¿Cómo configurar una sala de videoconferencia en su oficina?
Las salas de conferencias actuales son muy diferentes de cómo eran hace años. Anteriormente, una sala de conferencias tenía sillas simples y una mesa, una pantalla desplegable manual, un retroproyector y las luces se atenuaban o se apagaban cuando comenzaba la conferencia. Hoy en día, una sala de conferencias es inteligente y está repleta de las mejores sillas y mesas, y las últimas tecnologías que ayudan con la lluvia de ideas, la organización y la comunicación.
Videoconferencia avanzada
Para cualquier sala de conferencias Los dispositivos de videoconferencia todo en uno ezTalks funcionan con las aplicaciones de VC más populares como ezTalks,Skype for Business,Skype,Zoom,WebEx,GoToMeeting,BlueJeans,Lifesize,Google Hangouts,Facebook Messenger,Microsoft Teams y más, según lo requiera.Solicite una Demostración Para aprender a configurar la videoconferencia perfecta en la oficina, debemos conocer los componentes y los pasos para completar la configuración.1. Sistema de videoconferencia Lo más importante que viene a la mente es la solución de videoconferencia de la sala de conferencias cuando se trata de la configuración de la sala de conferencias. En cuanto a los arreglos de la sala de conferencias, aunque hay varios estilos de configuración de la sala de conferencias por los que puede optar, hay algunas cosas básicas que de todos modos debe tener en cuenta para asegurarse de que las cosas se vean perfectas y las personas se sientan cómodas. A continuación podemos seguir los pasos para el video instalación de conferencias en la oficina. Elegimos el software ezTalks Rooms como caso para ilustrar los pasos, ya que es fácil, flexible y confiable para salas de conferencias de cualquier tamaño. Algunos otros equipos que puede necesitar incluyen parlantes, pantallas de TV y micrófonos si más de una persona asiste a la reunión. Los pasos son bastante simples: una. Primero tendrá que descargar e instalar el software ezTalks Rooms en su PC con Windows que usará en la sala de conferencias y luego instalar la aplicación ezTalks Controller en su dispositivo móvil u otra PC para controlar la sala.b. Una vez que tenga esto listo, puede iniciar una reunión de audio o video.c. En la reunión, puede cambiar al dispositivo actual (durante la reunión) o volver a las salas.d. Una vez que el anfitrión inicia una reunión en ezTalks Rooms, los participantes deben unirse directamente desde su aplicación móvil/PC de ezTalks o desde otra sala de ezTalks. La videoconferencia con ezTalks seguramente será perfecta y muy fácil, con perfecta claridad de voz, imágenes y videos, sin importar cuántos participantes decidan unirse. Con ezTalks puede organizar/programar reuniones desde Outlook, puede configurar recordatorios de reuniones y realizar un seguimiento de todas las próximas reuniones. Tiene una opción de tres pantallas que te ayuda a ver el orador activo, la galería y el contenido juntos. No necesita dongles, cables ni acordes, ya que puede presentar fácilmente su contenido de forma inalámbrica desde su teléfono móvil o computadora portátil. Puede usar ezTalks para compartir contenido con clips de audio y video, y usar su pizarra interactiva para una colaboración en equipo fluida.2. Una mesa de conferencias Una mesa de conferencias es importante para la configuración de cualquier sala de reuniones y tiene muchas opciones para elegir. Las mesas cuadradas y rectangulares son ideales para espacios grandes a medianos y vienen con opciones ajustables o extensibles que lo ayudan a ajustarlas teniendo en cuenta los cambios. necesidades. Si necesita un movimiento más fácil dentro de un espacio limitado o necesita más capacidad para sentarse, puede optar por la pista de carreras o las mesas ovaladas que vienen con esquinas redondeadas. Puede optar por las mesas redondas, ya que ahorran espacio, pero si no hay suficiente espacio para caminar en la habitación, tales mesas pueden resultar incómodos. Las mesas en forma de barco son otra opción. Son más anchos en el centro y, dado que los participantes no se sentarán en línea recta, será más fácil ver las presentaciones, la pantalla y los demás participantes.3. Sillas de conferencia Cada configuración de sala de videoconferencia también requiere sillas de conferencia. Deben ser cómodos pero no demasiado complejos, de lo contrario los participantes terminarán perdiendo el tiempo tratando de adaptarse. Dado que diferentes personas usarán estas sillas, las características que deben ser ajustables son solo la tensión de inclinación y la altura del asiento. Es importante tener en cuenta cómo encajarán las sillas con la mesa seleccionada. Además, algunas salas de videoconferencia necesitan asientos adicionales y, en este caso, las sillas anidadas y las sillas apilables son opciones perfectas. Debe seleccionarlos sabiamente, ya que deben verse profesionales y, al mismo tiempo, almacenarse fácilmente cuando no se necesiten. A continuación, considere la cantidad de personas que participarán en la reunión. Si se trata de unas 20 personas o menos, entonces la configuración de la mesa en U y la silla funcionan bien, pero si se trata de más personas, entonces será mejor un espacio grande con una configuración de estilo teatro. Se debe seleccionar una sola mesa de conferencias solo si la empresa generalmente planea organizar conferencias para 15 personas a la vez, ya que los participantes sentados en un extremo deben poder escuchar claramente desde el extremo opuesto.4. Verificación eléctrica y de cableado Antes de diseñar el espacio, camine y verifique todos los enchufes eléctricos, ya que el frente de su habitación puede requerir lo mismo. Antes de colocar las sillas y las mesas, agregue el proyector o la pantalla de presentación al frente. Todos los dispositivos eléctricos deben estar enchufados y los cables deben ocultarse debajo de las alfombras o a lo largo de la pared.5. Verificación de ubicación Una vez que esta configuración esté lista, camine alrededor del espacio y párese detrás de la mesa para ver si la pantalla se puede ver fácilmente desde todos los asientos. Nadie debe colocarse en una posición desde la que no pueda ver el frente. Para concluir Configurar una sala de videoconferencia de manera perfecta es el primer paso importante. Sin embargo, su responsabilidad no termina con una buena configuración de videoconferencia en la oficina, usar el software de videoconferencia adecuado como ezTalks es igualmente importante, ya que solo entonces tanto el anfitrión como los participantes pueden tener la mejor experiencia, comprender las cosas a la perfección. y así ejecutar las cosas de una manera que resulte beneficiosa para los participantes y la empresa en general.
