Beneficios de la mensajería instantánea en el lugar de trabajo
La mensajería instantánea (IM) es un servicio basado en Internet que permite a las personas comunicarse entre sí en tiempo real a través de un software de IM. A principios de los 90, la mensajería instantánea era utilizada principalmente por personas que querían chatear o hablar entre sí a través de Internet. Pero con el crecimiento de la tecnología, la mensajería instantánea se convirtió en una verdadera herramienta para los negocios.
Breve historia de la mensajería instantánea
A una empresa de software llamada Mirabilis se le atribuye haber diseñado la primera aplicación de mensajería instantánea llamada ICQ, que era una forma abreviada de "Te busco". Este ICQ se hizo tan popular que, en muy poco tiempo, surgieron aplicaciones similares como Yahoo Messenger, AIM y Skype. Incluso el gigante de las redes sociales, Facebook, no se queda atrás. ezTalks también es una plataforma de mensajería instantánea de rápido crecimiento que puede usar para todas sus comunicaciones personales y comerciales.
Papel de la mensajería instantánea en los negocios
Como suele decirse, “La comunicación es el alma de los negocios”. Uno de los principales beneficios de la mensajería instantánea en el lugar de trabajo es que permite a las empresas comunicarse entre sí en tiempo real. Los ejecutivos de negocios necesitan comunicar sus ideas y objetivos comerciales con otros ejecutivos que, a su vez, transmitirán las mismas aplicaciones a los empleados. La mensajería instantánea proporciona una forma rentable y conveniente para que las empresas se comuniquen. A medida que la mensajería instantánea continúe evolucionando, se agregarán más funciones amigables para los negocios. Estas son algunas de estas características:
Voz sobre IP (VoIP)
Esto permite a los usuarios realizar y recibir llamadas de voz a través de Internet. Es muy parecido a sus llamadas telefónicas normales, solo que en este caso, el modo de transmisión de voz es Internet.
Atrás quedaron los días en los que la mensajería instantánea estaba restringida a solo dos personas. Ahora, con las conferencias, tres o más personas pueden hablar entre sí en tiempo real.
Videollamadas
Esta función de mensajería instantánea permite a los usuarios hablar entre ellos en tiempo real a través de video para que puedan verse y escucharse.
Esta es una actualización de las videollamadas. Aquí, tres o más personas participan en una videollamada, todo en tiempo real. Por lo tanto, las reuniones, conferencias, presentaciones comerciales podrían realizarse cara a cara en tiempo real, incluso si los participantes están separados por grandes distancias.
Ventajas de la mensajería instantánea en los negocios
1. Comunicación en tiempo real
A diferencia de los correos electrónicos en los que debe esperar a que los mensajes se descarguen del servidor, el uso de la mensajería instantánea le permite comunicarse con los usuarios en tiempo real. Esta es una de las principales ventajas de la comunicación por mensajería instantánea para las empresas. Si un contacto aparece en línea, puede enviar y recibir mensajes en tiempo real, más rápido que una respuesta por correo electrónico. Esto es particularmente útil en un entorno comercial donde los clientes obtienen respuestas rápidas a las preguntas. La mensajería instantánea también podría usarse para comunicaciones internas más rápidas.
2. Ahorro de costos
Con la mensajería instantánea, puede comunicarse con cualquier persona en cualquier parte del mundo sin tener que pagar las costosas tarifas de llamadas internacionales. Puede llamar a sus proveedores en el extranjero, hacer una presentación de cierre de trato a través de videoconferencia, contratar personal en países extranjeros y realizar negocios a nivel internacional a costos muy reducidos, en relación con los métodos tradicionales de hacerlo.
3. Conveniente
La mensajería instantánea proporciona comunicación en tiempo real que no es tan intrusiva como cuando usa un teléfono. Puede comunicarse con su pareja directamente en su computadora portátil mientras hace otras cosas. Pero con una llamada telefónica, ambos tendrían que pausar lo que estuvieran haciendo para comunicarse de manera efectiva.
4. Trabajo en equipo
La mensajería instantánea puede ser una buena herramienta para la formación de equipos en un lugar de trabajo, especialmente cuando tiene miembros del equipo en diferentes ubicaciones. Si bien las palabras pueden escucharse o malinterpretarse fácilmente en conversaciones telefónicas, es menos probable si la conversación se realiza a través de mensajes de texto. Esto también es útil si uno o más miembros del equipo hablan con un acento que no es fácilmente comprensible o en un lugar de trabajo ruidoso.
5. Archivado
Algunas plataformas de mensajería instantánea ofrecen funciones de mantenimiento de registros. Por lo tanto, podría buscar fácilmente los registros de conversaciones anteriores.
6. Reducción de correo no deseado
Los correos electrónicos se saturan fácilmente con correos electrónicos no deseados, a diferencia de cuando usa la mensajería instantánea para negocios.
Como todo lo demás, la mensajería instantánea también tiene sus inconvenientes. Entonces, ¿cuáles son algunas de las desventajas de la mensajería instantánea para empresas?
Desventajas de la mensajería instantánea en el lugar de trabajo
1. Distracción
Este es el principal inconveniente de la comunicación en tiempo real. Dado que los usuarios esperan respuestas rápidas de usted, podría distraerlo fácilmente de sus tareas laborales habituales. Esto podría, a su vez, conducir a una reducción de la productividad.
2. Seguridad
La mensajería instantánea representa una amenaza para la seguridad de su empresa, ya que son aplicaciones de terceros. A veces, estos programas se vuelven vulnerables a ataques maliciosos y se roban datos o se invade su sistema. Además, compartir archivos abre su red comercial al malware.
3. Virus
Los virus y spyware que podrían dañar su negocio pueden ingresar fácilmente en su red a través de estas aplicaciones de terceros.
4. Compatibilidad
Existen varias plataformas de mensajería instantánea, cada una con su propia red peculiar. Lamentablemente, cada uno se comunica, en su mayoría, dentro de su propia red. Comunicarse con diferentes usuarios requeriría instalar varios programas de mensajería instantánea o usar programas que puedan acceder a varias redes simultáneamente como Pidgin o Trillian.
La última palabra
Aquí se analizan los pros y los contras de la mensajería instantánea para empresas, y podemos ver fácilmente que las ventajas de la mensajería instantánea definitivamente superan sus desventajas. Con el panorama en constante evolución de la mensajería instantánea, el comercio, el servicio al cliente y las empresas en el futuro cercano bien pueden ser un cóctel en los programas de mensajería instantánea, ya que se convierte cada vez más en la principal forma en que las empresas interactúan entre sí, compran cosas, generan lealtad o brindan servicios. Si está buscando un programa de mensajería instantánea para su negocio, puede considerar ezTalks.