Consejos para una reunión de equipo exitosa

Las reuniones de equipo se consideran elementos esenciales de cualquier entorno de trabajo. Las reuniones de equipo efectivas son eventos interesantes y de alta energía en los que los miembros del equipo trabajan al unísono para resolver problemas o tomar decisiones. Desafortunadamente, la mayoría de las reuniones de equipo a las que asisten las personas tienden a ser todo lo contrario de efectivas porque dejan a las personas sintiéndose emocional y mentalmente agotadas, así como un poco frustradas. Lo que la mayoría de los líderes de equipo no se dan cuenta es que las reuniones de equipo exitosas tienen un esfuerzo deliberado y una buena planificación como ingredientes activos. ¿Cuáles son los consejos de reunión para los miembros del equipo?

Los siguientes son algunos consejos útiles para reuniones de miembros del equipo/sugerencias para reuniones del equipo de ventas para empresas:

Objetivo

El propósito es lo primero que debe tener un equipo cuando se dirige a una reunión. El propósito en este caso simplemente se refiere a la razón principal por la cual la reunión fue necesaria. Cada reunión de equipo debe tener los objetivos del equipo en su centro. Esto significa que el objetivo del equipo es lo que debe caracterizar las discusiones y los procedimientos de la reunión.

Agenda

El propósito de una reunión va de la mano con una agenda. Una agenda se puede describir como la lista de elementos que deben cubrirse en el tiempo disponible. La agenda ayuda en la asignación de tiempo para cada elemento y esto es productivo porque el tiempo es un elemento muy esencial en cualquier reunión de equipo. Las agendas deben enviarse a los miembros del equipo antes de la reunión para que sepan exactamente qué esperar en la discusión. Esto significa que las reuniones del equipo deben comenzar a tiempo y solo durar el tiempo que se les haya asignado. Los elementos que requieran más tiempo deben trasladarse a la próxima reunión del equipo. Alternativamente, se puede realizar una reunión por separado, pero solo con las personas que están directamente involucradas.

Usa la tecnología

Actualmente, existe una tendencia creciente, especialmente hacia una fuerza de trabajo cada vez más móvil. Esto ha hecho que tener reuniones regulares cara a cara sea menos deseable para la mayoría de los equipos. Esto creó la necesidad de la utilización de la tecnología para realizar reuniones virtuales a través de enlaces de video y teléfono. Las personas pueden participar en reuniones de equipo desde diferentes ubicaciones geográficas usando sus tabletas, teléfonos inteligentes, computadoras portátiles o de escritorio iniciando sesión en un sitio de reunión central. Hay varios software de videoconferencia efectivos y convenientes en el mercado hoy en día, como ezTalks Meetings, que se pueden usar para este propósito. Las reuniones virtuales, como se las llama, permiten que incluso los asistentes presentes en la misma oficina se registren por separado en la tecnología, por lo que nadie puede obtener un trato preferencial.

tomar minutos

Este es uno de los consejos más importantes para reuniones de equipo que generalmente se pasa por alto. Se debe asignar a una persona para que tome cuidadosamente las actas de cada reunión del equipo y la persona debe variar de una reunión a otra. Las actas son importantes porque sirven como registros de las discusiones mantenidas y las decisiones tomadas en la reunión del equipo. Se utilizan al establecer la agenda de la próxima reunión del equipo y es por eso que deben registrarse con precisión. Siempre se debe compartir una copia de las actas registradas con todos los asistentes a la reunión del equipo. Esto se debe principalmente a que actúa como un buen recordatorio de los elementos y problemas que se discutieron extensamente, por lo tanto, incita a aquellos a quienes se les asignaron algunas tareas en el transcurso de una reunión de equipo para que las realicen antes de la próxima reunión.

Fomentar la participación

Dado que el propósito de las reuniones de equipo suele ser relevante para todos los asistentes, siempre es mejor alentar a todos a participar en las discusiones en curso. Esto se puede lograr mezclando roles para que todos tengan algo que decir y, por lo tanto, participen de una forma u otra en la toma de decisiones. Además, es probable que las personas se entusiasmen genuinamente con las reuniones de equipo cuando se alienta mucho su participación. También se entusiasman cuando pueden ser testigos de que algo se va a lograr. El efecto final es que los asistentes a las reuniones de equipo comienzan a tomar posesión de las reuniones al hacer contribuciones a las discusiones y llegar a tiempo.

Asignar roles administrativos

Cuando el papel de cada miembro del equipo está claro en su mente, promueve en gran medida la cohesión y la eficacia. Además, proporciona la estructura necesaria que permitirá que las reuniones del equipo comiencen y terminen a tiempo. Busque voluntarios o asigne voluntarios de forma rotativa para funciones importantes. Dichos roles incluyen facilitador, registrador y cronometrador.

Conclusión

Las habilidades para gestionar eficazmente las reuniones del equipo son importantes para lograr un trabajo en equipo productivo. Además, son simples de adoptar y fáciles de aprender. Las reuniones de equipo que están bien facilitadas tienden a promover la creatividad, la comunicación abierta y la creación de consenso entre sus miembros. Los consejos para una reunión de equipo exitosa mencionados anteriormente no deben interpretarse como solo consejos para reuniones de equipo de ventas, ya que son generales. Pueden actuar como una guía práctica y eficaz para ayudar a los equipos a ser más productivos.