Todo lo que debe saber sobre las reuniones por video
Con la videoconferencia que permite una fácil comunicación y colaboración en una empresa, se ha convertido en una herramienta fundamental y un componente central de la infraestructura de TI. En los próximos años, se anticipa que casi la mitad de todos los trabajadores de la información utilizarán al menos algún tipo de solución de video.
Habrá un crecimiento explosivo en el uso de videoconferencias como una herramienta fundamental para organizar videoconferencias entre socios comerciales, empleados y clientes. En este artículo, proporcionaré una vista de alto nivel de los componentes de esta tecnología y le presentaré una de las mejores y más utilizadas plataformas de videoconferencia para videoconferencias.
¿Qué es una reunión de video?
La reunión de video es un tipo de reunión en la que tanto el audio como el video conectan a las personas en lugares separados con el propósito de comunicarse. En el nivel más simple, es una reunión en línea en la que los participantes pueden verse, hablar y escucharse como si estuvieran en la misma sala de reuniones. Para organizar reuniones de video, se utiliza una solución de videoconferencia. En cualquier caso, los componentes que se necesitarán incluyen un micrófono, un monitor, una cámara y unos auriculares o un altavoz.¿Por qué muchas empresas prefieren las reuniones por video a las reuniones comunes?
Aunque la reunión de chat de video no puede reemplazar las reuniones cara a cara por completo, sus beneficios son muy difíciles de ignorar. Es por eso que incluso se usa en las corporaciones multinacionales más grandes para una variedad de propósitos, que incluyen reuniones fuera de la oficina, colaboración remota dentro del personal y participaciones en presentaciones en línea desde diferentes ubicaciones geográficas. Por lo tanto, ¿cuáles son las razones por las que las empresas prefieren las reuniones por video a las reuniones comunes?
# Haga negocios más rápido: cuando se hace bien, puede llegar a cualquiera de sus colegas, socios o clientes de negocios al instante, independientemente del sistema que utilicen.
# Ahorre dinero y aumente la productividad: cuando los equipos se reúnan en un entorno virtual, podrá reducir los costos y el tiempo necesario para viajar. Al eliminar este costo, las reuniones se vuelven más cortas y toman menos tiempo.
# Sin restricciones de tiempo: dado que la reunión por videollamada se puede realizar en cualquier momento, la diferencia horaria no importa y las reuniones se pueden realizar en cualquier momento y en cualquier lugar. Esto hace que este método de comunicación sea muy efectivo y flexible.
# Comunicación fácil: el video enfoca a las personas y les permite ver el impacto de sus ideas. Cuando se reúnen en video y comparten pantallas, rápidamente desarrollan, redefinen y comparten ideas a través de video HD y otras herramientas de colaboración, como pizarras interactivas, intercambio de texto, uso compartido de archivos y uso compartido de pantalla.
Cómo organizar una reunión de video
En la sección anterior, explicamos cómo las videollamadas ayudan a mantener la eficiencia, la eficacia y la productividad de su organización. Sin embargo, para lograr esto, necesitará un buen software de videoconferencia que también sea ideal para usted.
La mayoría de las plataformas son demasiado caras o no son lo suficientemente profesionales. ezTalks Meetings se ha convertido en una de las soluciones de videoconferencia líderes con una capacidad de reunión gratuita en la nube de hasta 100 participantes. Además de las computadoras de escritorio, también está disponible para teléfonos Mac, iPad, iPhone y Android. A continuación se presentan algunas de las características más útiles que encontrará en él:
# Acceso rápido a la reunión: iniciar y unirse a una reunión de video es muy fácil con ezTalks Meetings. Si siempre tienes nuevos clientes, pueden unirse fácilmente sin tener que registrarse.
# Calidad de audio y video Super HD: ezTalks Meetings logra el equilibrio entre la calidad de audio y video. Ofrece hasta 1920x1080p HD y transmisiones de audio nítidas.
# Práctico uso compartido de pantalla y anotación: esta es una de las mejores funciones de ezTalks Meetings. Con esta característica, puede presentar convenientemente sus presentaciones PPT, PDF y Word simplemente abriéndolas y haciendo clic en compartir pantalla.
# Grabar reuniones: hay algunas ocasiones en las que querrá usar ezTalks Meetings pero otra persona no se unirá a usted. En este caso, puede grabar la reunión desde el primer punto y guardarla para que la revisen más tarde.
# Programe una reunión: puede programar fácilmente reuniones en línea con anticipación y enviar invitaciones para asegurarse de que todos estén preparados y se presenten. De esta manera, también confirmará quién podrá asistir a la reunión.
# Chat en vivo de texto: además de la comunicación cara a cara, es posible que también necesite enviar mensajes de texto a alguien en privado o enviar direcciones URL durante las reuniones. Aquí es donde el chat en vivo de texto se vuelve realmente útil.
# Controle los participantes y la configuración de la reunión: como anfitrión, tiene varias opciones para controlar la reunión, incluido bloquear la reunión, silenciar a todos, expulsar a alguien o convertir a alguien en presentador. Estas características hacen que la reunión parezca más profesional.
# Tan grande como la capacidad de reunión: la versión gratuita de ezTalks Meetings permite que hasta 100 participantes se reúnan simultáneamente de forma gratuita y hasta 500 participantes se reúnan con su plan profesional. Además de esto, también admite un número ilimitado de reuniones en lo que respecta a su negocio.
# Reuniones perfectas desde computadoras de escritorio y móviles: ezTalks Meetings está disponible para dispositivos Windows, Mac, iOS y Android. Aparte de eso, también tiene la opción de usar cualquier navegador web.
Pasos para organizar una videoconferencia con ezTalks Meetings
Paso 1: Descargue las reuniones de ezTalks
Lo primero que deberá hacer es obtener la última versión de ezTalks Meetings. Después de la descarga, siga el asistente de instalación para instalarlo en su computadora o teléfono inteligente.
Nota: Haga clic en el botón Descargar para descargar e instalar este software de videoconferencia: ezTalks Meetings en su computadora con Windows. Si es un usuario de Mac, iOS/Android, vaya al Centro de descargas de ezTalks para descargar una versión correcta.
Paso 2: Regístrese para las reuniones de ezTalks
Ahora que tiene ezTalks Meetings instalado en su computadora de escritorio o teléfono inteligente, lo abrirá y hará clic en el botón "Registrarse" que se encuentra en la esquina inferior derecha de la aplicación. Aparecerá una página emergente donde completará su dirección de correo electrónico y hará clic en "Registrarse gratis". Se le enviará un correo electrónico y se le pedirá que navegue a su buzón para hacer clic en "Activar cuenta", ¡y listo!
Paso 3: Inicie una reunión de video
Lo primero que debe hacer es preparar el micrófono y el altavoz. Después de eso, puede iniciar sesión en su ventana principal y hacer clic en el botón "Iniciar reunión". Después de eso, haga clic en el botón "Invitar" para invitar a otras personas a su reunión.
Aparecerá una ventana emergente donde colocará sus direcciones de correo electrónico y hará clic en "Invitar". También puede invitarlos compartiendo el ID de la sala en la esquina superior izquierda con otros para permitirles unirse. Podrá realizar reuniones de hasta 100 participantes absolutamente gratis.
Resumen
Con el avance de la tecnología, la demanda de videoconferencias en las empresas sigue creciendo cada día. Por eso es muy importante saber cómo organizar una videoconferencia. Con suerte, esto lo ha ayudado a aprender más sobre las videoconferencias y cómo participar en uno de los mejores y más utilizados software de videoconferencias.