7 consejos para llevar a cabo reuniones de equipo virtuales efectivas
La reunión del equipo es una parte esencial de la vida empresarial cotidiana. Puede ofrecer mucho si se maneja correctamente. Sin embargo, en la empresa moderna, cada vez más personas trabajan de forma remota. Muchas más discusiones ocurren como una reunión virtual que cara a cara. No es tan fácil llevar a cabo reuniones de equipos virtuales de manera efectiva. Aquí te ofrecemos siete consejos y trucos para ti.
Consejo 1. Elija el software de reunión virtual
Asegúrese de que el software de reunión virtual que utiliza tenga todas las funciones que necesita. Uno de los líderes del mercado es ezTalks Cloud Meeting que tiene una gama efectiva de funciones: reuniones de equipo de hasta 500 participantes, sin límite en la cantidad de reuniones, programación de reuniones, video y audio HD, uso compartido de pantalla, grabación y reproducción, pizarra, compatible con Mac, Windows, iOS y Android.
Consejo 2. Agenda, Presentaciones, Acciones
En una reunión regular del equipo, debería haber poca necesidad de presentar a los miembros del equipo. Haga una excepción si hay nuevos miembros en el equipo, pero no pierda un tiempo valioso. Pero todos necesitan ver la agenda con anticipación para que puedan preparar sus puntos de vista. También asegúrese de que todos vean las acciones registradas durante la sesión. Una forma exitosa de lograr esto es compartir su registro de actividad en la pantalla a medida que avanza.
Consejo 3. Cortés y culturalmente consciente
Para llevar a cabo reuniones de equipo virtuales efectivas, cada participante debe ser más consciente que nunca de que debe ser cortés y sensible. Es demasiado fácil pensar que la tecnología te proporciona un escudo mágico u olvidar que las bromas amistosas no son tan amistosas cuando no estás uno al lado del otro.
Consejo 4. Horarios de reuniones regulares
Una gran ventaja de las reuniones de equipos virtuales es que su software de reuniones virtuales puede admitir una sesión de programación de reuniones regulares. Nuevamente, ezTalks Cloud Meeting ofrece recordatorios de reuniones regulares que incluyen los enlaces necesarios para unirse a la sesión.
Consejo 5. Sin multitarea
Como participante en una reunión de equipo virtual, hay algunas reglas que debe recordar. Además de la necesidad de vestirte aunque estés en casa (solo es de cortesía), concéntrate en lo que está pasando. No multitareas. No recoja los correos electrónicos. No te alejes para abrir la puerta. No hagas una bebida. No comas tu almuerzo. ¡No hables con tu vecino en el cubículo de al lado!
Las reuniones de equipo virtuales son mucho más efectivas que las reuniones de audio puras por varias razones. ¡Quizás lo más importante es que ayuda a evitar que las personas realicen múltiples tareas! Si saben que pueden ser vistos, hay una disciplina impuesta. De la misma manera, poder compartir documentos, presentaciones, gráficos y hojas de trabajo permite un mayor nivel de interacción y participación.
Consejo 6. Qué hacer y qué no hacer
Las 4 mejores cosas que hacer en las reuniones de equipos virtuales
• Sea cortés con todos los demás miembros del equipo
• Hable claramente y un poco más lento de lo habitual, especialmente para equipos internacionales
• Mantenga los movimientos del cuerpo al mínimo, gesticule lenta y naturalmente
• Mantén el contacto visual mirando directamente a la cámara. ¡No seas vanidoso y obsérvate!
Las 4 cosas que no se deben hacer para tener reuniones de equipo virtuales exitosas
• No haga sonidos que distraigan, use joyas ruidosas o cubra su micrófono
• No grite ni haga movimientos que distraigan
• No interrumpa a otros oradores
• No mantenga conversaciones paralelas en su ubicación
Consejo 7. Termine con una sesión de enfriador de agua
Al igual que en una reunión de la vida real, tómese un tiempo para un breve control sobre lo que salió bien y lo que salió mal en la sesión. Deje que la gente se desahogue en lugar de dar la vuelta a la esquina y quejarse con todos y cada uno mientras se reúnen alrededor de la fuente de agua.
Resumen
Los anteriores son siete consejos sobre cómo dirigir eficazmente las reuniones de equipos virtuales. Las reuniones de equipos virtuales se están volviendo más comunes que nunca. Sin embargo, su uso para reuniones periódicas de equipo todavía es bastante nuevo. Siempre que elija un conjunto capaz de tecnología de base y aplique disciplinas más rígidas de lo que espera en las reuniones cara a cara, las reuniones virtuales pueden ser incluso más rentables que las sesiones de la vida real.