6 Tipos de Reuniones de Negocios en Organización
La mayoría de las veces, asiste a varias reuniones en una semana. En otras palabras, probablemente participe en diferentes tipos de reuniones de negocios. Las reuniones en el lugar de trabajo son elementos vitales de la gestión de la empresa. Hay reuniones en las que tomas decisiones, compartes información y hay otras en las que haces una lluvia de ideas sobre algo.
Además de eso, estas reuniones frecuentes en una organización se utilizan para resolver disputas, resolver problemas, trabajar en equipo, mejorar el rendimiento y mucho más. Dependiendo de la organización empresarial, las reuniones de la empresa pueden ser informales o formales y pueden oscilar entre dos y varios cientos. Para las empresas que tienen una política de colaboración, con bastante frecuencia, incorporan clientes, proveedores e incluso socios comerciales a sus reuniones.
En gran parte, cada tipo de organización de reuniones tiene su único objetivo. Para lograr esos objetivos, considere la diferencia en establecer y realizar una reunión específica. Esto explica por qué tiene que definir el tipo de reunión al planificar una reunión. Si bien cada reunión es distinta, estar al tanto de los 6 tipos más comunes de reuniones de negocios en la organización lo ayudará a identificar mejor los objetivos, la estructura y las actividades más adecuadas para sus reuniones.
1. Reuniones de proyecto
Muchas empresas están estructuradas para tener diferentes departamentos, cada uno asignado a una tarea particular, como desarrollar un nuevo producto o llevar a cabo la reorganización comercial. Muy a menudo, la dirección de la organización organiza reuniones que reúnen a los directores de proyectos departamentales. Este tipo de sesión se denomina reunión de proyecto y toma varias formas, que incluyen sesiones de lluvia de ideas, reuniones de diseño, sesión de planificación y progreso, reunión de revisión, etc.2. Reuniones de actualización de estado
Las reuniones de actualización de estado son, de hecho, uno de los tipos de reuniones de negocios más comunes. La mayoría de las empresas tienen reuniones de actualización después de un período estipulado, por ejemplo, semanal o mensualmente. Como su nombre lo indica, el principal objetivo de este tipo de asambleas es brindar a los empleados una actualización sobre los desafíos y avances de la empresa.
3. Reuniones colaborativas
Como se indicó en la sección de introducción, algunas empresas tienen una política de colaboración, que les obliga a mantener reuniones periódicas con sus socios comerciales y clientes. Hay varias formas de esta sesión, que incluyen la reunión general anual, la reunión general extraordinaria, la reunión de la junta, la reunión del comité, la reunión de acreedores, la reunión estatutaria y mucho más. El objetivo de estas reuniones es discutir asuntos tales como mejoras en la cadena de suministro, expansión de proyectos, nuevas empresas de mercado, etc.
Las reuniones colaborativas ayudan a fortalecer la relación comercial con grupos externos y dan a la empresa un mejor sentido de enfoque en el cliente. A diferencia de otros tipos de reuniones de negocios donde los presentes están en la mayoría de los casos en la misma sala, las reuniones colaborativas siempre involucran grupos externos, a menudo en diferentes lugares. Puede ser difícil e incluso costoso pedirle a alguien ubicado a cientos de miles de millas de distancia de la posición de su empresa que asista físicamente a una reunión de negocios. Afortunadamente, en estos días, las reuniones colaborativas se pueden realizar en cualquier momento y en cualquier lugar gracias a soluciones de comunicación virtual como ezTalks Cloud Meeting.
4. Reuniones de emergencia
Una reunión de urgencia está convencida si la empresa está experimentando un problema grave. Por ejemplo, si ha ocurrido una pérdida financiera significativa, es importante informar a todos los empleados para que entiendan los cambios y las implicaciones que ocurrirán como resultado de la emergencia. Muchas otras emergencias que pueden surgir en una organización empresarial que pueden llevar a que los trabajadores paren temporalmente o cierren por completo. Al comunicar de manera efectiva estos desafíos en la reunión, los gerentes estarán en una mejor posición para reducir la sensación de incertidumbre entre los empleados y evitar el riesgo de que las anécdotas se propaguen por todos lados.
5. Reuniones de toma de decisiones
Las reuniones de toma de decisiones son otro tipo de reuniones comunes en una empresa donde los invitados toman la gran mayoría de las decisiones comerciales. Si bien las decisiones pequeñas a menudo se toman en todo tipo de reuniones de organizaciones, las decisiones consideradas más importantes obtienen sus reuniones dedicadas. Todos los involucrados en la sesión deben ser muy conscientes de lo que van a discutir (información) para asegurarse de que la decisión a la que han llegado en la reunión valga la pena. Por lo tanto, el facilitador de dicha reunión debe definir el problema y dar a los participantes suficiente tiempo para procesar antes de que comience la reunión.
6. Reuniones motivacionales
Las reuniones motivacionales (a veces denominadas sesiones de creación de equipos) están diseñadas específicamente para obtener el compromiso de un grupo o equipo de trabajadores en torno a un esfuerzo de cambio. Tales reuniones se llevan a cabo para elevar la energía y la voluntad de los participantes para alcanzar un objetivo en particular. También juegan un papel fundamental en el fortalecimiento de la relación entre los gerentes y empleados de la empresa, además de promover la cultura corporativa. Como facilitador de una reunión motivacional, debe atraerlos tanto emocional como lógicamente. En una reunión de este tipo, el diálogo es fundamental y las personas deben sentir que han sido escuchadas antes de estar dispuestas a aceptar e incluso implementar lo que la empresa está haciendo.
Conclusión
La lista de diferentes tipos de reuniones de negocios y su propósito es interminable, y las explicadas anteriormente son solo algunas. Si bien los diferentes tipos de reuniones de negocios tienen diferentes metas y objetivos, ciertos aspectos los combinan. Las reuniones representan un enorme valor tanto para los empleados como para las empresas. Esencialmente, como facilitador, se le requiere que planifique en consecuencia para que celebre reuniones de acuerdo con las necesidades de la organización.
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