¿Cómo hacer un webinar con éxito?

Si alguna vez se ha preguntado cómo hacer un seminario web que la gente realmente quiera ver, ha venido al lugar correcto. En realidad, organizar un seminario web puede ser una experiencia estresante, pero hay varias cosas que puede hacer para prepararse para el éxito. Cada seminario web exitoso debe pasar por estos procesos: planificación, marketing, ejecución y seguimiento. En la publicación de hoy, veremos cómo realizar un seminario web con éxito para garantizar que su próximo seminario web se desarrolle sin problemas.

1. ¿Cómo planificar un seminario web?

Se debe hacer una buena planificación con anticipación. No solo debe definir sus necesidades, sino también saber elegir el mejor software de seminario web y qué equipo se necesita.

1) Defina sus necesidades

a) ¿Cuáles son sus objetivos?

Todos los seminarios web deben enmarcarse dentro de un conjunto de objetivos ideales que se conviertan en su hoja de ruta para todas las mejores prácticas que siguen. De lo contrario, puede correr el riesgo de crear un seminario web que no logre gran cosa. ¿Qué aspecto tendrá su seminario web relacionado con el marketing, la formación, el aprendizaje electrónico o cualquier otro? ¿Va a aumentar las ventas, desarrollar experiencia e influencia, atraer clientes potenciales calificados o cualquier otra cosa? Esto es todo lo que debes tener en cuenta y dejarlo claro.

b) ¿Qué tipo de seminario web es adecuado para sus necesidades?

Los seminarios web vienen en diferentes sabores y cada tipo es el más adecuado para objetivos específicos. Como sabemos, hay varios tipos de seminarios web, incluidos seminarios web en vivo, automatizados, a pedido y pagos para que usted elija en el mercado. Pero, ¿cuál o cuáles pueden adaptarse mejor a tus necesidades? Por ejemplo, si solo desea generar conciencia de marca, puede que no sea aconsejable elegir el seminario web pagado, que eleva el umbral de admisión y, por lo tanto, reduce los clientes potenciales. Para otro ejemplo, si desea interactuar con la audiencia y obtener más clientes potenciales durante más tiempo, se sugiere adoptar la combinación de Live Webinar y On-demand Webinar. Incluso si puede elegirlos de manera flexible, de hecho, la productividad aún depende en gran medida de si ha elegido el tipo o tipos de seminario web correctos para continuar con su evento virtual.

c) ¿Cuándo organizar su seminario web?

En realidad, no hay una respuesta segura sobre cuándo organizar su seminario web, ya que esto varía según la razón por la que está organizando un seminario web y para qué es su evento. Pero aquí están las sugerencias extremadamente útiles para la mayoría de los casos según los datos del seminario web de los 1000 más recientes entre miles de seminarios web organizados con ezTalks Webinar.

Zona horaria. Si se dirige a una audiencia internacional o nacional, averigüe las zonas horarias en las que la mayor proporción de personas podrá asistir a un seminario web. Según la mayoría de las encuestas relacionadas, a las 11 a. m., hora estándar del Pacífico, los seminarios web tienen la tasa de asistencia más alta, ya que es el momento más conveniente para la mayor parte de nuestra audiencia en todas las zonas horarias.

Día. Aquí viene la idea errónea de larga data de que el mejor día para hacer un webinar es el sábado o el domingo. En realidad, el jueves es el gran ganador aquí, mientras que el miércoles y el martes le siguen de cerca. ¿Por qué no el lunes o el viernes? Ambos tienden a ser los días de mayor actividad de toda la semana y tiene sentido evitarlos intencionalmente.

Tiempo. En vista de la sabiduría convencional, es el mejor momento para realizar un seminario web al anochecer, ya que la gente está libre y libre. Sin embargo, las estadísticas de seminarios web recopiladas por la gran mayoría de los proveedores de seminarios web muestran que el mejor momento para organizar un seminario web es a las 10 u 11 de la mañana.

