Pros y contras de la reunión virtual o la conferencia web
La comunicación siempre fue esencial, cuando se trataba de un entorno empresarial. Por esa razón, los gerentes a menudo tenían que hacer viajes que consumían tiempo y dinero para reunirse con su personal. Hoy en día, la tecnología nos dio una gran ventaja y ya no tenemos que estar físicamente presentes en una reunión, para ser informados o para interactuar con los demás.
Una herramienta de videoconferencia es el método ideal para una adecuada colaboración en equipo, permitiéndoles conectarse desde cualquier tipo de dispositivo. Teniendo en cuenta la importancia que tiene dicho software, muchos gerentes y jóvenes empresarios querían saber más sobre la eficacia de dicho software. Con el gran interés que despierta la reunión virtual web, los pros y los contras de la reunión virtual o la conferencia web son un tema importante, y todos quieren saber si esta solución es adecuada para sus necesidades.
A continuación, debatiremos este asunto y presentaremos las principales ventajas y desventajas de una herramienta de reunión virtual o conferencia web.
Ventajas de la reunión virtual
1) Consumo de tiempo/dinero Una comunicación adecuada entre un gerente y su personal es crucial. En el pasado, un gerente tenía que hacer viajes largos que consumían tiempo y dinero, solo para reunirse con sus empleados de otra sucursal. Sin embargo, ya no es el caso con una herramienta de conferencia web. Con una herramienta tan especializada, el gerente podría iniciar una reunión virtual con el equipo en solo unos segundos, pudiendo ver, hablar y compartir presentaciones con ellos. Debido a que el tiempo es un activo importante, existen algunos software avanzados de conferencias web como ezTalks Cloud Meeting, que también se enfocan en la conectividad móvil. De esta manera, cada miembro del equipo puede unirse a la conferencia desde cualquier lugar, sin necesidad de viajar al lugar de la reunión. 2) Participación de todo el equipo Una reunión de equipo es efectiva solo si todos los miembros del personal asisten. Sin embargo, por alguna razón, siempre hay personas que no pueden hacerlo. Incluso si se reportaron enfermos o están trabajando en el campo, siempre habrá obstáculos que te impidan reunir a todo tu equipo. Con una herramienta de videoconferencia avanzada, esto ya no será así. La rápida conectividad permite que cualquier empleado se una a la conferencia, sin importar su ubicación física. De esta manera, estarán completamente informados y comprenderán mejor sus tareas. Además, será mucho más fácil para el gerente compartir algunas presentaciones, establecer metas o involucrar a los miembros del equipo en algunas actividades grupales. 3) Permite una mejor comprensión de los detalles Una conferencia cara a cara a menudo incluye muchos detalles, instrucciones u otros formas de información Durante la reunión, los empleados siempre pueden malinterpretar una información o simplemente olvidarla. Ocurre todo el tiempo y, a menudo, conduce a algunos errores por parte de ellos. Además de una herramienta de videoconferencia regular, una avanzada proporcionará una función de grabación de la conferencia, lo que permitirá a los miembros del equipo revisar la reunión y ver las cosas que se han perdido. Además, un servicio de videoconferencia como ezTalks proporcionará una plataforma basada en la nube, que facilita el intercambio de presentaciones, gráficos y bases de datos conjuntas o asignaciones de objetivos. De esta manera, todos tendrán una visión clara de sus tareas, comprenderán las expectativas de la empresa hacia ellos y lograrán ser más productivos. 4) Aumenta la confianza de algunos miembros Ya se sabe que algunos miembros del equipo, especialmente de los departamentos técnicos, no son tan bueno con la entrega de una presentación en vivo. A pesar de que son verdaderos profesionales, les resulta muy difícil expresarse cuando están siendo observados por un grupo de personas. Con una herramienta de videoconferencia, todos los asistentes pueden participar desde su lugar de comodidad, pudiendo sustentar sus presentaciones con documentos y gráficos en vivo. Esto asegurará una reunión más efectiva, donde todos participen de manera activa.Contras de la reunión virtual
1) Depende de la conexión a Internet
Toda persona que quiera asistir a una reunión virtual, deberá disponer de un dispositivo (móvil o estático) y conexión a internet. Hay ocasiones en las que un determinado miembro se encuentra en un área con poca señal y tiene una mala conexión a Internet. En este caso, el equipo podría escucharlo/verlo con interferencia, y así mismo. Esto solo se puede evitar optando por un software que funcione incluso con conexiones de baja calidad. Un software como ezTalks permite que cualquier participante modifique la calidad de la transmisión, permitiéndole interactuar completamente con los demás. No será tan bueno como una conexión Full HD, pero al menos el equipo puede escucharlo y verlo.
2) Interacción personal
Algunos directivos consideran que la verdadera clave del éxito de una reunión es la interacción física entre todos los asistentes. Consideran que la presencia física de los empleados los hará más comprometidos y activos en la reunión. Aunque los estudios no están de acuerdo, hay algunos gerentes que se niegan a usar una herramienta de videoconferencia, solo por esa razón.
Conclusión
Una herramienta de videoconferencia/reunión virtual tiene sus ventajas y desventajas particulares, como cualquier otro invento innovador. Sin embargo, después de poner todo en equilibrio, podemos estar de acuerdo en que las ventajas de estas herramientas superan los inconvenientes. Una herramienta de videoconferencia es fundamental para cualquier pequeña, mediana o gran empresa, y sus beneficios se verán reflejados en los resultados de la empresa.