10 consejos para la gestión de equipos distribuidos

Los equipos distribuidos, como sugiere el nombre, son equipos que no trabajan en la misma ubicación física. Los miembros del equipo están dispersos en diferentes geografías, diferentes zonas horarias y, a veces, también en diferentes organizaciones, mientras trabajan en el mismo proyecto o función comercial.

La gestión de equipos distribuidos no está exenta de desafíos. Se han probado muchos métodos para garantizar que los equipos distribuidos funcionen sin problemas, especialmente las redes sociales, pero ningún método ha demostrado ser completamente infalible y fácil de usar. En este artículo, compartiremos 10 consejos para administrar equipos distribuidos. Use estos consejos y vea si dan los resultados deseados.

Consejo 1: La tarea más importante y la primera a realizar es concentrarse en los resultados deseados. Discuta en detalle con su equipo qué es lo que quieren lograr en conjunto. Muéstrales una visión de lo que quieres ofrecer. Haz que se concentren en la meta.

Consejo 2: El siguiente paso lógico es compartir con su equipo por qué el proyecto es importante para usted y su equipo. Una vez que el equipo esté en la tarea emprendida, se relacionarán con el proyecto y se sentirán motivados para terminar la tarea dentro del tiempo estipulado.

Consejo 3: para administrar bien un equipo distribuido, debe otorgar a cada miembro de su equipo un rol claro y una responsabilidad distinta. Puede decidir esto en función del proyecto que tiene, así como en función de la competencia de cada miembro de su equipo. Esto también ayudará a los miembros de su equipo a concentrarse en cada minitarea como parte del todo y luego consolidar todo al final.

Consejo 4: Defina hitos. Dar una dirección clara a cada uno de los miembros del equipo. Una vez que haya explicado lo que se supone que debe hacer cada miembro del equipo, es posible que deba ponerse en contacto individualmente con cada miembro del equipo para ayudar y brindar más orientación para la tarea individual.

Consejo 5: Invierta en buenos recursos para configurar su oficina virtual que pueda reunir a su equipo distribuido. Utilice aplicaciones como ezTalks Cloud Meeting, que son herramientas de videoconferencia basadas en la nube y tienen funciones como compartir contenido y pantalla, pizarra interactiva avanzada, chat multiplataforma junto con audio y videoconferencia de alta definición.

Consejo 6: manténgase conectado con los miembros del equipo con frecuencia y organice reuniones regulares en línea para discutir el estado o los desafíos que enfrentan los miembros del equipo. Estas reuniones tienen que ser fijadas con suficiente antelación para adaptarse a las preferencias de todos en el día y la hora. El tiempo seleccionado también debe ser según la conveniencia de todos. Si hay un miembro del equipo en particular cuyo tiempo no se ajusta en absoluto al horario, concéntrese en las reuniones.

Sugerencia 7: para la gestión de equipos distribuidos, asegúrese de que sus reuniones estén estructuradas y vayan al grano. Lo que aprecian todos los miembros del equipo es que la mayoría de ellos trabajarán en diferentes zonas horarias. Es recomendable compartir un informe de estado antes de la reunión, para que los participantes estén en la misma página.

Consejo 8: Mientras se reúne con el equipo distribuido, asegúrese de que toda su discusión también se presente visualmente. Use aplicaciones versátiles y confiables, como presentaciones de diapositivas o comparta su pantalla, para que todos sigan lo que usted quiere transmitirles. Además, una presentación visual en línea minimiza cualquier posibilidad de malentendido. Intente utilizar las videoconferencias tanto como pueda.

Consejo 9: Sea siempre accesible para los miembros de su equipo. Hágales saber los métodos y el marco de tiempo que prefiere que se pongan en contacto con usted para cualquier pregunta o aclaración que puedan necesitar. Para la gestión de equipos distribuidos, debe ayudarlos a comprender que una vez que se encuentran en una situación de crisis, pueden comunicarse con usted. Explique los métodos que pueden usar para comunicarse con usted, ya sea a través de una llamada o una aplicación de mensajería instantánea gratuita, etc.

Consejo 10: Celebre las pequeñas victorias. Esto es muy importante para todo el equipo. Cada pequeña victoria y logro debe ser apreciado. Pruebe y envíe pequeños tokens o tarjetas que se pueden obtener localmente en el lugar desde donde trabaja el miembro del equipo en particular.

El concepto de equipos distribuidos se está poniendo al día rápidamente en la creciente globalización actual, donde las empresas utilizan la productividad de diferentes ubicaciones y zonas horarias. Este arreglo también ahorra mucho en costos de infraestructura y aumenta la productividad ya que los miembros del equipo tienden a trabajar en diferentes horas. Si dirige un equipo distribuido, puede tomar los 10 mejores consejos para administrar equipos distribuidos de una manera eficiente y fácil.