Nota: debe comenzar a tiempo, ya que no hay nada más frustrante que esperar en una pantalla de espera.

d) ¿Cuánto dura su seminario web?

Hasta cierto punto, todavía depende del contenido que presente durante la sesión del seminario web. Sin embargo, en general, los mejores webinars deberían durar entre 30 y 60 minutos. En promedio, las personas verán activamente un seminario web durante 55 minutos antes de dejarlo. Para obtener resultados óptimos, debe mantener la duración de su seminario web entre 45 y 60 minutos. Si su tema demanda más de una hora, es mejor dividir la presentación en dos o más partes. En esta situación, Webinar Series puede ser de gran ayuda. Además, recuerda dedicar cierto tiempo a la sección interactiva con la audiencia en el webinar.

e) ¿Cuál es el tamaño de su audiencia?

Cuando se trata de un seminario web, el tamaño de su audiencia SÍ importa. Afecta la forma en que interactúa con los demás, cómo presentar el contenido, qué plataforma de seminarios web debe elegir, etc. El tamaño de su empresa y su lista de asistentes determinarán qué tan sólida debe ser su solución de alojamiento. De hecho, algunos software de seminarios web como ezTalks Webinar ahora permiten que asistan miles de personas. ¡La mayor asistencia al seminario web puede ser de hasta 10,000 audiencias!

f) ¿Cuál es su presupuesto?

Es posible que su presupuesto deba cubrir elementos como el personal que ayuda a organizar y administrar el evento, los honorarios de los oradores, el equipo (hardware y auriculares), la preparación y distribución de material posterior al seminario web y algo por el estilo. Otra área presupuestaria principal a considerar durante el proceso de planificación es el costo de una solución de seminario web. Asegúrese de identificar cuántos seminarios web tendrá cada mes y, en promedio, cuántos asistentes tendrá para esos seminarios web antes de decidir qué tipo de presupuesto reservar para costos de software. Puede pensar que los seminarios web son aterradores y costosos, pero la llegada de ezTalks Webinar, que puede ejecutarse en un dispositivo comercial como una PC, Mac, dispositivo Android o iOS, significa que con un poco de práctica puede realizar seminarios web ingeniosos y exitosos. a un precio asequible e incluso a coste cero.

g) ¿Cuál es el tema de su seminario web?

Es crucial asegurarse de llegar a su público objetivo con un tema atractivo. Las personas pueden usar el tema de su seminario web para decidir si quieren asistir o no. Analice las personas de su audiencia y su investigación de palabras clave, y busque problemas y problemas con los que se enfrenten sus prospectos y su audiencia. Esto sucede con el tema que preocupa a más de un puñado de personas y esto puede cautivar a su audiencia en un abrir y cerrar de ojos para que se sientan involucrados en su presentación.

2) Elija el mejor software de seminario web

No importa cuán irresistible sea el contenido que haya preparado, el software de seminario web de mala calidad puede incluso arruinar su rendimiento y expectativas. Cuando busque una plataforma de seminarios web, asegúrese de evaluar las "características agradables de tener" y las "características imprescindibles". El precio del servicio de seminario web que elija también puede depender de la cantidad de asistentes a los que se les permita unirse, lo que también debe tenerse en cuenta de acuerdo con su presupuesto. Estamos aquí para enumerar algunos de los factores importantes:

a) ¿Es fácil de usar?
b) ¿Cuánto puede/quiere gastar?
c) ¿Tiene una prueba gratuita?
d) ¿El software de su seminario web admitirá el tamaño de su audiencia?
e) ¿Tiene las opciones para organizar seminarios web en vivo, seminarios web automatizados o seminarios web bajo demanda?
f) ¿Tiene las características que necesita?

Si se encuentra entre los que tienen dificultades para seleccionar el mejor software de seminario web, haga clic aquí para obtener información más detallada.

