Cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas
En un mundo cada vez más globalizado y competitivo, las empresas están cambiando rápidamente a las herramientas de comunicación de Internet para ahorrar costos y aumentar la eficiencia. Más del 80 % de las empresas de todo el mundo ahora celebran reuniones virtuales a través de la tecnología de videoconferencia. Para aquellos en la oscuridad, una reunión virtual le permite a usted y a su equipo ponerse al día en línea, independientemente de sus ubicaciones respectivas. ¿Ve el punto?
Si usted es dueño de un negocio que recientemente hizo el cambio y tiene curiosidad constante sobre cómo hacer que las reuniones virtuales sean más interactivas, estas son algunas de las mejores prácticas de la industria para aprovechar al máximo sus reuniones:
1. Establecer metas claras
Es cierto que las reuniones improvisadas pueden generar ideas creativas, pero ¿cuál es su movimiento cuando las cosas comienzan a ir mal? Ahí es cuando defines tus objetivos para el próximo encuentro. Cuando tenga una agenda establecida, su equipo tendrá tiempo suficiente para pensar en los puntos clave. Además, la introducción de reglas básicas sería una buena forma de mantener el orden durante la reunión. Cualquier regla que considere que ayudaría a resaltar la eficiencia, debe ser puesta a prueba. Los líderes de equipo experimentados a veces comienzan con el resultado final para indicar sutilmente al equipo que van en serio; sin embargo, hay una trampa. Si aprieta demasiados objetivos, su reunión puede terminar siendo un maratón realmente aburrido, lo que lo llevará de vuelta al punto de partida. Las grandes reuniones son precisas y breves. ¡Planifique con anticipación, decida un par de objetivos y envíe esa agenda por correo de inmediato!2. Asegúrese de estar correctamente configurado
El mayor desvío en las reuniones virtuales son esos molestos inconvenientes técnicos. Una interrupción en la comunicación puede literalmente detener una reunión, matando su flujo y tiempo. Imagina que estás teniendo una gran discusión sobre la implementación de tu nueva estrategia de marketing y, de repente, ¡chasquido! El audio de su vicepresidente de marketing se corta. Tu equipo se distrae, te quedas sin ideas y luego se acaba la Navidad. La única forma de salir de este lío es hacer que sus técnicos internos prueben el equipo antes de cada reunión. O puede elegir sabiamente su software de conferencia. Una forma de eliminar los problemas de hardware es suscribirse a un servicio basado en la nube como ezTalks Cloud Meeting. Todo lo que tendría que hacer es registrarse en su servicio y un simple navegador web sería suficiente para celebrar grandes reuniones.
3. Mantén un ambiente cordial pero sereno
La única forma de animar a su equipo a ser más comunicativo es aflojando un poco las cosas. Dejemos la atmósfera corporativa por la ventana e intentemos iniciar una sesión informal de lluvia de ideas en la que todos puedan hacer preguntas y comentarios, si el flujo de ideas es todo lo que está buscando. Una forma de romper el hielo es comenzar con una encuesta o una pregunta abierta. O puede diseñar presentaciones o videos que inviten a sus participantes a participar, cuando simplemente tener conversaciones no es suficiente. Si tiene una fecha límite, diseñe el flujo de su reunión con un poco más de nitidez. Vuelva a los métodos de la vieja escuela de moverse entre los participantes al azar, o intente hacer preguntas específicas: "David, ¿cuál es su opinión sobre esto?"
4. Utilice siempre las funciones de video
Piénsalo, ¿qué es más emocionante? Los chats basados en texto y audio rápidamente se vuelven monótonos y ya no son atractivos. La investigación muestra que los participantes son más activos y conscientes de su producción mientras están en video, mientras que en el texto, la mayoría de los empleados ni siquiera se concentran en su mayor parte. Por lo tanto, tener una transmisión HD hace maravillas con el estado de ánimo general y el tono de la reunión. Además, no hay margen para que sus participantes se distraigan fácilmente o realicen múltiples tareas, después de todo, pueden controlarse entre sí.
5. Domine sus controles administrativos
La mayoría del software de conferencias actual viene precargado con controles de administración. Si usted es el jefe, puede controlar los privilegios de los participantes, como el botón de silencio. A menudo mal usado, el botón de silencio ha sido más perjudicial que útil. Un excelente software le permitirá cambiar de modo y controlar aspectos de la comunicación, como decidir quién habla y quién se va. Tener el control le permitirá intervenir tan pronto como sienta que las cosas se están descarrilando. También puede grabar sus reuniones para futuros análisis. Así que asegúrese de que su software le permita ejercer suficiente control sobre la reunión. Cuando tenga suficientes herramientas para monitorear una reunión de manera eficiente, las distracciones y las excusas estarán a raya.
Conclusión
Las reuniones virtuales son una bendición para todo tipo de propietarios de negocios, pequeños o grandes. Después de todo, ¿quién no querría aprovechar el talento a escala global? Un pequeño esfuerzo para darle vida a las cosas en sus reuniones contribuirá en gran medida a impulsar la moral de su equipo y mejorar el rendimiento general y la productividad de la organización. Los beneficios son diez centavos por docena, para cada uno. Las grandes corporaciones ahorran mucho papeleo, mientras que las empresas con un presupuesto ajustado no necesitan desperdiciar recursos viajando y buscando talento. Con un poco de planificación para una sesión interactiva, una buena plataforma de conferencias, puede administrar virtualmente su empresa desde su acogedora habitación o la cafetería local.