Protocolos de las reuniones cara a cara

La reunión cara a cara es básicamente ese tipo de reunión donde las personas se reúnen para colaborar y comunicar ideas y discutir asuntos importantes. Aunque en esta era de Internet, la mayoría de las personas optan por reuniones virtuales utilizando herramientas como las reuniones ezTalks, la comunicación cara a cara todavía se considera importante y casi todas las empresas organizan este tipo de reuniones al menos ocasionalmente. Sin embargo, simplemente realizar una reunión no es suficiente, para que tenga éxito, debe planificarse bien y se deben seguir las etiquetas adecuadas. Si está acostumbrado a organizar solo reuniones virtuales durante tanto tiempo, es posible que no esté al tanto de las etiquetas de las reuniones cara a cara, pero conocerlas es importante, y eso es exactamente lo que descubriremos ahora.

  1. Llegar al destino a tiempo

Aunque esto puede sonar demasiado obvio, ¿cuántas personas realmente lo siguen? Puede haber muchas razones para llegar tarde, como que tenía que completar una última tarea, o simplemente se distrajo con alguna tarea importante en la que estaba involucrado, y así sucesivamente. Pero ninguna razón justifica que llegues tarde a una reunión cara a cara. Tales reuniones se planifican de antemano no sin razones. Por lo tanto, debe planificar con mucha anticipación, establecer al menos algunos recordatorios y no involucrarse en ningún proyecto al menos unas horas antes de que comience la reunión.

  1. Socializa si tienes ese tiempo extra

Si ha logrado llegar al destino de la reunión con mucha anticipación, aproveche al máximo ese tiempo. Preséntese a aquellos que también pueden haber llegado. También será una buena idea presentar a las personas entre sí, especialmente si encuentras a alguien tímido y que se queda solo en la esquina. Cualquier charla que desee disfrutar debe realizarse antes de que el organizador de la reunión comience a hablar, y una vez que lo haga, solo debe escucharlo.

  1. Cuando alguien te presenta, debes ponerte de pie.

Si está sentado a la mesa y alguien lo presenta antes de que comience la reunión, debe ponerse de pie. Además, si el organizador de la reunión le presenta a otras personas presentes en la sala, también debe ponerse de pie. Por supuesto, hacerlo es cortés, pero al mismo tiempo, cuando te pones de pie, ofrece una mejor presencia profesional, lo que te hará ganar más respeto.

  1. Dar importancia a la comunicación tanto verbal como no verbal.

Hay algunas cosas que debe recordar en lo que respecta a la comunicación verbal. Si habla demasiado, puede ser considerado insensible o nervioso, si ignora a los demás, podría ser calificado de esnob, y si solo habla sobre el trabajo y no habla de otra manera, los demás pueden sentir que está limitado. No olvides estas cosas si quieres impresionar a los demás.

En cuanto a la parte no verbal, tu lenguaje corporal habla mucho más que las palabras. La postura, la expresión facial y el contacto físico también son formas sólidas de comunicación. Trate de mantener el contacto visual y no cree distracciones masticando chicle, golpeando sus pies, jugando con su cabello o moviéndose nerviosamente.

  1. Trate de ser lo más conciso posible

Debes haber asistido a bastantes reuniones de este tipo en las que solo querías golpear la cabeza de la persona que sigue y sigue sin llegar al punto. Por lo tanto, debe evitar que otras personas sientan lo mismo por usted. Debes ser lo más conciso posible y, para ello, lo primero que debes recordar es no repetirte. Puede ser difícil darse cuenta de cuándo lo está haciendo, por lo que puede buscar frases como "Otra vez" o "Como acabo de decir". Si tales palabras están a punto de salirse de su boca, debe evitarlas, ya que es probable que las esté repitiendo. En segundo lugar, solo ofrezca la información necesaria, o por así decirlo, vaya al grano una vez que haya terminado con pequeñas presentaciones.

  1. Estar preparado

Debes tener respeto por los presentes en la sala, y por la persona que ha organizado la reunión, y por eso mismo debes venir con tu agenda bien preparada. Debe estar listo para desempeñar su papel, venir con todos los materiales que necesitará, tener suficiente comprensión del tema y hacer una lista de las preguntas que desea hacer.

  1. Mantén tu teléfono alejado

Su teléfono, computadora portátil y tableta, todo debe mantenerse alejado. Si realiza múltiples tareas durante la reunión, obviamente los demás lo notarán y es posible que se ofendan. Ciertamente, usted no es la única persona que tiene trabajo que hacer una vez que termina la reunión, así que respete este hecho. Si planea usar su dispositivo solo para tomar notas durante la reunión, informe a los demás de antemano. Debe mantener su teléfono en modo de vibración, y si suena, trate de no mirarlo cada vez, y si está esperando una llamada importante, salga de la habitación para atender la llamada.

  1. Haz preguntas cuando sea el momento adecuado

Si es posible, trate de llegar a las reuniones cara a cara con preguntas preparadas y pregúntelas cada vez que surjan temas relacionados. También es posible que surjan preguntas en su mente a medida que avanza la reunión. Pregúnteles mientras todavía está en el tema y esto ayudará a que las cosas se muevan de manera eficiente. Si espera hasta que termine la reunión, todos deben haber pasado a otros temas y las cosas pueden parecer difíciles.

Si es usted quien dirige la reunión, puede preguntar a los demás si tienen alguna pregunta después de completar cada tema. Las personas se mantendrán en el punto y la reunión avanzará más rápido, sin tener que volver a revisar los temas anteriores una y otra vez.

Se debe seguir la etiqueta de las reuniones cara a cara para ayudar a que las reuniones sean exitosas y para asegurarse de que los organizadores, así como todos los presentes en la sala de reuniones, la pasen bien. Además, seguir tales etiquetas puede hacerte notar, ganarte el respeto y, por lo tanto, ayudarte a subir la escalera del éxito.