10 consejos para administrar equipos virtuales de manera efectiva
Casi todos los individuos trabajan en un ambiente de equipo, esto se debe a que siempre ha existido la creencia de que los equipos altamente efectivos son aquellos que están ubicados juntos. La mayoría de los gerentes normalmente deciden compartir la ubicación de su equipo después de su reorganización a pesar del hecho de que una rotación constante de personas que migran de un lugar a otro es vista por otros como improductiva.
Por otro lado, existe un fenómeno mundial que está influyendo en la dotación de personal en una dirección diferente. Las herramientas de colaboración en línea, la comunicación confiable y más rápida, así como Internet, facilitan que las personas se reúnan en equipos que ya no comparten el mismo lugar. Dichos equipos se conocen como equipos virtuales. Son equipos reales que pueden encajar con éxito en la definición clásica con respecto a trabajar juntos, para lograr un conjunto común de metas/objetivos. El término virtual se debe a que estos equipos no interactúan ni se comunican de la manera tradicional, es decir, cara a cara.
10 consejos para gestionar equipos virtuales
Hay un buen número de técnicas especiales que se pueden utilizar en la gestión exitosa del equipo virtual, las principales incluyen las siguientes: 1. Objetivos del equipo Uno de los consejos para administrar un equipo virtual es que es importante que todos los miembros del equipo sean conscientes y entiendan exactamente lo que están haciendo juntos. Esto se debe a que corren el riesgo de ser contribuyentes individuales si solo se entienden los roles personales y el trabajo. Por lo tanto, establecer objetivos de equipo claros y completos es una buena forma de gestionar un equipo virtual.2. Recordatorio de equipoEs una realidad que si los miembros individuales de un equipo sienten que están trabajando de forma independiente, actuarán de esa manera. Sin embargo, si los miembros individuales son conscientes del hecho de que componen un equipo más grande con resultados y objetivos comunes, es probable que las cosas funcionen bien. Esto se debe a que definitivamente se sentirán mejor con respecto a su trabajo y esto se traducirá en su colaboración activa con otros miembros del equipo. Por lo tanto, una forma efectiva de gestionar equipos virtuales globales tiene que ver en parte con recordarles a todos que son un equipo.3. Reglas básicasEs fundamental que los equipos virtuales muestren un conjunto de comportamientos que sean aceptables y comunes para ellos, independientemente de su naturaleza remota. Este es uno de los consejos más fundamentales para la gestión de equipos virtuales. Las reglas básicas aquí se refieren a cosas tales como: • Establecer horarios de trabajo estándar para todos los miembros de un equipo.
• Establecimiento de horarios para el almuerzo.
• Determinar reuniones obligatorias, es decir, por teléfono, por Internet o en persona.
• Definición de expectativas con respecto a los tiempos de respuesta de la comunicación. Establecer reglas básicas es la clave para administrar un equipo virtual y nunca debe pasarse por alto.4. Reuniones regulares Cuando se trata de cómo administrar equipos virtuales de manera efectiva, es necesario organizar reuniones regulares con todo el equipo y con individuos. Esto debe hacerse tanto en forma presencial como en línea. Las reuniones en línea se pueden realizar a través de soluciones de videoconferencia, como ezTalks Cloud Meeting.ezTalks Cloud Meeting tiene características sorprendentes que satisfacen todas las necesidades comerciales. Lo que lo hace atractivo es que ofrece una versión gratuita conveniente para todos los consumidores interesados y viene con la mayoría de las funciones premium. Esta versión gratuita atiende hasta 100 participantes. Tiene las siguientes características: • Acceso rápido a la reunión: es muy fácil unirse a las reuniones con la reunión en la nube de ezTalks. Esto se debe a que los miembros del equipo simplemente pueden iniciar sesión en una reunión a través de un navegador, no es necesario registrarse. • Calidad de audio y video súper HD: la calidad de audio y video es muy importante para las reuniones en línea. ezTalks Cloud Meeting tiene resoluciones HD de 1080P y 1920P que garantizan que las transmisiones de audio y video sean nítidas. • Anotaciones convenientes y uso compartido de pantalla: los equipos virtuales pueden usar ezTalks Cloud Meeting para presentar archivos de Word, PDF y PPT. Compartir pantallas también es fácil, ya que solo abre el archivo y luego hace clic en compartir el escritorio. • Grabar reuniones en línea: los equipos virtuales pueden grabar reuniones con ezTalks Cloud Meeting. • Programación de reuniones en línea: es muy fácil para los equipos virtuales programar una reunión con ezTalks Cloud Reunión.• Chat en vivo de texto.• Controle la configuración de la reunión y los participantes.5. Tareas más cortas Es mejor dar tareas más cortas cuando se gestionan equipos virtuales. Esta es la única manera de garantizar que se completarán a tiempo. Esto significa repartir el trabajo, para poder seguirlo fácilmente.6. Gestión de la carga de trabajo Otro consejo sobre cómo gestionar un equipo virtual es que se debe ser explícito y preciso al asignar trabajo a los miembros de un equipo virtual. Además, es importante realizar un seguimiento para garantizar que todo el trabajo se complete a tiempo.7. Ajustar las diferencias horarias Es recomendable ajustar y comprometer las diferencias horarias. Lo que es conveniente para uno puede no ser necesariamente conveniente para otros miembros del equipo.8. Sensibilidad a las diferencias culturales Los equipos virtuales se componen de personas de múltiples culturas y países. Por eso es importante apreciar las diferencias en la forma en que las personas trabajan y se comportan al administrar un equipo virtual.9. Gestionar las expectativas Es aconsejable gestionar las expectativas porque hay miembros del equipo virtual que en algún momento querrían trasladarse a la sede. Por eso es bueno tener conocimiento desde el principio de qué ofrecerles en esos momentos.10. Entendimiento compartido durante el reclutamiento Los miembros del equipo virtual deben ser personas que compartan similitudes y experiencias previas y que hayan trabajado internacionalmente. Esto se refiere a la formación académica, trabajado en proyectos similares y actividades de formación compartidas. El objetivo es tener diversidad y generar confianza con un punto de contacto.
Conclusión
La gestión de equipos virtuales es inevitable a medida que las empresas avanzan para expandirse en todo el mundo. Los diez consejos descritos anteriormente ayudarán a los gerentes a obtener lo mejor de sus equipos virtuales.
