Reunión uno a uno: cómo ejecutarla de manera efectiva

La comunicación es extremadamente importante para cada negocio u organización. En una organización donde hay poca comunicación, se logra muy poco. Por lo general, los gerentes y directores prestan poca atención a la importancia de la comunicación. Con el tiempo, esto resulta ser un error costoso para toda la organización. De hecho, la falta de comunicación ha desgarrado a muchas organizaciones. Una forma a través de la cual puede impulsar la comunicación con sus empleados o miembros del equipo es a través de reuniones individuales.

¿Qué es una reunión uno a uno?

Definido de manera simple, una reunión uno a uno es una reunión en la que un empleado o miembro del equipo entrega informes directos a su gerente. Por lo general, el gerente se reunirá con cada empleado en un momento designado. Estas reuniones son generalmente informales y son muy diferentes a las reuniones de evaluación del desempeño.

¿Cuáles son los beneficios de las reuniones uno a uno efectivas?

1. Crea relaciones sólidas

No se puede exagerar lo importante que es la comunicación para una organización. En general, a las personas les resulta más fácil comunicarse cuando existen relaciones. Esto significa que si sus empleados lo encuentran inaccesible, tendrán dificultades para comunicarse con usted. Si realmente no tienes tiempo para ellos, o si no haces ningún esfuerzo por crear una relación con ellos, se mantendrán distantes y solo te verán como un jefe distante. Una reunión uno a uno es una oportunidad perfecta para conectarse con sus empleados.

La naturaleza informal de estas relaciones hace que sea mucho más fácil para ti comunicarte abiertamente con ellos. También puede entrenarlos y monitorearlos durante estas reuniones. Solo sentándose con cada empleado y escuchándolos podrá crear relaciones sólidas, lo que podría resultar extremadamente beneficioso para su organización.

2. Cuestiones de dirección

Se sorprenderá de la cantidad de problemas que tienen sus empleados en el lugar de trabajo cuando realiza reuniones individuales. A veces, realmente no tienen vías para canalizar sus problemas y frustraciones, por lo que el resentimiento se traslada a su trabajo. A menudo, no cumplirán o no alcanzarán su máximo potencial si tienen problemas que no se han abordado.

Los problemas en el trabajo son muchos y variados. Algunos pueden tener problemas con sus compañeros de trabajo. Algunos pueden resentir el actual sistema de promoción. Otros pueden simplemente carecer del equipo que necesitan para llevar a cabo su trabajo de la mejor manera posible. Es posible que algunos empleados no estén dispuestos a plantear tales problemas en otras reuniones, pero pueden abrirse durante una reunión de empleados uno a uno. Cuando aborde sus problemas, su desempeño podría mejorar significativamente.

3. Motivación

Otra razón por la que necesita reservar tiempo para reuniones individuales es para poder motivar a sus empleados. ¿Te gustó la forma en que llevaron a cabo una determinada tarea? Valorarlos por ello. ¿Te gusta su actitud o devoción por su trabajo? Asegúrate de mencionarlo. ¿Son excepcionales sus habilidades para resolver problemas? Felicítelos por ello. Nunca sabrá lo que una palabra de agradecimiento de su jefe puede significar para un empleado.

4. Recibir comentarios

Como gerente, necesita toda la retroalimentación que pueda obtener de sus empleados. Claro, sus ideas pueden ser geniales y sus habilidades de liderazgo excelentes, pero aún necesita la opinión de los demás si quiere administrar su negocio correctamente. No hay mejor lugar para obtener comentarios honestos de sus empleados que durante una reunión individual. ¿Les gusta cómo va el proyecto? ¿Cómo les gustaría cualquier cambio en el lugar de trabajo? ¿Cómo creen que les afectará? La retroalimentación es importante ya que le permite ver las cosas desde el punto de vista de sus empleados.

Cómo tener una reunión uno a uno eficaz

No se puede negar el hecho de que las reuniones uno a uno consumen mucho tiempo, por lo que es importante que sean productivas. Entonces, ¿cómo hacer que una reunión uno a uno sea efectiva?

1. Tener una agenda

No es necesario que sea una agenda formal, pero tanto usted como su empleado deben al menos saber qué esperar durante la reunión. ¿Qué vas a discutir? Pídales que le envíen ideas sobre lo que creen que se debe discutir durante la reunión por correo electrónico. De esa manera, ambos pueden prepararse adecuadamente para la reunión. La preparación es un ingrediente clave para una reunión productiva.

2. Sea consistente

Como gerente, es probable que no tenga mucho tiempo libre y que se sienta tentado a celebrar reuniones individuales cuando le convenga. No hace falta decir que esto será un error costoso. Muestra a sus empleados que son más una conveniencia que una prioridad para usted. Si sienten que los das por sentado, podría tener repercusiones negativas en su desempeño.

Bloquee tiempo en su horario para celebrar una reunión 1 a 1 con cada uno de sus empleados. Si no puede estar físicamente presente, haga un buen uso del software de teleconferencia como ezTalks Meetings. Este software le permite programar y realizar reuniones individuales en línea, compartir pantalla, grabar las reuniones y chatear.

Algunas de sus mejores características incluyen la inclusión de pizarras interactivas y calidad de audio y video HD. Puede usar la versión gratuita del software o la versión paga para servicios premium. Este software también es ideal para reuniones uno a uno, ya que cada reunión solo puede durar cuarenta minutos. También puede realizar tantas reuniones como desee utilizando el software. Con dicho software, realmente no tiene excusa para posponer o cancelar sus reuniones individuales.

3. Hágalos breves

Es mejor tener una breve reunión individual cada semana que tener una larga cada pocos meses. Si desea tener reuniones uno a uno efectivas, hágalas de solo treinta minutos. Además, no se tome todo ese tiempo para dar a su empleado órdenes o recomendaciones o comandos de ningún tipo. Escucha. Es solo escuchando que aprenderá sobre los desafíos que enfrenta el empleado. Solo a través de la escucha obtendrá retroalimentación sobre los proyectos y el lugar de trabajo en general. Dé al empleado tiempo para contribuir durante la reunión también.

4. Elija el lugar adecuado

Está bien realizar la reunión 1 a 1 en su oficina, pero ¿alguna vez ha considerado realizar la reunión en la oficina del miembro del equipo? Podría tener un gran impacto en la apertura del empleado. También podría considerar celebrar la reunión en un lugar informal para proporcionar un lugar más relajado.

Conclusión

La clave para tener reuniones uno a uno efectivas es priorizar a sus empleados. Cuando los haces sentir importantes, puedes lograr cosas increíbles.