¿Qué es la sala de reunión?
Hoy en día, muchas empresas empiezan a alejarse de las salas de reuniones estándar rodeadas de cuatro paredes por otras más pequeñas, sencillas y prácticas, conocidas como Huddle rooms. Dado que las salas de conferencias estándar tienen capacidad para un mayor número de personas (20,50 o más), las posibilidades de tener conversaciones efectivas son escasas. Siendo ese el caso, las empresas han encontrado una solución creando salas de reunión. Pero, ¿qué es una sala Huddle? ¿Qué hace que las salas de reuniones pequeñas sean diferentes de las salas de conferencias? Lo primero es lo primero, tenemos que entender el significado de una sala de reunión.
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¿Qué es una sala de reunión?
Como resultado de los problemas enfrentados con las salas de conferencias, surgió la necesidad de un entorno de trabajo más colaborativo y de resolución de problemas con las máximas oportunidades de comunicación. Las salas de reunión de oficina se desarrollan con la idea de crear lugares de reunión más íntimos, minimalistas y cómodos en las empresas. Están diseñados para aproximadamente 4 a 6 personas, pero no más de 6 personas. Las salas de reunión cuentan con la asistencia de algunas ayudas audiovisuales que permiten que más asistentes trabajen a distancia. Son prácticos porque no solo brindan un ambiente seguro con la privacidad necesaria para la reunión, sino que también permiten un espacio abierto de trabajo con el uso de herramientas tecnológicas.
¿Cuáles son los beneficios de las "salas de reunión"?
Las salas de reuniones pequeñas brindan un ambiente perfecto para pequeñas reuniones con los miembros del equipo, discusiones con los clientes y entrevistas con los candidatos a empleados. En comparación con las salas de conferencias, son de menor tamaño; por lo tanto, ocupan menos espacio, lo que es muy importante para el uso efectivo de las oficinas en una empresa. Además, dado que están diseñados para un uso espontáneo, no requieren reserva. Debido a su pequeño tamaño, las empresas pueden instalarlos en mayor número. Por lo tanto, la disponibilidad de muchas salas de reunión en una empresa no requiere ninguna reserva y son adecuadas para un uso improvisado, en comparación con las salas de conferencias donde los empleados tienen que esperar un par de semanas para usarlas.
Otra ventaja importante de las salas de reunión es el uso efectivo del equipo. Las salas de reunión están equipadas con muchas herramientas audiovisuales que permiten que más participantes participen en una reunión. Esta instalación es compatible con el entorno de reunión ideal donde se puede satisfacer la necesidad de una reunión en un espacio abierto con total privacidad.
¿Qué equipo se utiliza en las "salas de reunión"?
Las salas de reuniones pequeñas están diseñadas para un entorno habilitado por la tecnología. Uno de los usos más prácticos de la tecnología en las salas de reunión es la videoconferencia. Las salas de reunión habilitadas para video crean una oportunidad para que los empleados remotos asistan a la reunión independientemente de su ubicación. Además, hablar frente a un máximo de seis personas es mucho más fácil y efectivo tanto para el asistente remoto como para los demás asistentes, ya que el entorno de la reunión es más íntimo y la tasa de participación del total de asistentes es mayor. En este caso, las salas de reunión crean una mejor oportunidad para que los participantes remotos sientan que son parte real de la reunión. Por lo tanto, el uso de equipos tecnológicos es mucho más efectivo en comparación con las salas de conferencias.
Otros equipos que se utilizan en las salas de reuniones pequeñas incluyen:
• Monitores de TV, LCD o LED
• una pequeña mesa central para que los asistentes se reúnan con algunas sillas
• pizarras (interactivas o normales)
• rotafolios y tableros de scrum (opcional)
• se puede usar una pantalla plana para que los asistentes presenten desde sus propios dispositivos
¿Cómo diseñar una “sala de reunión”?
La simplicidad es la palabra clave para las salas de reunión, ya que cuanto menos espacio y muebles, más efectivas y productivas se vuelven las reuniones. La razón detrás de esto es el deseo de lograr comodidad y creatividad entre los asistentes a una reunión. A medida que se sientan cómodos, se puede mejorar su enfoque en las discusiones y las habilidades de lluvia de ideas.
Las salas de reuniones pequeñas incluyen una cantidad mínima de muebles con diseños básicos, mientras que las salas de conferencias generalmente están diseñadas con muebles elegantes, lo que significa que se gasta más dinero en el estilo que en la función. Por lo tanto, las salas de reunión son más prácticas y rentables para que las empresas diseñen, ya que requieren menos pero suficiente.
Resumen
En el lugar de trabajo actual, se puede observar un cambio de salas de conferencias más grandes a lugares de reunión más pequeños. El principal motivo de esta transición es la necesidad de un entorno de trabajo más sencillo, productivo y colaborativo. Las salas de reunión son la opción perfecta para responder a estas necesidades, ya que solo permiten las cosas que se requieren. La capacidad de reunión de las salas de reunión está limitada con la intención de crear un ambiente de trabajo más íntimo, seguro y manejable. El uso de equipos tecnológicos también contribuye a la efectividad de las sesiones de reunión, por lo que no sería erróneo decir que las salas de reunión ocuparán en un futuro próximo el lugar de las salas de conferencias estándar en cuanto a su uso práctico y beneficios.