Lista de verificación de mejores prácticas para reuniones virtuales
La clave de todo negocio exitoso es la comunicación. En el pasado, este era un tema muy delicado y la gente tenía que hacer verdaderos sacrificios para poder interactuar con su equipo. Hoy en día, el progreso tecnológico hizo las cosas mucho más fáciles. Con solo un dispositivo, un programa especializado y una buena conexión a Internet, podemos tener una reunión en tiempo real con nuestro equipo, sin importar su ubicación real.
Una reunión virtual es una forma de comunicación muy eficaz porque todos los participantes acceden a ella de forma remota, sin estar realmente presentes en el mismo lugar. Muchos emprendedores han visto las ventajas de las reuniones virtuales y comenzaron a usarlo como método de comunicación predeterminado. Aún así, una reunión virtual, como cualquier otra forma de reunión, depende de una serie de factores. Si se aplican, estos factores asegurarán el éxito de la reunión y todos los asistentes comprenderán completamente su propósito.
A continuación, presentaremos las mejores prácticas de reuniones virtuales y le haremos comprender cómo mejorar estas prácticas.
1) Planifica tu agenda
El objetivo principal de una reunión virtual es ahorrar tiempo. Con él, no tendrás que reunir a todo el equipo en un lugar específico, y podrás conectarte con ellos en cuestión de segundos. Aún así, si desea ser aún más eficiente en el tiempo y realizar una reunión exitosa, es recomendable preparar los temas principales de la reunión antes de que comience. Un muy buen enfoque es dividir la reunión general en varias reuniones más pequeñas y darle a cada una un propósito. Seleccione un tema determinado y un objetivo para cualquiera de estas reuniones, y asegúrese de ceñirse a ellos. Si tiene una agenda apretada, asegúrese de establecer un margen de error, ya que algunos temas pueden necesitar más tiempo del planeado.
2) Utilice todas las herramientas disponibles
Una de las mejores prácticas de reunión de equipo virtual es que tiene muchas herramientas disponibles. Con un software bien desarrollado como ezTalks Cloud Meeting, tiene acceso a una amplia lista de funciones que mejorarán la calidad de su reunión. Tómate tu tiempo y aprende a dominarlos todos, porque te facilitarán mucho el trabajo. Por ejemplo, ezTalks Cloud Meeting tiene una función para compartir pantalla gratuita muy profesional, que le permite mostrar gráficos en vivo, tablas o cualquier otra forma de material visual. Esto puede influir en el resultado de la reunión y puede hacer que los participantes se involucren más y sean más conscientes de los temas debatidos.
3) Mantener a los participantes comprometidos
A pesar de una reunión física, una reunión virtual puede hacer que los participantes se sientan demasiado cómodos y que pierdan la concentración. Sin embargo, este asunto se puede resolver fácilmente y puede tener la mejor reunión virtual. Para empezar, debe pedir a todos los asistentes que eliminen cualquier forma de distracción y que se concentren por completo en la reunión. Muchos miembros del equipo tienden a realizar múltiples tareas, considerando que también pueden prestar atención a la reunión. Esto es totalmente improductivo y deberías pedirles que dejen de hacerlo. Dividir la reunión en varias partes también es útil, pero no suficiente. Para obtener mejores resultados, es recomendable combinar tu presentación con una parte de preguntas y respuestas y, por qué no, con algunas actividades interactivas.
4) Preparar a los participantes
Si desea dominar las mejores prácticas de reuniones de equipos virtuales, debe comprender una cosa. Como facilitador de esa reunión virtual, es su responsabilidad preparar a sus participantes e informarles sobre el desarrollo de su futura reunión. Puede pasar cinco minutos antes de la reunión para hacer esto. Simplemente explíqueles las reglas básicas, qué quiere lograr durante esa reunión y proporcione algunas instrucciones adicionales. Normalmente, debe pedir a todos los asistentes que desactiven el silencio de sus micrófonos, enciendan sus cámaras y verifiquen su conexión a Internet. Además, debe establecer un marco de tiempo para la reunión y cumplirlo. Si está preocupado por estos aspectos, debe saber que un programa de videoconferencia bien desarrollado como ezTalks Cloud Meeting se beneficia de una función "Grabar esta reunión" e incluso una opción de "Tiempo". De esta manera, los participantes pueden revisar la reunión en caso de que haya algún malentendido y no tendrás que preocuparte de que la reunión tarde demasiado.
5) inspirar
Esta es la regla de oro, cuando hablamos de las mejores prácticas de reuniones virtuales. Como facilitador de la reunión, es su responsabilidad inspirar a los participantes y hacerles sentir su dedicación, aunque esté a kilómetros de distancia de ellos. Demuéstrales que crees en ellos y que valoras todas sus ideas. De esta forma, serán más proactivos, más comprometidos e interactuarán más. Si algunos de los miembros alcanzaron sus objetivos, asegúrese de mencionarlo y elogiarlos frente al equipo. Esto aumentará su confianza y los hará aún más dedicados. Haga esto y los participantes esperarán con ansias la próxima reunión.
Conclusión
Las reuniones virtuales pueden ser incluso más efectivas que una reunión física si sigue estas prácticas. Si nunca hizo esto antes, puede usar el mejor software gratuito para reuniones virtuales y probarlo. Te sorprenderá ver que a tu equipo le encanta este método de interacción. Al final del día, el resultado de estas reuniones se verá reflejado en los resultados de su empresa.