3) Preparar el Equipo

Obviamente, elegir el mejor software para seminarios web no es suficiente, ya que cualquier seminario web también debe ejecutarse con la ayuda del hardware:

a) Dispositivos. La mayoría del software de webinar es compatible con varios tipos de dispositivos como PC, Mac o móviles Android/iOS. Hoy en día, también puedes hacerlo con uno de los dispositivos de videoconferencia lanzados por algunas marcas como ezTalks. Publicó con orgullo algunos dispositivos todo en uno integrados con todo lo que necesita para el alojamiento de seminarios web.

b) Auriculares y micrófono. Puede confiar en los micrófonos integrados en su dispositivo o usar auriculares y micrófono con cable para asegurarse de que todo lo que escuche y todo lo que digan los presentadores sea claro. Para lograr el mejor rendimiento de audio, debe equiparse con equipos de alta calidad.

c) Un cable de alimentación. Independientemente del dispositivo que esté utilizando para un seminario web, debe asegurarse de que el seminario web no se interrumpa debido a una falta de energía.

d) Conexión a la red. Cuanto más estable y más rápida sea la conexión de red que obtenga, se podrá lograr y garantizar una comunicación más fluida. Debe verificar su entorno de red con anticipación, especialmente antes de comenzar a funcionar.

2. ¿Cómo comercializar su seminario web?

Ahora que su seminario web está listo, ¡es hora de llenar esos asientos virtuales! Comercializar su seminario web es la forma de promocionar el evento y aumentar la asistencia. Aquí hay tres métodos poderosos para comercializar su seminario web de manera efectiva:

1) Cree una página de inicio de seminario web

Una excelente página de inicio de seminario web informará a los visitantes de qué se trata el seminario web, compartirá la hora y la fecha en que se lleva a cabo y convencerá a los visitantes de registrarse y asistir al seminario web. La exclusividad y la escasez del evento es un punto de venta clave. Además, debe incluir elementos como la llamada a la acción, el formulario de registro e incluso elementos visuales útiles, como imágenes y videos. Una página de inicio de seminario web es como un anuncio para el alojamiento de su seminario web. Después de todo, deben ser lo suficientemente atractivos para que los visitantes quieran unirse al seminario web. Por supuesto, su primer objetivo es lograr que más personas se inscriban en el seminario web. Solo así se logrará su propósito de promoción.

2) Promocione su seminario web en las redes sociales

Desde 2004, las redes sociales han crecido exponencialmente y aún no han alcanzado el pico de su popularidad. Es aconsejable aprovechar el poder de las redes sociales como Facebook, Twitter, LinkedIn, etc. para promocionar sus seminarios web para más audiencias. Al mismo tiempo, debe promocionar su seminario web varias veces si desea que llegue a una mayor parte de su audiencia en las redes sociales.

3) Promocione su seminario web por correo electrónico

El marketing por correo electrónico es una estrategia de marketing digital altamente efectiva para enviar correos electrónicos a prospectos y objetivos. Los correos electrónicos de invitación a seminarios web efectivos convierten a los visitantes en objetivos e incluso convierten a los objetivos en fanáticos leales y entusiastas. En virtud de la conveniencia de enviar los correos electrónicos con solo un clic, promocionar su seminario web por correo electrónico le ahorra tiempo y lo ayuda a mostrar su respeto al invitar.

¿Cómo hacerlo? Obviamente, llamar la atención para lograr que se abra el correo electrónico es el paso más fundamental, por lo que debe hacer todo lo posible para salir con la línea de asunto de su correo electrónico de invitación para convencer a su audiencia de que su seminario web valdrá la pena. Además, se recomienda que la invitación tenga los clásicos W y H (Quién, Qué, Cuándo, Por qué, Cómo) y los describa de manera clara y fácil de leer. No olvide insertar el enlace del seminario web para unirse, lo que probablemente lleve a una llamada a la acción.

