La mejor etiqueta para una reunión en línea: qué hacer y qué no hacer

Si está planeando una reunión en línea por primera vez, es posible que esté buscando algunos consejos de facilitación de reuniones virtuales para que sea más productiva y sin complicaciones. En las condiciones actuales, encontrará varias aplicaciones, incluido el servicio en la nube ezTalks, para iniciar la reunión en tiempo real con todas las tecnologías desarrolladas.

Además de las tecnologías, debe seguir algunos protocolos de reuniones en línea para que las colaboraciones sean más gratificantes. Si está buscando algunos consejos efectivos para reuniones en línea, puede consultar el siguiente artículo. Este artículo se centrará en algunos protocolos de reuniones de equipos virtuales que puede considerar para sus reuniones.

Consejos para reuniones en línea

En una reunión virtual, puede unirse a una reunión desde una ubicación diferente. De hecho, estas reuniones están diseñadas para ser atendidas por un equipo que opera desde las diferentes ubicaciones. Se puede realizar en tiempo real y los miembros del equipo de las diferentes ubicaciones pueden unirse a las reuniones sin ninguna dificultad. Pueden compartir los archivos, documentos y otras cosas importantes necesarias para el éxito de la reunión. Además, ahora están surgiendo muchas tecnologías nuevas para facilitar aún más el proceso. Hacer: Elija la tecnología adecuada Si está planeando una reunión virtual, asegúrese de estar utilizando la tecnología adecuada y el software desarrollado que puede ser operado por todos los miembros del equipo fácilmente desde las diferentes ubicaciones. A nadie le gustaría perder el tiempo en configuraciones y descargas. Debe elegir un sistema confiable y probado como ezTalks Cloud Meeting. Además, debe probar el video y el micrófono antes de comenzar la reunión. También se sugiere unirse a las reuniones antes de la hora para evitar los problemas de la última vez. No: Use ropa informal Incluso si asiste a las reuniones desde la comodidad de su hogar, debe vestirse adecuadamente mientras se une a su equipo a través de Internet. herramientas de colaboración. Además, asegúrese de que su mesa dé una impresión decente. Evite tener varias tazas y cualquier otro desorden en la mesa. No: Ignore la iluminación. Necesitará una iluminación adecuada para obtener imágenes claras. Nada será peor que eso si no eres visible para otros participantes. Al planificar la iluminación, debe centrarse más en la iluminación lateral, ya que ofrece una mayor claridad. También puede considerar las luces naturales desde la ventana. También puede utilizar las luces del techo para iluminar la sala de reuniones. Hacer: Configure correctamente la cámara Su cámara debe colocarse correctamente. No debe ser demasiado alto o demasiado bajo. Los ángulos extraños pueden distraer durante las reuniones virtuales. Para colocarlo correctamente, puede colocarlo a la altura de sus ojos o en el monitor según los requisitos. No: Abra los programas irrelevantes Antes de iniciar una reunión en línea, debe cerrar todos los programas irrelevantes, incluido el correo electrónico y los mensajeros. . Mejorará la calidad general de la reunión con un mejor sonido. Además, no causará una distracción innecesaria que pueda tener con los correos electrónicos y mensajes instantáneos. Solo necesita abrir los programas que necesita para el buen funcionamiento de la reunión. Hacer: establecer los objetivos de la reunión Las reuniones virtuales se consideran la solución en tiempo real. Estos requieren menos tiempo y son más efectivos. Por lo tanto, es importante establecer el objetivo de la reunión para utilizar el tiempo de la mejor manera posible. Fije la reunión para un período de tiempo definido y deje clara la agenda. Eso ayudará a que todos se mantengan enfocados y ofrezcan resultados más productivos. No: Establezca múltiples objetivos Mientras organiza una reunión virtual, su objetivo debe ser simple. En lugar de concentrarte en las múltiples tareas, debes hablar sobre un tema en particular y asegurarte de estar en el punto hasta el final. Tiene que ser directo y simple. Si comenzará a discutir varias cosas, entonces el resultado final será confuso y es posible que no pueda llegar a una conclusión. Sí: hable con claridad Asegúrese de que todos los participantes lo escuchen. Tu voz debe ser clara. No es necesario utilizar lenguajes potentes. Tendrá que hacerlo simple, audible y claro. Deberá hablar de manera que todos los participantes puedan obtener los puntos sin ninguna dificultad. La reunión virtual en línea ofrece más flexibilidad. Ayuda a los miembros del equipo a tomar una decisión conjunta en tiempo real desde las diferentes ubicaciones. Solo necesita seguir algunos conceptos básicos para que sea más efectivo y fácil. Puedes seguir un principio simple. Debe comportarse como si estuviera participando en una reunión cara a cara.