Cómo llevar a cabo una reunión de negocios exitosa
¡Reuniones de negocios! ¡Una de las actividades más temidas pero esenciales de cualquier negocio! Ya sea que la reunión sea entre un empleado y un jefe, miembros del equipo o con clientes, la importancia de las reuniones de negocios siempre ha sido un debate. Algunos empleadores sienten que las reuniones de negocios son una pérdida de tiempo, mientras que otros creen firmemente que estas reuniones son productivas. Bueno, que las reuniones de negocios tengan un impacto positivo o negativo depende de la forma en que se organicen y lleven a cabo.
La tecnología ha transformado aún más la forma en que se llevan a cabo las reuniones de negocios. Atrás quedaron los días en que las personas que participaban en la reunión tenían que estar presentes cara a cara en una sala. Productos como ezTalks Cloud Meeting han hecho posible realizar videoconferencias en línea y hacer que la comunicación comercial sea fácil y rápida. Ahora se pueden realizar reuniones de telepresencia en tiempo real entre personas en ubicaciones distribuidas. Si sus reuniones de negocios terminan en un caos total, ya es hora de que cambie la forma en que realiza las reuniones. Aquí hay algunos consejos sobre cómo llevar a cabo una reunión de negocios exitosa:
1. Necesidad
Antes de convocar una reunión o enviar una invitación de calendario, pregúntese si la reunión o discusión es absolutamente necesaria. ¿No hay otra forma de comunicarse? ¿Tiene una lista de puntos que necesitan ser discutidos? ¿Ha definido un objetivo para la reunión? También debe considerar estas preguntas al seleccionar quién debe ser invitado a la reunión. Piense en quién debe estar presente en la reunión e infórmeles con anticipación. Simplemente reunir a una multitud de personas en una reunión es una pérdida de tiempo. Revise la lista de asistentes para asegurarse de que haya al menos una persona o un grupo de personas autorizadas para tomar una decisión.
2. Definir una Agenda
Si deja que una reunión de negocios fluya sin una agenda u objetivo específico, seguramente resultará en un caos loco. Siempre es una buena costumbre especificar la agenda de la reunión en el correo o cualquier otra red a través de la cual te estás comunicando. Si planea presentar algún documento, puede enviar por correo electrónico ese documento o información relevante a los participantes de la reunión de antemano. Esto les dará tiempo para revisar el documento y estar preparados con sus preguntas y consultas. Este enfoque también ayudará a comprender mejor la información durante la reunión. Recuerde, las reuniones vagas nunca son un buen uso del tiempo.
3. Cronología
Junto con la agenda, también debe crear una línea de tiempo para la reunión. Esto es muy importante cuando hay múltiples puntos que necesitan ser discutidos. Es necesario definir un límite de tiempo para cada tema. De lo contrario, solo un punto se extenderá a lo largo de la reunión sin ninguna conclusión. Al igual que la hora de inicio de una reunión, también defina una hora de finalización de la reunión y transmítala en el correo de invitación. Evite realizar reuniones de más de una hora a menos que sea muy necesario.
4. Liderazgo
Para evitar que la reunión se desvíe, toda reunión requiere un líder eficaz. Por lo general, la persona que llama en la reunión de negocios o es el punto de contacto puede ser un líder. De lo contrario, designe una persona que dirija la reunión completa. No siempre es necesario tener algún empleado senior como líder; puede ser cualquier persona, desde ejecutivo hasta gerente. Un líder es la persona que está guiando al equipo en ese tema en particular.
5. Aproveche la tecnología
No todas las reuniones requieren comunicación cara a cara o presencia física. Trate de minimizar este tipo de reuniones, ya que consumen mucho tiempo. Debe aprovechar la tecnología para realizar reuniones de negocios. Desde comunicarse en teléfonos móviles hasta optar por la colaboración de video ezTalks Cloud, existen varias formas con soporte técnico para realizar reuniones. El uso de herramientas tecnológicas garantiza flexibilidad y comodidad. También ahorra tiempo y reduce los costos involucrados.
6. Sea puntual
Comience la reunión a tiempo y termínela a tiempo. Al mantenerse puntual, demuestra que valora su propio tiempo y el tiempo de los demás. También le ayudará a construir una buena reputación y la gente hará un esfuerzo por asistir a su reunión. Se ha visto que los empleados evitan las reuniones que no empiezan a tiempo o se alargan interminablemente.
7. Prepárate
¡No se apresure a asistir a una reunión a ciegas! Asegúrese de estar preparado o al menos tener alguna idea del tema. El simple hecho de conocer el tema de la reunión no significa que sepa de qué se trata la reunión. Si está realizando la reunión de negocios, es su deber proporcionar los materiales antes de la reunión. Si lo invitan a una reunión, puede solicitar materiales previos a la reunión para ir a la reunión preparado.
Las reuniones de negocios son efectivas solo cuando las personas que asisten a la reunión no se preguntan por qué están allí en primer lugar. No realice una reunión de negocios para algo que se pueda manejar por correo electrónico o por teléfono. Reducir las reuniones físicas cara a cara en favor de las conferencias de audio o video. Saber cómo tener una reunión de negocios exitosa es una habilidad, ¡asegúrate de dominarla!