Para complementar todo su arduo trabajo en la planificación del seminario web, vamos a escribir otro artículo que incluye otros métodos probados para promocionarlo y hacer que más personas quieran registrarse:

a) Crear un video teaser
b) Anuncios sociales pagados
c) Promocionarlo en Líneas Signature
d) Escribir un artículo de blog
e) Usar control deslizante/ventana emergente
f) Dar a los asistentes algo especial

3. ¿Cómo realizar un seminario web?

Este es ampliamente considerado como el proceso más vital para el alojamiento de cada seminario web. Los seminarios web pueden ayudarlo a lograr su objetivo, pero solo si son inteligentes y atractivos. Para sobresalir en el abarrotado espacio de seminarios web, debe ofrecer experiencias que no hagan dormir a otros (o en piloto automático multitarea) y que también estén diseñadas para generar el máximo valor de usted, sin importar si es un vendedor o un productor de contenido. En el próximo artículo, tomaremos tres casos de uso principales, Marketing, Capacitación y Educación en línea, como ejemplo para ilustrar cómo organizar un seminario web con más detalle. Aún así, se dividirá en dos partes:

1) Consejos generales sobre el uso de seminarios web para todas las necesidades

2) Consejos sobre el uso de seminarios web para diferentes casos de uso

Vamos a escribir una guía completa y paso a paso para usted. Hay todo lo que necesita saber para llevar a cabo un seminario web exitoso que lo pondrá en camino hacia su objetivo.

4. ¿Cómo hacer un seguimiento después de su seminario web?

Nada sería más frustrante que dedicar todo el tiempo y esfuerzo a organizar un seminario web largo sin buenos resultados de conversión. Continúe leyendo y lo que puede hacer para maximizar los resultados.

1) Envíe la grabación del seminario web

Grabe su seminario web una vez y utilícelo para siempre, o al menos en el futuro previsible. Puede volver a empaquetar y reutilizar su seminario web. Puede enviar la grabación de su seminario web a los asistentes para que la revisen o la compartan con sus amigos. Y también puede usar la grabación para crear un seminario web a pedido para atraer a más audiencias, especialmente para los inscritos que se perdieron su seminario web. Puede publicar las grabaciones o el seminario web a pedido en YouTube u otros canales de redes sociales, lo que lo convierte en un recurso permanente que será valioso durante mucho tiempo. Además, puede aprovechar al máximo las grabaciones para revisar su desempeño y evaluar cómo mejorar sus próximos seminarios web. Su audiencia debe esperar recibir la grabación del seminario web y las diapositivas de la presentación, independientemente de si se presentaron o no dentro de las 24 horas posteriores al seminario web.

2) Aproveche al máximo las métricas y análisis finales

Algunos software de seminarios web han adoptado herramientas como informes para ayudarlo a obtener información sobre su seminario web mediante el análisis de estadísticas e información, como cuántos registros, cuál es su información básica respectiva, cómo son sus invitaciones a seminarios web, etc. Esto contribuye a rastrear las tendencias y actitudes con precisión. En la mayoría de los casos, una página de agradecimiento puede dejar una buena impresión final a su audiencia después de realizar un seminario web. También le permite a su audiencia calificar su seminario web y dejar sus comentarios y consejos tanto para su seminario web como para el presentador.

3) Agregue una página de agradecimiento

La página de agradecimiento es muy importante para ayudarlo a obtener clientes potenciales y convertir a la audiencia después del seminario web. Pero asegúrese de que esto debe establecerse con anticipación cuando cree su seminario web. También puede hacer pleno uso de su página de agradecimiento para:

a) Incluya una invitación anticipada (infórmele a su audiencia sobre su próximo seminario web con la hora, la fecha y el tema antes de promocionarlo a través de otros canales).

b) Solicite referencias y aumente su base de clientes

c) Anime a compartir su contenido (es probable que más personas compartan algo en las redes sociales).

