¿Qué es una reunión web?

Anteriormente, antes de que existiera Internet, los viajes de negocios eran comunes. Los empleados o miembros del equipo de diferentes partes del mundo tenían que viajar para encontrarse con sus colegas, y en este proceso de viajes frecuentes, perdían mucho de su preciado tiempo y dinero. Aunque los viajes de negocios todavía ocurren hoy en día, la mayoría de las empresas ahora prefieren organizar una reunión web. Si ahora se pregunta qué es una reunión web, continúe leyendo para descubrir su respuesta.

¿Qué es una reunión web?

Una reunión web es cuando personas de diferentes partes del mundo usan texto, audio y video para conectarse en línea. En las reuniones web, las personas comparten datos e información en tiempo real sin necesidad de estar físicamente en el mismo lugar.

Los equipos que tienen miembros en diferentes partes del mundo organizan reuniones web con frecuencia. Los equipos en estas reuniones a menudo se conocen como equipos virtuales, equipos dispersos o equipos remotos, y se ponen en contacto con otros miembros a través de Internet. Dado que la ubicación nunca es un problema, es fácil para los participantes organizar reuniones en cualquier momento que lo deseen.

Si se pregunta por qué la gente hace reuniones web, es porque permite que todos los miembros del equipo participen sin importar en qué parte del país o del mundo se encuentren en ese momento. Esto se vuelve aún más importante durante las emergencias cuando no es posible que el equipo espere a que sus miembros estén físicamente presentes, ya que pueden tener algunos problemas importantes que resolver en ese momento.

Muchas veces, los miembros pueden estar presentes en la misma ciudad y aun así celebrar una reunión web porque pueden necesitar una solución inmediata para un asunto determinado. Durante las reuniones web o en línea, las personas pueden escucharse y verse tan bien que se sienten como si estuvieran en la misma sala. Esto se debe al uso de software de videoconferencia como ezTalks que ofrece tanta claridad y lleva las reuniones en línea a un nivel completamente nuevo.

Pero, ¿cómo organizar una reunión en línea? Para organizar una reunión web, solo necesita acceso a Internet, un increíble software de videoconferencia como ezTalks, un dispositivo como una computadora portátil, tableta o netbook, y un micrófono y parlantes. Asegúrese de planificar la agenda con anticipación y enviarla a los participantes al menos un día antes de la reunión para que cada uno de los miembros pueda estar preparado.

Use una técnica de presentación adecuada para que los miembros puedan entender correctamente lo que se está discutiendo. Puede usar diapositivas como plantillas para que los miembros puedan ver la información de manera organizada. Estas diapositivas también se pueden enviar a los miembros participantes y ausentes para que puedan estar al tanto de lo que sucedió en la reunión.

Ventajas de una reunión web

Ahora que sabe qué es una reunión web y cómo puede planificar una, seguramente también querrá saber cuáles son las ventajas de organizar una reunión web. La mayor ventaja es el ahorro de tiempo y gastos de viaje. Si todos tuvieran que reunirse en la misma sala para una reunión, los miembros del equipo de otros lugares tendrían que volar, lo que les haría perder el tiempo, les costaría el pasaje aéreo y más, y al mismo tiempo el equipo presente en el lugar tendría a esperar, y así su tiempo también se pierde. Las reuniones web no implican gastos de viaje, por lo que se ahorra mucho dinero y también tiempo.

No es necesario reservar una sala de reuniones, ya que las personas pueden participar desde su propio escritorio. Por lo tanto, no tendrá que perder el tiempo esperando que las salas de reuniones estén disponibles para usted. Además, como los participantes pueden iniciar y cerrar sesión cuando sea necesario, estas reuniones también son muy flexibles.

Una reunión web es de hecho una gran opción y una alternativa perfecta a las reuniones cara a cara. Se está volviendo cada vez más popular entre las pequeñas y grandes empresas, y la gente lo encuentra inmensamente beneficioso. Solo necesita recordar una cosa, hay muchas herramientas para reuniones web y debe seleccionar la mejor, como ezTalks, y luego asegurarse de que su reunión sea fluida, exitosa y gratificante.