Cómo hacer que sus reuniones en línea sean más significativas
La mayoría de los consumidores están cambiando hoy en día a los servicios en línea para mejorar la ruptura de todas las barreras de la satisfacción del servicio y una mejor gestión empresarial. Cuando realice una reunión en línea, podrá darle a su negocio una muy buena actualización que puede ser más impresionante para los demás.
Hay muchos beneficios de realizar reuniones en línea que pueden ser beneficiosas para su negocio. Es una excelente manera que puede emplear para expandir y expandir su negocio a otras partes del país. Aquí enumeramos las mejores formas de ayudarlo a que sus reuniones en línea sean más significativas.
1. Desde el principio, comience por establecer bordes definidos.
Una buena reunión debe comenzar y terminar a tiempo. Conferencias a tiempo según lo indicado por su plan. Comenzar tarde penaliza a los asistentes puntuales y premia a los que llegan tarde. Hágase el hábito de comenzar la reunión en línea a tiempo para que las personas estén preparadas para asistir con puntualidad.
Las personas no tienen todo el día para esperar en línea a que usted organice una reunión en línea. Por lo tanto, es importante comenzar a la hora estipulada.
También es importante ser disciplinado en el tiempo de finalización. La mayoría de los participantes asisten a varias reuniones en línea y, por lo tanto, terminar tarde les genera inconvenientes. Es ventajoso para su negocio terminar la reunión a tiempo.
Para mejorar esto, cree conciencia para que las personas descarguen el software de videoconferencia . Comuníquese con ellos para que puedan usar el servicio en línea para reunirse a la hora especificada.
2. Tenga una agenda escrita.
Para mantener las reuniones en línea en marcha, comience con señales verbales y visuales. Las agendas de las reuniones deben distribuirse en línea a los miembros antes de la reunión. Esto ayudará a las personas a estar preparadas y saber qué esperar.
No es posible que ninguna reunión en línea se lleve a cabo sin la agenda. Piense en los temas que se tratarán en la reunión y cómo debe fluir la reunión. Por ejemplo, puede comenzar la reunión con una breve revisión de las actas de las reuniones anteriores.
3. Aprenda y comprenda su software de videoconferencia.
El software funciona utilizando el software basado en la web que permite a los participantes crear reuniones virtuales cara a cara. Los muchos servicios del software le permiten hacer invitaciones a los participantes a través de correos electrónicos. Esto ayuda a que la conferencia sea más exclusiva, especialmente para el grupo objetivo.
Entrénese en todas las señales que son necesarias para que su reunión sea animada. Estos incluyen tanto verbales como no verbales. Esto es porque; la audiencia de participantes ve su presentación desde una pantalla remota. Debe integrarse de manera que permita a la audiencia participar uno a uno.
El software ezTalks Meetings ayuda a brindar servicios de videoconferencia en línea. Con este software, los participantes pueden unirse a reuniones en línea desde varios dispositivos electrónicos, como teléfonos inteligentes y tabletas. Ayuda a los participantes a unirse a las reuniones de forma cómoda y sencilla en cualquier lugar, incluso en casa o en hoteles. Tener un conocimiento adecuado sobre el software. Esta información está fácilmente disponible en Internet.
Ayude a sus participantes a comprender claramente el software; sus usos, accesibilidad. Esto ayudará a aumentar el número de participantes en una amplia área geográfica.
4. Asegúrese de que todos estén preparados.
Envíe invitaciones unas semanas antes de la reunión real al grupo objetivo previsto. Después de esto, sigue enviando pequeños recordatorios con frecuencia.
Todos los participantes deben recibir los detalles de la reunión. Estos incluyen cosas tales como la agenda, las metas y objetivos, así como el tiempo.
Pida a los participantes que inicien sesión al menos 10 minutos antes para asegurarse de que la reunión comience a la hora programada.
5. Asegúrese de prestar atención a su tono de voz.
Como presentador, exprese una confianza amistosa a su audiencia. El tono verbal es una realidad subconsciente que siempre sigue a tu rostro.
Obtenga recomendaciones de capacitadores del centro de llamadas. Estos entrenadores te ayudan a equilibrar tu tono y tus expresiones faciales. Por ejemplo, algunos de ellos les dan a las personas espejos para colgar en las paredes como un recordatorio para sonreír.
6. Mantenga los ruidos fuera del fondo.
Esto parece ser una opción obvia, pero por si acaso. Asegúrese de que su entorno sea fresco y propicio para que esto sea más exitoso.
Pídales a sus participantes que pongan sus teléfonos celulares en modo silencioso o en vibración. No se debe comer durante la sesión de la reunión. El teclado no debe usarse cerca del teléfono. Solo evita o elimina cualquier tipo de distracción.
7. Deje que otro asistente tome las actas.
La presentación de reuniones en línea implica el uso de PowerPoint, hojas de cálculo. Por lo tanto, no es atractivo para usted tomar sus propias actas. Deje que otra persona escriba por usted el acta de la reunión.
Esto mejorará el flujo deseado y ahorrará tiempo. Será útil porque el tiempo también es un límite en este tipo de reunión.
8. Observe si los participantes entienden o están de acuerdo con los puntos clave.
Mientras se lleva a cabo una reunión en línea, no es posible tener expresiones faciales para ayudar a saber si todos en la reunión están de acuerdo.
Por lo tanto, para entender esto, haga preguntas específicas a los participantes. Hágalo más inclusivo haciéndoles preguntas al final de cada tema principal.
Recopile los comentarios y utilícelos para medir su comprensión de la principal preocupación de la reunión.
9. Administre a sus participantes.
Debes saber quién está participando. Puede comenzar la reunión haciendo una lista rápida de participantes en diferentes ubicaciones. De esta manera, sus participantes definitivamente apreciarán saber que está escuchando sus aportes. Esto le ayudará a ahorrar en resultados inesperados que pueden resultarle costosos.
La conferencia web es un servicio que permite compartir eventos de conferencias en diferentes lugares. El servicio remoto ayuda a compartir información remota simultáneamente en ubicaciones geográficamente dispersas en tiempo real.
Hoy en día, el software de conferencias en línea ha reemplazado el enfoque tradicional de reuniones cara a cara. Las reuniones pueden tener lugar en línea mediante el uso de canales electrónicos.
Las reuniones se pueden realizar con un aviso más corto en comparación con el enfoque tradicional, porque los participantes pueden responder incluso en su lugar de trabajo.
El software (software de conferencias web en línea) está repleto de una variedad de características que mejoran una comunicación más rápida. Estas características incluyen capacidades de video, capacidades de audio y computadora interactiva y transferencia de archivos.
Las conferencias por Internet también pueden ser muy útiles para sus clientes de varias maneras. Por ejemplo, puede usarlo para ayudar a sus clientes a comprender cómo operar un determinado producto. También puede ser útil para los empleados ofreciéndoles sesiones de capacitación en línea.
En resumen, las reuniones en línea han hecho que las empresas y corporaciones realicen reuniones con facilidad. También ayuda a ahorrar gastos como gastos de viaje, etc. Todo lo que necesita es una fuerte conexión a Internet y poseer habilidades para operar el software; y tu trabajo se simplificará.