d) Ofrecer un descuento (sepa cuándo ofrecerlos sabiamente, no con demasiada frecuencia ni con demasiada moderación).

e) Cultivar clientes potenciales (Empuje a las audiencias en función de dónde se encuentre en el viaje del comprador al ofrecer diferentes tipos de contenido en el siguiente paso (por ejemplo, un seminario web, videos, una prueba gratuita, etc.).)

f) Fomentar el Compromiso. (por ejemplo, incluya un espacio en su página de agradecimiento para dejar sus comentarios y consejos para impulsar la interacción o incluya un Facebook para hacer preguntas para fomentar aún más la relación mutua con su comunidad).

g) Enlace a su contenido más popular y valioso (enlace cualquier contenido para el que desee clasificar bien en su página de agradecimiento. El contenido debe cumplir con sus expectativas y ayudar a los prospectos en su viaje también).

h) Venta adicional de un producto/servicio (recuerde elegir la venta adicional correcta y relevante. Hay formas efectivas disponibles como "Usar urgencia", "Aprender el idioma correcto", "Ofrecer envío gratuito", "Venta adicional después de la compra", etc.)

4) Segmenta tu audiencia y escribe los correos electrónicos

En general, hay cuatro cubos en los que las personas pueden caer:

a) Clientes y oportunidades que asistieron al webinar.
b) Clientes y oportunidades que no asistieron al webinar.
c) MQLs y SQLs que asistieron al webinar.
d) Leads que no asistieron al webinar.

Nota: La forma de segmentar a su audiencia solo depende de qué tan específico desea que sea su mensaje.

Es importante hacer un seguimiento con ellos por correo electrónico e invitarlos al siguiente paso. Antes de hacer eso, recuerde identificar la segmentación de su audiencia (clientes potenciales calientes, cálidos y fríos). Se sugiere enviar seguimientos personalizados a los clientes potenciales potenciales proporcionando valor y ofreciendo ayuda en función de lo que sabe sobre cada cliente potencial. Fomente los clientes potenciales cálidos y fríos pensando en la etapa del ciclo de compra en la que se encuentran los diversos segmentos de sus asistentes e identificando otros activos de contenido clave que puede ofrecer en su flujo de fomento que se basa en el contenido de su seminario web.

Luego, intente trazar un mapa de los correos electrónicos que desea enviar. Por ejemplo, si el primer paso fue asistir al seminario web, el siguiente paso puede ser brindarles información adicional, lo que puede incluir realizar una discusión posterior al evento o hacer que asistan a una demostración del producto, si hay un producto asociado con el seminario web. . ¡No es ningún secreto! Sería mejor si envía su primer correo electrónico de seguimiento a los asistentes al seminario web y a los que no se presentan dentro de las 24 horas posteriores al seminario web, ya que aún está fresco en sus mentes. Puede agregar una encuesta a sus correos electrónicos de seminario web de seguimiento. Anímelos a compartir sus opiniones con usted. ¿Fue relevante el tema del seminario web? ¿Piensan que lo que acaban de obtener a través del seminario web les ayudará a alcanzar sus objetivos? ¿Hubo algo que les gustó en particular? ¿Hubo algún tema que esperaban que cubrieras pero no lo hiciste?

Independientemente de lo que envíe, es aconsejable incorporar una llamada a la acción como "Vea este video para obtener más información", "Haga clic aquí para obtener una prueba gratuita", etc.

¡Comienza a hospedar!

No permita que el miedo a lo desconocido le impida cosechar los beneficios de realizar su primer o próximo seminario web; sepa qué esperar antes, durante y después, para que pueda prepararse para un éxito óptimo. Para organizar su primer seminario web, deberá comenzar con el excelente software de seminario web. Consulte la plataforma de seminarios web gratuitos, ezTalks Webinar, para conocer la tecnología de seminarios web moderna y de vanguardia que a usted y a su audiencia les encantará.