Pasos del uso de videoconferencias en línea para mejorar la gestión de crisis
Cuando se trata de conferencias, nuestra mente imagina una imagen que muestra varios sistemas de video instalados en una sala de conferencias física, donde los anfitriones y los participantes se reúnen de acuerdo con el horario programado, al igual que las reuniones o seminarios mensuales de la empresa. Obviamente, los que lleguen tarde se perderán este tipo de conferencias si están atrapados en un tráfico pesado o una tormenta de nieve.
Los anteriores sistemas de conferencias tradicionales no eran tan cómodos, porque podíamos organizar nuestro tiempo para adaptarlo, pero por lo demás no es lo contrario. La tecnología se está desarrollando y la aparición de las videoconferencias en línea ya ha cambiado nuestras rutinas de conferencias y desempeña un papel importante en la colaboración empresarial.
Las videoconferencias en línea son más flexibles y fáciles de usar, por lo que podríamos usarlas para hacer frente a situaciones no planificadas e inesperadas. Hemos compilado una lista de pasos que puede seguir para crear soluciones completas para hacer frente a tipos de casos de emergencia a través de la videoconferencia web:
Paso 1. Piensa en cuántas habitaciones necesitas
La sala de conferencias en línea es mucho más fácil de crear que reservar una sala de conferencias física. También debe pensarlo detenidamente de acuerdo con sus necesidades, de lo contrario todo sería un desastre. Diferentes reuniones en diferentes salas, por lo que debe darle a su sala un nombre propio, y los participantes de la reunión también podrían encontrarla fácilmente, como "Equipo". de ezTalks Onion”. Si su reunión se lleva a cabo de vez en cuando, es mejor que le dé a su sala un nombre fijo. Si su sala es de uso temporal, puede cambiar el nombre de acuerdo con los propósitos y temas de la conferencia.Paso 2. Dale a cada habitación una introducción detallada
Si ha creado una cantidad de salas para respaldo en caso de situaciones de gestión de crisis, debe etiquetar una introducción simple para cada sala, indicando cuándo asistir a la reunión y quién tiene acceso a la sala.
Si aún le preocupa que alguien no se dé cuenta de las instrucciones, puede enviarles correos electrónicos y decirles cómo unirse a la reunión si usan su navegador, tabletas o dispositivos móviles.
Paso 3. Decide a cuántos participantes quieres invitar
Cuando haya terminado de crear una sala de conferencias en línea, en teoría, todos tendrán acceso a esta sala. Pero sabes que en la escuela, cada clase tiene sus asientos limitados para los estudiantes, de manera similar, cada sala de conferencias en línea tiene su propio tamaño. Puede usar la sala de conferencias gratuita para 100 participantes o comprar más acceso para más participantes.
Como el recurso es limitado, debe pensar claramente a cuántas personas desea invitar y si debe configurar una nueva sala o no.
Una ventaja de las videoconferencias en línea modernas en comparación con las más antiguas es que puede unirse a una reunión dondequiera que esté y con cualquier dispositivo que esté usando. Puede unirse a una reunión haciendo clic en el enlace de invitación en su navegador o ingresando el código cuando usa su teléfono inteligente. Así nunca más tendrás miedo de llegar tarde a una reunión.
Paso 4. Pruebe su equipo y familiarícese con el software de conferencias
En caso de que ocurra una crisis durante una reunión, será mejor que organice una reunión ficticia para probar su sistema y asegurarse de que todo esté bien. Debe verificar si su red severa es estable y probar todas las funciones de la herramienta de videoconferencia que está utilizando. Para que pueda organizar una reunión con éxito.