10 consejos para reuniones remotas

La forma en que los equipos operan y colaboran cambia constantemente. La subcontratación, la fuerza laboral remota y la consultoría están en una tendencia al alza. La preferencia de los clientes por comunicarse de forma remota en lugar de en persona debido a limitaciones de tiempo es cada vez más común. Uno de los principales problemas que está afectando al trabajo remoto desde hace algún tiempo es cómo llevar a cabo una reunión virtual de manera efectiva. La definición de reunión remota es cuando personas de todo el mundo utilizan texto, audio y video para comunicarse en línea, independientemente de su ubicación. Tales reuniones permiten a las personas compartir datos e información en tiempo real y no requieren que estén presentes en una sola ubicación física. Las reuniones remotas improductivas son indeseables, no deben acomodarse como parte de las operaciones de una organización y es por eso que es esencial aprender consejos útiles para reuniones remotas.

10 consejos principales para reuniones remotas

Como se mencionó anteriormente, organizar reuniones remotas efectivas puede ser bastante difícil. Es por eso que las personas deben estar equipadas con consejos útiles y prácticos para reuniones remotas que puedan garantizar que sus reuniones sean exitosas o productivas. Los siguientes son algunos consejos para reuniones remotas:

1. Herramientas ideales para reuniones remotas

Siempre es recomendable seleccionar las herramientas de reuniones remotas adecuadas que satisfagan sus necesidades o sirvan al propósito previsto. Hay varios software efectivos en el mercado hoy en día que se pueden usar para facilitar reuniones remotas como ezTalks Meetings. Dicho software admite videoconferencias , uso compartido de escritorio y otras innumerables características que promueven reuniones remotas exitosas. Podría decirse que esto puede considerarse uno de los factores que más contribuyen a las reuniones remotas efectivas. Invierta en una herramienta para reuniones como ezTalks Cloud Meeting, que es rápida y fácil de usar.

2. Sensibilidad de zona horaria

Las personas que tienen la responsabilidad de organizar reuniones remotas deben asegurarse de elegir un horario que sea adecuado para todos los asistentes/participantes. Esto asegurará que todos los participantes estén presentes y finalmente dará como resultado una reunión efectiva.

3. Orden del día

Es una buena práctica compartir la agenda de una reunión remota antes de celebrarla. Esto garantizará que ningún asistente se desvíe. Compartir la agenda uno o incluso dos días permitirá que todos los participantes se mantengan encaminados. Además del hecho de que la agenda debe compartirse con anticipación, debe planificarse cuidadosamente para que cubra solo cosas específicas y se ciña al plan predeterminado.

4. Invitaciones

Es muy desafiante celebrar reuniones remotas con numerosos participantes. Esto se debe principalmente a la limitación tecnológica y la incapacidad de todos para hacer una contribución durante la reunión. Es recomendable comenzar con un número reducido de asistentes e ir aumentando gradualmente el número con un éxito de gestión de equipo remoto mejorado.

5. Formular reglas

Independientemente de si se trata de una reunión periódica, una sesión de aprobación, una actualización de un proyecto o incluso una lluvia de ideas. Es importante desarrollar reglas que controlarán los procedimientos de la reunión. Esto debe distribuirse antes de la reunión o, mejor aún, configurarse para una duración más prolongada. Las reuniones remotas incontrolables no potencian la creatividad ni son productivas. De hecho, es probable que generen caos porque todos querrán hablar simultáneamente o alguien querrá dominar una conversación.

6. Presentaciones

Todos los que asistan a una reunión remota deben ser presentados desde el principio por la persona que preside la reunión. Esto promueve una fácil interacción entre los participantes y también mantendrá a las personas involucradas desde el principio. Otra razón para presentar a todos es que la cámara de video no muestra a todos los oradores durante una reunión remota. Las personas tenderán a estar más dispuestas a contribuir y serán más abiertas cuando conozcan la identidad de la persona que está de guardia.

7. Charla trivial

Es igualmente importante que los asistentes a una reunión remota tengan una pequeña charla antes del comienzo de la reunión. Es beneficioso porque hace que las personas se sientan conectadas y también les ayuda a hacer sentir su presencia. Las cosas que se discutirán durante una pequeña charla deben ser asuntos fuera del trabajo.

8. Recordatorio del gol

Este es uno de los mejores consejos para reuniones remotas. Se debe recordar a los participantes el objetivo de la reunión inmediatamente después de que comience. Esto se puede lograr colocando una etiqueta adhesiva del objetivo de la reunión en una pizarra de colaboración en línea, si está disponible. Esto ayuda a mantenerlo fresco en la mente de todos los asistentes.

9. Preparación

La tecnología es muy buena, pero a veces puede decepcionar. Esta es la razón principal por la que es aconsejable unirse siempre a una reunión un poco antes de la hora programada. Esto le permitirá probar si todo funciona correctamente en lugar de solucionar un problema imprevisto. Entrar temprano también le brinda la oportunidad de encontrar una alternativa si su hardware o software está experimentando desafíos.

10. Comentarios

La mejor manera de mantener a todos los participantes de una reunión remota atentos y comprometidos es pedir comentarios continuamente. Esto no le dará a nadie la oportunidad de desconectarse. Además, animará a todos a participar activamente planteando inquietudes, comentarios e incluso haciendo preguntas.

Los consejos anteriores para reuniones remotas no son exhaustivos, ya que hay muchos más, pero deberían ser suficientes para facilitar una reunión efectiva.

Conclusión

La información perspicaz anterior sobre la definición de reuniones remotas y los consejos deberían ayudar a las empresas a realizar reuniones remotas exitosas.