A medida que las empresas buscan formas de reducir los costos de viaje y también quieren ahorrar tiempo, las videoconferencias están ganando cada vez más importancia. Ayuda a que la colaboración y la comunicación sean mucho más rápidas y sencillas, y las empresas obtienen enormes beneficios de ello.
Sin embargo, si desea disfrutar de una experiencia impecable, hay algunos consejos de videoconferencia que siempre debe seguir, que descubriremos de inmediato.
5 consejos efectivos para videoconferencias
1. Conozca todas sus herramientas Casi todo el mundo tiene al menos alguna idea sobre cómo conectarse a través de videos hoy en día, todo gracias a las diversas aplicaciones disponibles. Sin embargo, solo la familiaridad no es suficiente si lo está utilizando para fines comerciales, y debe ser plenamente consciente. Hay tantos tipos diferentes de herramientas de videoconferencia disponibles, desde salas de telepresencia que pueden costarle entre cientos y miles de dólares, hasta sistemas de rango medio que usan hardware especializado, hasta servicios de bajo costo o incluso gratuitos como ezTalks Meetings, que aunque es gratis, te ofrece servicios que otro software requerirá que pagues una gran fortuna para usar. ezTalks también tiene versiones pagas que ofrecen servicios aún mejores. Ya sea que sea un participante o un presentador, es muy importante que dedique tiempo y comprenda el software, el hardware y el tipo de conectividad que utilizará. Debe aprender acerca de todo esto con mucha anticipación para que no haya ningún problema experimentado cuando la conferencia esté en marcha.2. Dale importancia a tus visuales, si estás en un sitio de telepresencia las cosas son diferentes, si no, debes darle suficiente importancia a cómo miras a la cámara y también a tu entorno. Estas cosas deben ser consideradas tanto por los participantes como por los presentadores. Asegúrese de que su ubicación esté ordenada y no tenga fondos ocupados. Ni siquiera debe haber ventanas abiertas que puedan distraer a los espectadores cuando la gente vaya y venga detrás de usted. El área que elijas también debe tener suficiente iluminación para que tu rostro sea visible sin deslumbramientos ni sombras. Asegúrese de no moverse fuera del alcance al hablar. Es muy importante que todos los participantes sean vistos y puedan ver cuando están hablando. Si se encuentra en una sala de videoconferencias de una sola pantalla, debe colocar la cámara sobre la pantalla, cerca del centro. Si hay un sistema de dos pantallas, lo ideal es que la cámara se coloque cerca del medio, entre las pantallas, para ayudar en el contacto visual. Además, recuerde que la pantalla debe instalarse de tal manera que la parte inferior de la imagen quede justo por encima de la altura de la mesa de conferencias.3. Revisa el sonido También hay que darle importancia al sonido. Su micrófono debe estar bien posicionado para que su voz no suene demasiado baja o demasiado alta para los demás. Si no se pueden evitar los ruidos de fondo, no olvide utilizar el botón de silencio. Los micrófonos de techo son buenos para salas de conferencias grandes. Si es posible, evite los micrófonos de mesa, ya que pueden captar ruidos como golpes con los dedos o papel que se mueve y pueden ser molestos. Si hay más de un participante presente en una sala, será mejor usar un micrófono entre dos participantes. Una vez que termine la llamada, no olvide apagar las funciones de audio y video para evitar compartir información confidencial.4. Comprométase y sea atractivo Si desea que su videoconferencia sea exitosa, no intente dar una conferencia, sino hablar con su audiencia. Nunca lea las diapositivas de PowerPoint en un tono monótono. Lo mejor será hacer preguntas con frecuencia para que los participantes se mantengan comprometidos y tratar de dirigirse a ellos por su nombre si es posible. Para que todos se involucren, lo mejor será usar funciones integradas como pizarras y salas de chat, y para hacerlo, debe seleccionar un software de videoconferencia como ezTalks que ofrece estas y otras características interesantes. Además, mostrar gráficos, videos e imágenes relacionadas con el tema para que la conferencia no termine siendo aburrida.5. Dale importancia a tu apariencia. Por último, uno de los consejos más importantes para las videoconferencias es vestirse apropiadamente. Puede estar participando en la reunión desde su hogar, pero aún es parte de un evento formal. Por lo tanto, debe vestirse como lo haría mientras asiste a cualquier otra reunión con ropa formal. Ya que lo más probable es que te noten de cintura para arriba, dale más importancia a esto. No solo debe vestirse apropiadamente, sino también peinarse o amarrarse el cabello de manera formal. Por lo tanto, estos son algunos consejos simples pero efectivos para videoconferencias que debe seguir cada vez que planee organizar videoconferencias en línea y, si los sigue cuidadosamente, toda su reunión van a ser completamente profesionales y exitosos.
