Reuniones de negocios virtuales: todo lo que necesita saber

Una reunión virtual es una reunión realizada digitalmente. No hay infraestructura física y los participantes de la reunión no están físicamente presentes unos con otros. Esto implica el uso avanzado de la tecnología para reunir a muchas personas en una reunión desde diferentes lugares del mundo y conectarlas a través de un medio común.

Esto es posible mediante videoconferencia o teleconferencia; en donde se realiza un espacio virtual para reuniones de negocios realizadas en tiempo real. Esto significa que todos los participantes están en vivo en la reunión. Las reuniones virtuales generalmente las llevan a cabo empresas de alto perfil para realizar reuniones de negocios con sus socios comerciales ubicados lejos, lo que las hace más populares bajo el nombre de reuniones de negocios virtuales.

Parte 1: ¿Qué es una reunión virtual?

Las reuniones virtuales no solo son más exitosas que una reunión tradicional, sino que también tienen muchos otros beneficios. Para una reunión en un espacio físico tradicional, las personas deben viajar y venir a la sala de conferencias o al espacio de la oficina. Ahora bien, esto podría ser realmente agitado si los participantes previstos de la reunión están ubicados muy lejos unos de otros, entre regiones y también entre naciones.

Características:

Con la ayuda de reuniones de negocios virtuales, existen grandes posibilidades de generar confianza, participación y espíritu de equipo entre las partes involucradas. Esto se debe a los esfuerzos que realiza el organizador para organizar dicha reunión y la pronta participación de la otra parte en ella.

En una reunión virtual, no hay absolutamente ningún costo de viaje. Además, las personas ahorran mucho de su valioso tiempo al viajar.

Una cosa muy importante para estar presente para realizar reuniones de negocios virtuales es una buena disponibilidad de red e Internet. Sin Internet, no se puede realizar tal reunión; y también es muy importante que todos los participantes tengan una buena conexión a Internet y aplicaciones adecuadas para video o teleconferencia.

Los datos o la información se pueden compartir muy fácilmente entre sí durante una reunión de este tipo. Toda esa información se comparte en tiempo real, donde también tiene la opción de compartir los datos con una persona, dos personas y muchas personas a la vez o con todos. Por lo tanto, es muy fácil compartir documentos y archivos en línea que se pueden ver de inmediato y también se pueden almacenar para futuras referencias.

Las reuniones de negocios virtuales utilizan herramientas y software de videoconferencia. Podría ser ezTalks Cloud Meeting impulsado por ezTalks, Microsoft Skype, Adobe's Connect o incluso Google Hangouts.

Parte 2: ¿Qué es una sala de reuniones virtual?

Una sala de reuniones virtual es un espacio diseñado digitalmente que permite al organizador de una reunión de negocios realizar una reunión de negocios en línea. Puede invitar a participantes, agregar participantes y también usar herramientas de videoconferencia o audioconferencia. Es posible a través de un software o navegador web alojado en un servidor.

Cuando todos los participantes ingresan a la reunión iniciando sesión, todos ingresan al mismo espacio digital, lo que garantiza que todos se conecten a una reunión virtual. Esta podría ser una reunión telefónica, pero por lo general, estas reuniones de negocios virtuales se llevan a cabo mediante colaboraciones visuales.

Hay varias herramientas disponibles para todos en una sala de reuniones virtual de este tipo para mensajería rápida, grabación, uso compartido de aplicaciones, uso compartido de pantalla y también uso compartido de archivos. Cualquier cosa se puede compartir rápidamente y luego discutir en las reuniones en curso.

Las salas de reuniones virtuales son más rentables que una sala de reuniones física. Esto se debe a que no hay absolutamente ningún gasto por el arreglo de sillas, mesas, aires acondicionados, proyectores, pantallas y la infraestructura en general. Todos están simplemente conectados a través de una conexión web y toda la infraestructura que se proporciona es solo el espacio digital.

Las salas de reuniones virtuales se pueden crear mediante servicios de colaboración y conferencias como ezTalks Cloud Meeting, Skype de Microsoft, Cisco WebEx y también reuniones de Citrix. Y uno de los más innovadores es ezTalks Cloud Meeting. Ofrece instalaciones de conferencias digitales simples, profesionales y destacadas para facilitar las reuniones de negocios a través de colaboraciones audiovisuales.

Parte 3: Consejos para llevar a cabo una reunión de negocios virtual exitosa

Es muy importante que se tenga el cuidado adecuado en una reunión virtual y se realice un trabajo previo esencial. Para que una reunión virtual sea exitosa, hay muchas cosas que se deben seguir.

Planificación: la planificación es una parte esencial de cualquier reunión virtual. La planificación sobre los objetivos, el acta de la reunión anterior a discutir es muy esencial. Además, el límite de tiempo para la reunión, el número de participantes y el objetivo principal deben mantenerse en la parte superior para un funcionamiento sin problemas.

Trabajo previo adecuado: todos los participantes deben realizar un trabajo previo adecuado para no perder el tiempo en comprender lo que está sucediendo y participar activamente. Todo el mundo necesita conocer todos los detalles de la reunión para que sea un éxito.

Sin multitarea y conducta profesional: todas las personas deben prestar la misma atención a dichas reuniones virtuales que a las reuniones tradicionales. Una forma efectiva es usar un software de videoconferencia para que cada persona sea vista y se siga una conducta adecuada.

Líder del equipo: se debe designar un líder del equipo para garantizar que se discuta cada joven importante y que cada persona tenga la oportunidad de presentar su punto de vista.

Por lo tanto, se puede concluir que las reuniones de negocios virtuales son cada vez más efectivas y populares en la actualidad con un gran avance en la tecnología y se puede crear fácilmente una sala de reuniones virtual en vivo para realizar la reunión con la ayuda de software y herramientas digitales.