Los 6 mejores consejos para reuniones virtuales efectivas

Hoy en día, muchas empresas, negocios e instituciones tienen colaboradores o clientes dispersos por todo el mundo. Como gerente, le gustaría realizar una reunión virtual la mayoría de las veces. En el pasado reciente, tenías que viajar a donde están tus súbditos para tener una reunión con ellos. Sin embargo, hoy en día, el mundo está conectado, y con comunicación virtual/remota o en línea, es posible realizar reuniones con muchas personas de diferentes ubicaciones en cualquier momento que no necesariamente comparten una oficina.

¿Alguna vez ha asistido a una conferencia que parecía una pérdida inútil de tiempo personal? Ahora puede darse cuenta de que la misma reunión se está realizando de forma remota a través de una videoconferencia o audioconferencia. De hecho, sería incluso increíblemente difícil mantener el orden y participar en la información. Es innegable que las reuniones virtuales a veces tienen algunos desafíos que van desde contratiempos tecnológicos, falta de tiempo, herramientas de comunicación ineficaces, etc. No obstante, cuando se llevan a cabo tales reuniones, es fundamental asegurarse de que sean atractivas y efectivas. Sin embargo, ¿puedes lograr este objetivo? A continuación se presentan seis consejos para reuniones virtuales efectivas:

Seis consejos para reuniones virtuales efectivas

1. Obtenga el mejor servicio de reuniones virtuales para sus necesidades

Si planea realizar reuniones virtuales, es imperativo que elija las mejores herramientas de reuniones virtuales que se adapten perfectamente a sus necesidades. La buena noticia es que hay muchos de los servicios de conferencias en línea más populares e increíbles. Algunas de las excelentes opciones incluyen ezTalks Cloud Meeting , Join.Me, Google Hangouts, entre otras. Las diferentes opciones a menudo se destacan bien en ciertas características que quizás satisfagan sus necesidades. Asegúrese de que todos los participantes en la reunión hayan tenido las aplicaciones disponibles y probadas para que funcionen en sus computadoras o dispositivos móviles.

2. Distribuya los materiales y la agenda con anticipación

A menos que se trate de una reunión informal, las reuniones formales a menudo tienen agendas detalladas que describen lo que se discutirá y, por supuesto, la cantidad de tiempo que se tratará cada tema. Si está planeando una reunión virtual, asegúrese de haber emitido los asuntos de discusión con anticipación y evite problemas de última hora. Por lo general, para una comunicación virtual efectiva , los participantes remotos deben tener suficiente tiempo para acceder y familiarizarse con los materiales. Además de eso, cualquier documento (incluida la agenda) debe estar etiquetado y numerado claramente para una fácil referencia a medida que avanza la reunión virtual.

3. Proporcione instrucciones detalladas sobre cómo unirse a la reunión

No se debe suponer que todo el mundo es un genio de Internet. La mayoría de las veces, conocerá a algunas personas que nunca han usado una plataforma de reuniones en línea y, por eso, tendrá una comunicación ineficaz. Por lo tanto, al planificar este tipo de reuniones, es importante enviar su invitación y asegurarse de haber incluido instrucciones detalladas sobre cómo unirse. Además de eso, incluya un procedimiento sobre qué esperar e incluso cómo contactarlo en caso de que el participante experimente algunos desafíos.

4. Sé respetuoso con las zonas horarias

Las reuniones virtuales pueden tener participantes de todo el mundo en un momento dado. Como todos sabemos, si bien sería preferible que los participantes en Londres se reunieran alrededor de las 2 de la tarde, tal vez no sea factible pedirle a alguien en el Lejano Oriente a la misma hora de la mañana que asista a la reunión. Por supuesto, la diferencia horaria es un desafío importante al organizar una reunión virtual, pero puede administrarla con el complemento Google Calendar, a menudo llamado Reloj mundial. Muestra la hora de reunión adecuada en la zona horaria de cada participante.

5. Ten un plan alternativo

Independientemente de lo bien que haya planificado su sala de reuniones virtual, no es humanamente posible controlarlo todo y, en ocasiones, las cosas no funcionan. Por ejemplo, puede tener una falla en la conexión a Internet, su dispositivo móvil/computadora falla inesperadamente o, a veces, su(s) participante(s) no pueden conectarse simplemente porque no pusieron en marcha la aplicación de la reunión. Todo esto y mucho más puede hacer que sus reuniones virtuales sean ineficaces. Con eso en mente, es importante tener un plan B. El plan alternativo podría incluir tener una copia de seguridad de Internet si está realizando la reunión virtual desde un lugar que experimenta contratiempos y fallas en los servicios. En caso de que la aplicación de reunión virtual preferida pueda ser su problema, considere configurar un enlace de reunión alternativo. Además de eso, tenga una línea telefónica de audio de respaldo disponible para complementar su audio en caso de que el enlace de audio sea distorsionado.

6. Involucrar a los participantes

Se ha dado cuenta de que involucrar a los asistentes surge constantemente como uno de los principales desafíos para llevar a cabo reuniones remotas efectivas. Afortunadamente, hay un sinfín de sugerencias y consejos para resolver esta inquietud. Incluye asignar a cada participante un papel que desempeñar en la reunión. Fomentar debates saludables con más frecuencia mediante la formulación de preguntas y la solicitud de comentarios son algunas de las interacciones atractivas que hacen que una reunión sea animada.

Conclusión

Desde un punto de vista empresarial, las reuniones virtuales, tanto personales como profesionales, se están convirtiendo cada vez más en la norma del día. Dado que la mayoría de las personas adoptan las reuniones remotas como un método rentable para lograr una gran cantidad de objetivos que incluyen capacitación, seminarios web y conferencias, es imperativo garantizar que la comunicación en línea efectiva no se intercambie por ahorros finales. Aunque reunirse virtualmente no reemplazará por completo la necesidad de reunirse en persona, ha mejorado la productividad en los negocios gracias a su conveniencia y facilidad de adopción. Con la lista de consejos para reuniones virtuales efectivas que se explicó anteriormente, los desafíos que a menudo se experimentan al realizar este tipo de reuniones disminuirán y el proceso será fluido.