivos sino que también es más probable que permanezcan más tiempo en el trabajo. El software generará informes sobre quién necesita qué tipo de capacitación y cuándo la necesitan. ¡No más caer por las grietas!

-- El software también puede realizar un seguimiento de las recertificaciones de capacitación a largo plazo y la educación continua de los empleados. En muchas industrias, como la construcción y la fabricación, la educación continua de los empleados es necesaria para cumplir con las reglamentaciones de OSHA, así como con las de otras agencias. Tener un programa que ayude a realizar un seguimiento de todo garantiza que su empresa cumplirá en todo momento.

-- Notificar a los empleados sobre las próximas clases de capacitación siempre es un dolor de cabeza: un programa enviará automáticamente un correo electrónico a los trabajadores con notificaciones de próximas capacitaciones, por lo que hay menos posibilidades de que se pase por alto a alguien.

-- Un buen software de gestión de la formación de los empleados permite exportar fácilmente sus informes y otros datos a otros sistemas de oficina de uso común, como Excel. Los datos también se pueden enviar por correo electrónico fuera de una casa si es necesario. Cualquier sistema entrante como este debería interactuar con los otros que está utilizando actualmente.

-- Una vez que se completa una sesión de capacitación, el software le permite crear y luego realizar encuestas personalizadas para medir la efectividad de sus programas de capacitación . El sistema incluso recopilará los resultados de la encuesta con fines de análisis estadístico y le permitirá clasificar a sus proveedores de capacitación internos y externos de acuerdo con los resultados del estudio. Luego puede hacer los ajustes necesarios y continuar mejorando y refinando sus programas de capacitación.

La formación de los empleados es demasiado importante como para llevarla a cabo y realizar un seguimiento de forma fragmentaria: necesita utilizar un software especialmente diseñado para ayudarle a gestionar todas las tareas diarias que se le piden y realizarlas de la forma más fácil y sencilla posible.

El uso de software de capacitación para empleados como ezTalks Cloud Meeting reduce significativamente las posibilidades de error humano y ayuda a garantizar que todos los empleados estén en el camino de capacitación correcto. Obtener el mejor software posible hará que cualquier negocio sea más eficiente y competitivo en el mercado.