Una teleconferencia en la vida real

Con cada año que pasa, las corporaciones crecen en tamaño y se expanden más y más. Dado que los empleados de una determinada empresa pueden estar a kilómetros de distancia, no siempre es posible reunir a todos en la misma sala para reuniones importantes. Esta es la razón por la que las teleconferencias se han vuelto tan populares hoy en día. A través de las teleconferencias, las empresas pueden organizar reuniones, demostraciones, talleres y resúmenes de clientes en línea o por teléfono, sin la necesidad de que la persona esté físicamente presente allí.

¿Qué es una teleconferencia en la vida real?

Una teleconferencia es básicamente una reunión de unas pocas personas que no están presentes en el mismo lugar, con la ayuda de la comunicación electrónica. Los participantes de la reunión pueden estar en diferentes partes del país o incluso en la misma ciudad. La conferencia puede ser una sesión unidireccional, a la que solo deben asistir varias personas, o puede ser una sesión interactiva. A veces, solo pueden participar de tres a cinco personas, a veces de 30 a 35, y tal vez incluso cientos. Las teleconferencias son una manera perfecta de reunir a personas separadas por la distancia, por negocios, sin que tengan que viajar.

Hay tres tipos de teleconferencia: solo voz (llamadas de conferencia), voz y video (videoconferencia) y conferencia basada en la web. Una llamada de conferencia solo involucra a dos o más participantes y, por lo general, solo requiere un teléfono, aunque se puede usar un teléfono con altavoz si hay más de dos personas presentes en el sitio.

En una videoconferencia , dos o más grupos de personas presentes en diferentes lugares interactúan entre sí a través de una videollamada, o simplemente pueden ver una presentación y luego dar sus respuestas. Para este tipo de teleconferencia, se necesita un televisor en vivo con cámaras de video y micrófonos conectados.

Una conferencia basada en computadora es como una videoconferencia en la que grandes grupos de personas interactúan entre sí y pueden tener un contacto visual y de audio. En este caso, para la transmisión de video, se utiliza conexión a Internet de alta velocidad, pantallas de computadora y un buen software de videoconferencia en la nube como ezTalks Meetings .

Cómo realizar una teleconferencia en la vida real

Veamos ahora un proceso paso a paso para organizar una teleconferencia perfecta.

1. Decide la hora y la fecha

Lo primero y más importante que debe hacer es decidir la fecha y la hora de la conferencia, informar a los participantes al respecto y también informarles sobre los roles que tendrán que desempeñar. No olvides enviarles un recordatorio un día antes de la reunión.

2. Decide el equipo que usarás

Usar el equipo adecuado es muy importante si desea realizar una conferencia exitosa en la vida real, ya que el éxito o el fracaso de la conferencia depende de lo mismo. Como ya se mencionó, si planea organizar una conferencia telefónica simple, solo necesitará un teléfono, quizás con parlantes. Para una videoconferencia, necesitará un televisor en vivo con micrófonos y cámaras de video conectadas, y para una conferencia basada en la web , necesitará una buena conexión a Internet, pantallas de computadora y un buen software de videoconferencia.

3. Planifica la Agenda

Preferiblemente un día antes de la teleconferencia, envíe una agenda de reunión a cada participante. Debe mencionar claramente en la agenda el papel de los diferentes participantes. Esto ayudará a que todos estén preparados para la conferencia de la manera correcta. Esto también ayudará a que la reunión sea nítida y precisa, en lugar de largas y aburridas. El tiempo es dinero, y eso seguramente es algo que no querrías desperdiciar por no estar preparado.

4. No dejes que las cosas se desvíen

Es fácil que una teleconferencia se desvíe porque es una reunión de muchas personas que tal vez ni siquiera hayan hablado mucho entre sí. Por lo tanto, el líder de la conferencia debe asegurarse de que se siga la agenda, y si surgen algunos puntos que no están relacionados con la agenda, se pueden guardar para una futura conferencia.

Así es como puede organizar una teleconferencia en la vida real. Sin embargo, incluso una vez que finaliza la conferencia, tiene una tarea importante que hacer, y es enviar notas de la reunión o un resumen de la conferencia a los participantes. Esto les ayudará a recordar lo que haya sucedido en la reunión y así recordarán la tarea que tienen que realizar como se discutió en la conferencia.