5 consejos útiles para reuniones en vivo
Dado que las organizaciones a menudo buscan formas excelentes de ahorrar tiempo y minimizar los costos de viaje, las reuniones en vivo están ganando terreno significativamente en el entorno laboral actual. Hay muchas razones para apoyar esto, pero un hecho es que muchas empresas, instituciones y empresas tienen a sus empleados, suministros o accionistas dispersos por todo el mundo.
Dado que las reuniones se llevan a cabo con mayor frecuencia, es inevitable obtener opciones para incorporar a todo el equipo, incluidos los que trabajan de forma remota. El mundo en estos días está conectado, y con herramientas de comunicación remota en línea como ezTalks Meetings, es posible realizar reuniones en vivo en cualquier momento con muchos participantes de diferentes lugares. Tenemos que estar de acuerdo por unanimidad en que las reuniones en vivo hacen que la colaboración virtual y la comunicación en línea sean mucho más fáciles y rápidas, y las organizaciones están obteniendo inmensas ganancias razonables de las mismas.
Sin embargo, ¿alguna vez ha asistido a alguna conferencia, digamos reunión física en la sala de juntas de una oficina que resultó en una pérdida total de tiempo? Si es así, trate de imaginarse el mismo escenario en una reunión en vivo, tal vez realizada a través de una conferencia de audio o video . De hecho, puede ser un desafío mantener el compromiso durante la sesión.
A pesar de eso, es la naturaleza de la bestia tener algunos problemas técnicos que van desde una mala sincronización, percances tecnológicos, herramientas de comunicación deficientes y mucho más. Pero puede evitar todos o algunos de estos y tener reuniones en vivo impecables siguiendo algunos trucos y consejos, explicados aquí.
1. Obtenga las herramientas de comunicación adecuadas
Obtener las herramientas de comunicación adecuadas es uno de los principales consejos para reuniones en vivo. Si está organizando una reunión en vivo con participantes de todo el mundo, será imperativo elegir los mejores medios que se adapten perfectamente a sus necesidades. La buena noticia es que hay muchas herramientas increíbles y populares para reuniones en vivo en línea, algunas de las cuales incluyen ezTalks Meetings, Google Hangouts, Join.me, entre otras. Al decidir sobre la herramienta adecuada, también es importante asegurarse de que los que asistirán a la reunión tengan el software instalado y funcionando en sus dispositivos de comunicación.
2. Comprenda todas sus herramientas de reuniones en vivo
Actualmente, todos tienen algunos conocimientos básicos sobre la realización de reuniones en vivo, gracias a las diversas soluciones de comunicación en línea. No obstante, estar familiarizado con los medios de comunicación elegidos no es suficiente, y esto explica por qué entender cómo funcionan sus herramientas es otro gran consejo y truco para las reuniones en vivo. Ya sea que sea un presentador o un participante, es increíblemente importante que dedique mucho tiempo y comprenda el hardware, el software y las diversas opciones de conectividad que utilizará. Es muy recomendable que se entere de todo esto mucho antes de que comience la reunión.
3. Prepara el lugar
En el caso de una reunión física en una sala de juntas, los organizadores a menudo se aseguran de que todo en la sala esté configurado correctamente. Del mismo modo, al planificar una reunión en vivo, también es importante llevar a cabo la preparación necesaria previa a la reunión, que es un consejo que la mayoría de las personas suele olvidar. Las reuniones en vivo deben llevarse a cabo en un lugar tranquilo sin ruidos de fondo, ya que pueden distraer a la audiencia. Si asiste a una reunión desde su casa, asegúrese de que ningún bebé esté llorando de fondo, ¡es molesto y muy poco profesional!
4. Asegúrese de que todo el sistema funcione
La mayoría de las personas que asisten a reuniones en vivo a menudo se enfrentan a varios desafíos, en parte porque no se aseguraron de que todo funcionara bien. ¡Imagínese un escenario en el que está presentando el progreso de su proyecto al CEO de la empresa y, sin previo aviso, su computadora portátil se está quedando sin energía o su ancho de banda está agotado! Puede ser bastante frustrante, pero es el resultado de una mala preparación. Tanto si es un presentador como si es un asistente, debe iniciar sesión en la reunión en vivo unos treinta minutos antes de que comience la reunión. Luego verifique sus conexiones y necesita tener copias de seguridad de Internet. Pruebe sus altavoces, micrófonos y cámaras. Si está utilizando una función de videoconferencia, asegúrese de encender las luces frente a usted y apagar las que están detrás de usted. Otras cosas que puedan molestarlo en el proceso de la reunión, como el teléfono celular, deben apagarse.
5. Involucrar a los asistentes
Lograr que los participantes se involucren desde el principio hasta el final es uno de los consejos de presentación de reuniones en vivo que debe demostrar si desea tener reuniones exitosas. Cuando una pieza de información, tal vez en formatos de PowerPoint, no lea en un tono monótono. Los expertos en comunicación aconsejan que las personas aprendan a hablar con su audiencia en lugar de dar conferencias. Otras formas incluyen establecer un tiempo para hacer preguntas, asignar roles específicos a la audiencia y fomentar debates saludables. ¡Todas estas son formas intuitivas de mantener a la audiencia atenta, comprometida y activa durante la sesión, lo que en última instancia hace que una reunión en vivo sea animada!
Conclusión
La lista de consejos y trucos efectivos y eficientes para reuniones en vivo es interminable, pero los mencionados son solo algunos. La conclusión es que esas reuniones en vivo pueden ser interesantes, rentables y ahorran mucho tiempo si se llevan a cabo de manera adecuada. Con la lista de consejos y trucos para las reuniones en vivo que se explicó anteriormente, las dificultades que a menudo se experimentan al planificar y realizar tales reuniones serán mínimas (si no ninguna) mientras que todo el proceso se vuelve fluido a largo plazo.