Cómo crear un entorno colaborativo para videoconferencias

Hoy en día, la mayoría de los equipos dependen de la tecnología para colaborar y conectarse día a día, pero a los ejecutivos aún les resulta difícil lograr que su fuerza laboral se conecte correctamente. Según ciertos expertos, una de las razones detrás de esta conferencia virtual ineficaz es la disparidad de presencia. La disparidad de presencia son las diferencias disfuncionales que las personas, tanto internas como remotas, enfrentan durante las reuniones. Como resultado de la disparidad de presencia, el equipo no puede ser productivo y colaborar bien, y esto causa estrés y frustración en los asistentes, y también afecta el negocio. Es por esto que debes intentar crear un entorno colaborativo para las videoconferencias. Pero, ¿cómo haces eso? Bueno, solo comienza a seguir los consejos que se dan a continuación.

1. Usa la cámara adecuada

Si realmente desea crear una sensación de conexión adecuada en su videoconferencia, debe poder escuchar y ver a todos (incluso a los asistentes remotos) como si estuvieran todos en la sala, y una excelente manera de hacerlo será use una cámara que tenga una lente gran angular. Hay dos ventajas que experimentará si usa una lente de cámara gran angular, una, ayudará a exagerar el punto de vista y, por lo tanto, hará que las cosas parezcan más cercanas de lo que realmente son. En segundo lugar, todo estará bien enfocado y aparecerá dentro del marco. Una cámara de gran angular realmente te hará sentir correctamente conectado, y para disfrutar de esta conexión, las personas presentes en la sala no necesitarán sentarse demasiado cerca unas de otras para que puedan ser vistas. Al mismo tiempo, no tendrá que preocuparse por si las personas pueden ver las pantallas enfocadas o no, ya que una lente gran angular siempre ayuda a que todos vean las cosas perfectamente, como si todos estuvieran presentes allí.

2. Asegúrese de que puede oír bien

Si durante la videoconferencia no pueden escucharse bien, puede provocar una falta de comunicación e incluso puede causar frustración en los asistentes. Sin embargo, no debe preocuparse, ya que los avances tecnológicos han creado parlantes y micrófonos HD, que funcionan perfectamente y ni siquiera son caros. Mientras compra parlantes o micrófonos, debe aprender sobre su cancelación de eco y ruido, ya que estas son las características que ayudarán a asegurarse de que los ruidos de fondo no lo molesten y también que disfrute de la claridad adecuada durante las conferencias. Además, dale importancia a la sala donde realizarás la conferencia. Una habitación debidamente amueblada absorberá el sonido y, por lo tanto, hará que la experiencia de audio sea más agradable. Puede colocar paneles acústicos en las paredes de la sala de reuniones y una alfombra en el piso duro, ya que no permitirá que el sonido rebote en la sala, lo que garantiza una gran experiencia. Tenga en cuenta estos consejos, ya que realmente alteran la experiencia de la videoconferencia.

3. Usa una pantalla grande

A todos nos encanta jugar a nuestro juego favorito o ver nuestra película favorita en una pantalla grande, y eso se debe a que crea una gran experiencia visual. En una videoconferencia, las pantallas grandes ayudan a garantizar que todos puedan ser vistos correctamente, no agregan tensión a los ojos y, además, se cree que provocan un aumento en la productividad. Según un estudio realizado en Utah, se descubrió que las personas que usaban monitores grandes terminaban sus tareas mucho más rápido (hasta un 52 por ciento) y tenían una gran experiencia. Algunos diseñadores también sugieren usar más de una pantalla en la sala de conferencias y usar cada una para diferentes propósitos, como una para compartir diapositivas, otra para conversar cara a cara, etc.

4. Usa el tipo correcto de luz

Es un hecho bien conocido que la mayoría de las personas son extremadamente conscientes de cómo se ven frente a la cámara. De hecho, están más preocupados por cómo se ven en la cámara que en la vida real, y pasarían la mayor parte del tiempo durante las videollamadas mirándose a sí mismos. Ahora, esto es algo que no puede pagar durante una videoconferencia, ya que se están discutiendo temas importantes. Entonces, para manejar este problema, debe usar la iluminación a su favor. Será mejor usar luces suaves en su sala de videoconferencias, ya que las personas generalmente se ven mejor bajo esa luz. Puede usar una buena luz de techo y luego colocar algunas lámparas en las ventanas cercanas. Sin embargo, será mejor que experimentes con arreglos de luces hasta que encuentres la combinación perfecta.

5. Cree un entorno de asiento relajado

Para crear un entorno de videoconferencia colaborativo perfecto, también debe dar importancia a la disposición de los asientos. En lugar de seguir el mismo estilo antiguo de sala de juntas donde la mesa ocupa el centro del escenario, será ideal crear un ambiente relajado con algunas mesas pequeñas. Este tipo de montaje permitirá a los asistentes estirarse y ponerse de pie cuando quieran para estar más relajados y por tanto más atentos. Incluso puede optar por un ambiente de salón en el que puede usar sofás y mesas de café para crear un ambiente agradable y relajado que sea favorable para crear una buena colaboración.

6. Utilice el software de videoconferencia adecuado

Ahora que sabe cómo crear un buen entorno de videoconferencia colaborativa, también necesita saber que usar el software de videoconferencia adecuado también es muy importante para disfrutar del éxito. Aunque, por supuesto, tiene opciones casi infinitas cuando se trata de dicho software, pero para disfrutar de una gran experiencia debe conformarse con nada menos que lo mejor, y busca los mejores extremos con ezTalks. ezTalks ofrece servicios de videoconferencia en línea fáciles y profesionales que ayudan a que la colaboración de video comercial sea mucho más fácil. Algunas de las características que puede disfrutar incluyen el uso compartido instantáneo de pantalla y contenido, pizarra innovadora, video y audio HD, chat multiplataforma, grabación y reproducción, control y administración adecuados, y excelente organización y programación. También tiene varios planes para elegir: el plan de inicio gratuito, y los planes Pro y Enterprise, a tarifas muy nominales.

Seguir estos consejos seguramente lo ayudará a crear el entorno de videoconferencia perfecto y, una vez que lo logre, su empresa seguramente disfrutará de un mayor crecimiento, mejores ganancias y un mejor futuro.