Ventajas y desventajas de la comunicación por video
El entorno de trabajo del año pasado se ha sustituido por la comunicación por vídeo , lo que permite a las empresas comunicarse de forma rápida y eficaz. La tecnología permite a los usuarios organizar reuniones en línea con múltiples corresponsales independientemente de la ubicación geográfica. Como tal, cada vez más organizaciones eligen la comunicación por video como su herramienta principal para comunicarse. Desde la contratación hasta las reuniones estratégicas, se puede acceder a esta tecnología a través de teléfonos inteligentes, dispositivos móviles y computadoras de escritorio. Las empresas pueden conectarse con múltiples corresponsales mientras hablan con ellos y los ven en tiempo real. Pero como todas las herramientas de comunicación, la comunicación por video tiene sus pros y sus contras. A continuación se enumeran las ventajas y desventajas de la comunicación por video.
Ventajas de la comunicación por video:
1. Reduce el costo de viaje
La ventaja más antigua conocida de esta tecnología es la reducción de los gastos de viaje. Hace una década, la única forma de colaborar era viajar al encuentro. Eso significaba gastar dinero en transporte, reservas de hotel, comidas del personal y otros gastos de viaje. La comunicación por video resuelve todos estos problemas. Con la comunicación por video, los asistentes pueden unirse a reuniones en línea desde cualquier lugar, lo que minimiza significativamente los costos de viaje y el tiempo requerido para viajar. La tecnología puede lograr los mismos resultados en menos tiempo y por una fracción del costo que la empresa gastaría en viajes al extranjero.
2. Mejora el trabajo en equipo
La comunicación por video conecta equipos en todo el mundo, eliminando las barreras creadas por el cara a cara o la necesidad de viajar a las reuniones. Los colegas pueden colaborar sin restricciones y tomar decisiones más rápido. Además, las reuniones se pueden convocar de inmediato a nivel mundial con poco aviso, donde los equipos pueden reunirse para discutir proyectos y trabajar juntos a través de documentos. La tecnología también es útil para la educación. Los empleados remotos pueden entrenar juntos, y la grabación de videoconferencias permite a los usuarios grabar lecciones y volver a verlas cuando tengan tiempo.
3. Comunicación mejorada
Con las reuniones de comunicación por video, las horas de inicio y finalización generalmente se acuerdan antes de que comience la videollamada, lo que permite una discusión más detallada. Además, es probable que los asistentes permanezcan enfocados en la agenda de la reunión. En lugar de correos electrónicos frustrantes de clientes en los que algunos significados no se entienden claramente, los asistentes pueden ver el lenguaje corporal y las expresiones de clientes, colegas y socios, lo que hace que la comunicación sea más clara. Las expresiones de insatisfacción o preocupación pueden ser atendidas más fácilmente que a través de mensajes de voz y correos electrónicos, haciendo que esta comunicación sea lo más parecido a estar en la misma sala con todos los asistentes.
4. Más flexible
Independientemente de la antelación con la que se dé una reunión, es inevitable que haya días en los que determinados participantes no puedan asistir por algún motivo. Con la reunión cara a cara, esto puede ser un gran golpe, especialmente si su presencia es importante para la reunión. El beneficio de la comunicación por video es que la reunión aún puede desarrollarse según lo programado a pesar de situaciones imprevistas que impiden que los participantes asistan. Los empleados ya no tendrán excusas tontas cuando no asistan a la reunión. Poder conectarse con ellos a través de la comunicación por video elimina una gran cantidad de presión de su día.
5. Mayor productividad
Todos hemos estado en reuniones en las que algunos asistentes llegan tarde o todos los participantes hablan sobre los demás, lo que hace que la conferencia se prolongue. Los miembros del equipo pueden sentirse desalentados cuando abandonan la sala de reuniones sintiéndose incomprendidos y como si fueran ignorados durante la discusión. La comunicación por video asegura que los miembros del equipo se conecten de manera efectiva, uniendo sus relaciones. Esto aumenta su moral y mantiene la comunicación fluida. Además, dado que la comunicación por video facilita la comunicación, ayuda a los empleados a lograr el equilibrio que necesitan para sentirse satisfechos y realizados en sus vidas.
Desventajas de la comunicación por video:
1. Puede ser más difícil concentrarse
Si bien la comunicación por video ofrece innumerables beneficios, quita un lado personal de la discusión. Por ejemplo, los participantes pueden perderse las pistas dadas por el lenguaje corporal de otras personas, lo que puede ser más revelador de lo que en realidad están tratando de decir. Como tal, puede ser más difícil involucrar a alguien a través de una pantalla de video, lo que significa que puede ser más difícil concentrarse en lo que se está discutiendo en la reunión. En lugar de estar en el ambiente de la reunión, está en su propia atmósfera, lo que puede limitar la forma en que recibe y retiene la información.
2. Retraso de tiempo entre respuestas
El segundo inconveniente de la comunicación por video es que puede haber un pequeño retraso entre las respuestas, lo que puede resultar en una discusión forzada y aburrida. Este es un problema importante que la mayoría de los proveedores de servicios en la industria continúan enfrentando. ezTalks Cloud Meetings, una de las plataformas de videoconferencia más populares del mercado, ha resuelto con éxito este problema. La plataforma ofrece un efecto de transmisión de audio y video de alta calidad para garantizar que los usuarios participen en discusiones sin interrupciones. La plataforma también puede acomodar entre 100 y 500 participantes.
3. La tecnología puede fallar
La comunicación por video depende de la tecnología, que puede fallar en medio de una discusión. Esto puede ser frustrante, especialmente si está compitiendo contra el tiempo para completar un proyecto importante. Una cosa que no sucede cuando se reúnen cara a cara es desconectarse cuando se realiza una reunión. Esto puede suceder con equipos gratuitos o baratos. Por lo tanto, las herramientas gratuitas pueden no ser la mejor solución para empresas, hospitales o escuelas. Cuando se debatan cuestiones críticas relacionadas con dichas industrias, los equipos de calidad pueden ser la única solución.
4. La calidad del audio es mala
Otro problema es la calidad del audio, especialmente con una gran audiencia. Puede ser difícil escuchar al orador sin los auriculares o si el orador no está cerca del micrófono. Esto se debe a que cuanto más lejos está uno del micrófono, más difícil es escucharlos. Además, necesitaría altavoces de calidad para poder escuchar toda la habitación. Esto explica por qué necesita invertir en altavoces y micrófonos de primer nivel. En cualquier reunión, escuchar lo que se está discutiendo es de gran importancia que ver lo que dice la audiencia y no entender.
Conclusión:
Todo tiene pros y contras, y la comunicación por video ciertamente no es una excepción. Si bien esta tecnología tiene algunos inconvenientes, sus ventajas superan con creces las desventajas. Si está considerando la comunicación por video, podría ser apropiado comenzar con una solución económica. Con plataformas ilimitadas en el mercado, puede ser difícil elegir la correcta. Le sugerimos que elija una plataforma que venga con las características que su empresa necesita.