Las 7 mejores etiquetas de reuniones virtuales para llevar a cabo una reunión exitosa
En todo el mundo, las reuniones se llevan a cabo a través de Internet, líneas telefónicas, videoconferencias y otros medios tecnológicos. La virtud de este tipo de reuniones es que los colegas pueden reunirse y discutir proyectos sin tener que estar en una ubicación geográfica.
Las reuniones virtuales pueden ahorrar mucho tiempo, ya que permiten a las empresas realizar reuniones sin necesidad de reservar viajes de negocios. Si bien las reuniones virtuales ofrecen una gran cantidad de beneficios, tienen desafíos importantes que solo elegir entre una variedad de opciones para videoconferencias, teleconferencias o reuniones web. A continuación se presentan 7 etiquetas de reuniones virtuales efectivas para llevar a cabo una reunión exitosa.
Defina su agenda
Tenga en cuenta que las reuniones virtuales están destinadas a ahorrar tiempo y mejorar la productividad. Como tales, no deberían durar demasiado. Como líder de una reunión virtual, programe la hora de inicio y finalización y haga que la reunión sea lo más concisa posible. Si tiene la intención de programar una reunión de una hora, lo más probable es que tarde más de una hora, ya que algún participante llevará la conversación a la maleza. Por lo tanto, programe la reunión para la mitad del tiempo que tenía previsto anteriormente. Prepare la agenda e informe a los participantes el propósito de la reunión. Los participantes deben ser respetuosos con el propósito de la reunión.
Elija el servicio adecuado
La próxima etiqueta de la reunión virtual que nos gustaría mencionar es asegurarse de que la tecnología que pretende utilizar esté en buenas condiciones de funcionamiento con anticipación. ¿Por qué? Esto le dará tiempo suficiente para hacer los ajustes necesarios. Elegir un servicio confiable es clave para una reunión virtual exitosa. Hay muchos proveedores de servicios de videoconferencia, pero recomendaríamos ezTalk Cloud Meeting debido principalmente a sus imágenes de alta definición y audios claros.
Algunas de las características notables incluyen el uso compartido colaborativo de la pizarra, el uso compartido de la pantalla, el chat grupal y el chat privado, y permite la grabación para su reproducción posterior. ¡Eso no es todo! El servicio le permite realizar reuniones virtuales con hasta 500 participantes.
Mantenga a los participantes comprometidos
Hay una tendencia en las reuniones virtuales a iniciarse de inmediato, lo que puede afectar negativamente la construcción de relaciones. Como facilitador, debe hacer que los participantes se sientan conectados, para que tenga una reunión productiva. ¿Cómo? Pida a cada participante que se identifique ante el grupo. Además, asegúrese de recordarles que digan sus nombres. Otra forma de mantener a la audiencia interesada es hacer una pregunta y recibir respuestas a través del chat. Si hay participantes que no van a agregar su voz a la reunión, deben silenciarse para que los ruidos de su ubicación no distraigan el proceso.
Asegúrese de hablar concisamente
Si usted es un líder, mantenga sus puntos concisos. Las reuniones virtuales pueden ser aburridas cuando solo habla un participante. Los participantes estarán cansados de escuchar a una sola persona dominando la conversación. Los participantes deben sentirse comprometidos y tener la oportunidad de hablar y expresar su opinión.
A veces puede haber un retraso de tiempo entre los participantes, por lo que debe darles suficiente tiempo para dar su discurso. Si usted es un participante que tiene la intención de dar su opinión, comience presentándose antes de comenzar a explicar.
Cerrar otros programas
Otra etiqueta de reunión de equipo virtual es siempre cerrar sus programas. Mucha gente inicia sesión en las reuniones virtuales con diferentes programas abiertos. Mi consejo es cerrar todos los programas antes de unirse a la reunión. Esto tiene un efecto sobre qué tan rápido funciona su computadora y qué tan claro es el sonido. Además, le ahorrará la vergüenza si está compartiendo pantallas. ¡No querrá que sus compañeros de trabajo sepan que su cónyuge irá a una fiesta después del trabajo! Mantenga abierto lo que se requiere para la reunión. Además, intente unirse a la reunión temprano, para que no sea usted quien llegue tarde y distraiga a los participantes.
Encuentre un entorno tranquilo y silencioso
Mientras se reúne virtualmente, debe realizar su reunión en un entorno profesional. Encuentre un espacio tranquilo que esté libre de ruido de fondo. Si participa desde su casa o desde un lugar público, busque una habitación tranquila y privada y apague la televisión y la música. Si es posible, pídale a alguien que mantenga a los niños pequeños oa las mascotas ocupados para que no interrumpan la reunión. Recomendamos un código de vestimenta profesional para mantener una imagen profesional y sentarse en una silla, en lugar de descansar perezosamente en el sofá.
Centrarse en la reunión
En una reunión cara a cara, no solo te levantas y caminas. Las reuniones virtuales no son una excepción. No debe presionar el botón de silencio y responder a los correos electrónicos, navegar por la web. Esta es una etiqueta de reunión virtual importante. Incluso si silencia su micrófono, su movimiento o actividades durante la reunión podrían interpretarse como un intento de indicarle al facilitador que le dé la oportunidad de expresar su opinión. Esto puede distraer al orador o a toda la audiencia. Los participantes deben concentrarse en la reunión y también respetar la agenda de la reunión.
Ahí lo tienen, 7 etiquetas de reuniones de equipos virtuales. Seguir estos consejos puede evitar que un facilitador y los participantes tengan reuniones que duren demasiado o que sean ineficaces.